Понятие и классификация документов

     С документами тесно связаны такие  понятия, как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.

     Документация  – способ оформления имущества, обязательств, и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами – начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

     Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер и т.п.) при подписании документов, так как, подписывая документ, они берут на себя персональную ответственность работника, подписавшего документ, за совершенные им действия.

     Текущий контроль проводится в процесс учета  и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; в целях углубления анализа привлекаются первичные документы.

     Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.

     Унификация  документов – разработка типовых  форм документов для использования  их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на компьютерах, замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей, имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбинированные и т.д.

     Стандартизация  документов – установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более  эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее отходы. Кроме того, стандартизация бухгалтерскую обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.

     Документооборот – путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации  документооборот разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В нем необходимо предусмотреть:

     - наименование отчетов или первичных  документов;

     - время составления;

     - лицо, которое составляет, подписывает  или ведет запись в документах;

     - сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

     - лицо, которое принимает, проверяет  и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве. [2, с.144]

     Отсутствие  документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и к возможности злоупотреблений. 

     КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

     Все многообразие документов, оформляемых  организацией, принято классифицировать по назначению, по порядку составления, по содержанию хозяйственных операций, по способу отражения операций, по месту составления и по порядку заполнения.

     По  назначению:

     - распорядительные – документы,  которые содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции. Они разрешают провести операцию, но не удостоверяют ее совершение. Например, приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета, платежное поручение банку на перечисление денежных сумм поставщику и т.д. Распорядительные подписывают работники организации, имеющие права давать указание на совершение отраженных в документах операций;

     - исполнительные (оправдательные) –  только подтверждают факт совершения операции, служат оправданием бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче, расходовании материальных и денежных средств. Например, акты приема-передачи основных средств, квитанции, счета, подтверждающие произведенные расходы, отчеты материально-ответственных лиц, счета-фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и т.д.

     - документы бухгалтерского оформления  – составляются работниками бухгалтерии  тех случаях, когда для записи  хозяйственной операции других  документов нет, или в целях  подготовки распорядительных и  оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общехозяйственных и общепроизводственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты отклонений от нормативной себестоимости и т.д.

     - комбинированные – одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжении о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, подтвержденная подписями получателя и кассира; накладная на отпуск материальных ценностей содержит в себе распоряжение отпустить материалы со склада в цех, а также оформление фактической выдачи и т.д.

     По  порядку составления:

     - первичные – составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов, счета, платежные требования, акты приема-передачи основных средств и т.д.

     - сводные – оформляются на основе  ранее составленных первичных документов. Их применение облегчает контроль однородных операций. Они могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, банковские выписки из счетов, группировочные и накопительные ведомости. В частности, авансовый отчет, являясь комбинированным, выполняет функции оправдательного и бухгалтерского оформления. В нем дается полная характеристика расчетов с подотчетным лицом: остаток или перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме того, в авансовом отчете предусмотрено отнесение производственных расходов по счетам после его проверки и утверждения счета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

     По  содержанию хозяйственных операций:

     - материальные – отражают наличие  и движение средств и предметов  труда. К ним относятся основные  средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. Например, акты приема-передачи и списания основных средства, документы на оприходование и списание материальных ценностей, перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей, необходимых для заполнения учетных регистров по счетам производственных затрат, счета-фактуры и т.д.

     - денежные – показывают движение  денежных средств, с их помощью  учитываются кассовые и банковские  операции. К денежным документам  относятся чеки, выписки банка, займы, облигации, сберегательные сертификаты и др.

     - расчетные – отражают расчеты  предприятия с юридическими и  физическими лицами: платежные поручения, расчетные чеки, платежные требования, расчетно-платежные ведомости, авансовый отчет и др.

     По  способу отражения операции:

     - разовые – применяются один  раз для отражения отдельной  операции или нескольких одновременно  совершаемых операций. После оформления  разовый документ поступает в  бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учете. Например, счета-фактуры, расчетно-платежные ведомости и т.д.

     - накопительные – составляются  за определенный период (неделя, квартал, месяц) для отражения  однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей. Накопительные документы от сводных отличаются тем, что сводный документ составляется постепенно путем накапливания операций. К накопительным документам относятся лимитно-заборные карты, наряды и т.д.

     По  месту составления:

     - внутренние – составляются в  организации для отражения текущих  операций. Например, кассовые приходные  и расходные ордера, накладные,  акты, наряды и т.д.

     - внешние – заполняются вне  пределов данной организации  и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т.д. 

     ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ХРАНЕИЯ ДОКУМЕНТОВ. 

     Составление документов. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета служат первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Поэтому к оформлению документов предъявляются особые требования.

1. Своевременность оформления документов. Первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, э если это не предъявляется возможным, непосредственно по окончании операции. При продаже товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в конце рабочего дня на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление, а затем передачи их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
2. Точность, ясность, полнота содержания операции, оформляемой документом. В каждом документе текст, характеризующий операцию, должен быть конкретным, с тем, чтобы после заполнения не возникали неясности. Все показатели по форме документа должны быть заполнены, а свободные графы и строки прочеркнуты.
3. четкое заполнение документа. Бланк документа следует заполнять аккуратно и разборчиво. В документах не допускаются неоговоренные исправления. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Документы, составленные с нарушением требований, не имеют юридической силы; они не могут служить доказательством совершения или правильности записей в бухгалтерском учете. Документы с дефектами возвращают лицам, ответственным за их составление; документы, содержащие подчистки, не возвращают, а лиц, виновных в их совершении, привлекают к ответственности.

     Запись  в документах делают чернилами, шариковой  ручкой или в печатной форме. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

     Для проведения контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы могут быть на бумажных и машинных носителях информации.

     Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форма первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

     - наименование документа;

     - код формы;

     - дату составления документа;

     - наименование организации, от  имени которой составлен документ;

     - содержание хозяйственных операций;

     - измерители хозяйственных операций (количество, сумм);

     - должность лиц, ответственных  за совершение хозяйственных  операций и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники.

     Поступившие в бухгалтерию документы до записи в учетные регистры или передачи на машиносчетную установку подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа. Сначала документы проверяются по существу, т.е. устанавливают целесообразность и законность указанной в документе операции; определяется, имела ли место данная операция вообще и в том ли объеме, который указан в документе. При этом используют метод встречной проверки документов. Затем проводится формальная проверка документа, т.е. устанавливается, выписан ли документ на бланке установленной формы, правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвующих в совершении операции и оформлении документов. После этого проверенные документы и принятые документы подвергаются группировке, арифметической проверке, таксировке и контировке.

     Группировка – это подборка документов в однородные не только по названиям, но и по документам, связанным с ними. Она позволяет подводить общие итоги по однородным документам, что значительно облегчает учетную обработку сгруппированные данных и дает возможность производить записи одной бухгалтерской записью.