Понятие и классификация документов

     Арифметическая  проверка – контроль арифметических подсчетов итогов, правильности отражения количественных и стоимостных показателей.

     Таксировка документов – выражение натуральных показателей в денежном измерении и подсчет суммы.

     Под контировкой (разметка) документов понимают уточнение счетов, на которые следует записать по дебету и кредиту оформленные в прилагаемых документах хозяйственные операции.

     При формировании дел необходимо соблюдать  следующие условия: документы постоянного  и временного сроков хранения группируют в дела раздельно; подлинники отделяют от копий, а годовые планы и  отчеты – от квартальных и месячных; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.

     После записи документов по бухгалтерским  регистрам происходит их погашение, которое оформляется приложением  к каждому документу штампа «получено» или «погашено». Такое погашение следует проводить для предотвращения злоупотреблений путем вторичного использования уже проведенных документов.

     Хранение  документов. После окончательной бухгалтерской обработки все документы подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, чем обеспечивается их сохранность и удобство хранения; документы переплетаются в папки последовательно, в порядке нумерации журнальных статей, помесячно. На обложке папки указывают наименование организации, название и порядковый ее номер, год, месяц и число листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел.

     Дела  из архива выдаются по письменному  распоряжению главного бухгалтера. Изымать  документы могут только органы дознания, предварительного следствия и прокуратуры, суды, налоговые инспекции на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

     Перечень  и сроки хранения документов в  организации утверждены руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. В этом документе определено, какие документы передаются в архив, а какие по истечении определенного срока уничтожаются в организации.

     Перечень  предназначен для использования  в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

     Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

     Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

     Организации, документы которых не поступают  на хранение в государственные, муниципальные архивы могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов. Организации – источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.

     Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

     Срок  хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

     На  хранение должны приниматься преимущественно подлинники документов, только при их отсутствии заверенные копии.

     Отметка ЭПК предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов. Эта отметка означает, что часть документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

     Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года. 

     Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю. Все распоряжения главного бухгалтера относительно организации бухгалтерского учета, учета имущества и обязательств должны соблюдаться всеми работниками предприятия.

     Имущество организации является ее собственностью и учитывается обособленно от личного имущества работников. Последние не несут ответственности по обязательствам предприятия, как и предприятие не несет ответственности по обязательствам работников. 
 
 

     Бухгалтерский учет отражает многочисленные хозяйственные процессы, происходящие в организации. На долю бухгалтерской информации приходится около 70 % всего объема экономической информации, необходимой для принятия управленческих решений. Можно сказать, что бухгалтерский учет обеспечивает качественную информацию базу принимаемых управленческих решений.

     Бухгалтерский учет охватывает наличие и движение (поступление, выбытие, распределение и списание) производственных запасов, денежных средств, затрат на производство и реализацию продукции, финансовых вложений и других хозяйственных средств и источников формирования указанных средств – собственных (собственного капитала) и заемных (привлеченных). 
 
 

     Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форма первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

     - наименование документа;

     - код формы;

     - дату составления документа;

     - наименование организации, от  имени которой составлен документ;

     - содержание хозяйственных операций;

     - измерители хозяйственных операций (количество, сумм);

     - должность лиц, ответственных  за совершение хозяйственных  операций и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровку, включая случай создания документов с применением вычислительной техники. 
 
 

     Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

     Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов. 
 
 

     Отметка ЭПК предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов. Эта отметка означает, что часть документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

     Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее одного года.