Научная классификация документов - основа комплектования государственных архивов

Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к  одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Данное понятие относится к текстовым  документам, создаваемым в сфере  управления. В процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий  создаются не только дела, но и графические  документы, фото- и фонодокументы, кино- и микрофильмы, альбомы, различного рода картотеки и т.п. Для них  употребляется термин «единица хранения». Следует иметь в виду, что и  дето в делопроизводственном понимании  не всегда совпадает с понятием «единица хранения»: дело может быть в нескольких томах, но все они будут иметь  одинаковый индекс, согласно номенклатуре, и заголовок нередко не индивидуализируется. При занесении в опись каждый том получает самостоятельный порядковый номер и становится отдельной  единицей хранения.

Разработка научных основ  классификации комплексов документов (фондов и коллекций) Государственного архивного фонда началась в 1918 г. В Положении о Едином государственном  архивном фонде РСФСР (1925 г.) зафиксированы  основные признаки классификации, которые  сохранили свое значение до наших  дней. Вся совокупность ЕГАФ делилась на две части по времени возникновения  документов (а вернее, по времени  функционирования фондообразователей): документы дореволюционного периода  и советской эпохи. Одновременно вся совокупность ЕГАФ делилась на две части в зависимости от места фондообразователя в системе  государственного управления: документы  центрального значения и документы  местного значения [1].

На этой основе были образованы: Центральный исторический архив (ЦИА) с несколькими архивохранилищами  в Москве и в Ленинграде; исторические архивы в губерниях (ИА); Центральный  архив Октябрьской революции (ЦАОР), включивший документы центральных  советских учреждений и Красной  Армии, материалы по истории Октябрьской  революции, собиравшиеся с 1919 г., печатные и иллюстративные материалы; местные  архивы Октябрьской революции (АОР).

Научная классификация документов АФ РФ имеет большое значение для  организации хранения, учета и  использования документов. Советское  архивоведение, определив, что архивный фонд является основной классификационной  единицей и дроблению не подлежит, дало возможность внести четкость в  практическую работу по распределению  документальных комплексов между архивами, в организацию учета единиц хранения. Это способствовало созданию системы  научно-справочного аппарата, обеспечивающей поиск необходимой документальной информации по всем отраслям знаний и  общественной деятельности. В настоящее  время классификация документов АФ России осуществляется: в пределах АФ РФ в целом, в пределах государственного архива; в пределах архивного фонда. Установлены признаки классификации  документов государственного архивного  фонда. Это принадлежность документов: к историческим эпохам; к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское  и местное значение; к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам); к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; к составу документации данного фондообразователя; а также  способ и техника закрепления  информации (документы на бумажной основе, пленке, механографические  и т.д.)2.

Перечисленные признаки классификации  документов положены в основу организации  сети государственных архивов. Например, до 1992 г. существовали государственные  архивы, в основном союзного и республиканского подчинения, хранящие документы по историческим эпохам: документы только советской эпохи - ЦГАНХ СССР, ЦГАСА  СССР; документы эпохи капитализма - ЦГИА СССР, ЦГВИА СССР; документы  эпохи феодализма - ЦГАДА СССР. Раздельное хранение фондов по эпохам обеспечивается тем, что фонд является неделимой  классификационной и учетной  единицей. Решение вопроса об отнесении  фондов к профилю того или иного  архива не вызывает больших трудностей для документов гражданских и  военных учреждений, воинских частей и т.д. Более сложно отнесение  к эпохе фондов личного происхождения (документов, отражающих деятельность государственных, политических, военных, общественных деятелей, а также деятелей науки, культуры и др.). Их документы относятся к той эпохе, в которой прошла большая часть деятельности этого лица; одновременно учитываются конкретное содержание и хронологические рамки документов.

Важным классификационным  признаком документов в пределах АФ является их принадлежность к общероссийским (федеральным), республиканским и  местным комплексам. Наиболее сложно осуществимым в практике является классификационный  признак - принадлежность документов к  определенным административно-территориальным  единицам. В связи с довольно частыми  административно-территориальными изменениями  в годы советской власти место  хранения некоторых фондов меняется, фонд попадает из одного госархива  в другой. Значение документов фонда  определяется Росархивом. В зависимости  от этого определяется их место хранения (конкретный госархив). Причем отнесение  комплексов документов к комплексам федерального значения и вопрос об их передаче решает Росархив, а отнесение  фондов к местному значению и передаче их из одного региона в другой Росархив рассматривает по согласованию с  соответствующими органами исполнительной власти.

Отраслевой признак применяется  при определении профиля некоторых  общесоюзных и республиканских  архивов. Например, ЦГАНХ СССР хранил документы советской эпохи министерств  и центральных ведомств общесоюзного значения, решавших экономические задачи (в области планирования, статистики, финансирования, управления промышленностью, транспортом, связью и т.д.). Другой центральный  государственный архив СССР - Центральный  государственный архив литературы и искусства СССР (ЦГАЛИ СССР) хранил документы творческих организаций (союзов писателей, художников, кинематографистов  и др.) и личные фонды деятелей культуры и искусства за советский  и дореволюционный периоды.

По признаку способа и  техники воспроизведения документов был организован ряд специализированных архивов: Центральный государственный  архив кинофотодокументов (ЦГАКФД СССР), Центральный государственный архив  звукозаписи СССР (ЦГАЗ СССР), Центральный  государственный архив научно-технической  документации СССР (ЦГАНТД СССР), в Москве и Ленинграде созданы городские  архивы КФФД.

Таким образом, классификационные  признаки легли в основу построения сети государственных архивов. Следует  отметить, что главным, не изменяющимся ни при каких обстоятельствах  признаком классификации является фондовая принадлежность документов. Остальные же признаки могут применяться  в сочетании. Создание мелких архивов  в ряде республик, краев и областей для хранения документов по эпохам или способам воспроизведения информации экономически и организационно нецелесообразно. В связи с этим в них сосредоточены  документы советского и дореволюционного периодов, а иногда к тому же кинофотофоно- и технические документы. В таких  случаях документы различных  эпох и документы, исполненные на разных материальных основах (бумаге, пленке и т.д.), хранятся раздельно.

Классификация каждого документа  начинается с момента его создания в процессе делопроизводства (на нем  проставляется классификационный  индекс). Если документ поступает в  другое учреждение, он получает новый  классификационный индекс, подшивается  в соответствующее дело и в  совокупности с другими документами  составляет единицу хранения. В процессе подготовки материалов к хранению единица  хранения классифицируется по определенным признакам (хронологическому, структурному или отраслевому), и эта классификация  закрепляется шифром единицы хранения при внесении ее в опись. Совокупность единиц хранения, включенных в опись, составляет часть документального  фонда, которая в соответствии с  основными признаками классификации  подлежит передаче в определенный государственный  архив.

 

1.4 Научная классификация  в системе комплектования государственных  архивов

 

Научная классификация определяет критерии источников комплектования государственных  архивов.

Учитывая опыт архивных учреждений в работе со списками источников комплектования, Главархив СССР и ВНИИДАД разработали  и издали в 1987 г. «Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов. Примерные  списки видов учреждений, организаций  и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных  архивов». В соответствии с названным пособием рекомендуется составлять два списка: первый - учреждений, документы которых подлежат передаче на госхранение, и второй - учреждений, документы которых на государственное хранение не сдаются. Рассмотрим трансформацию списка учреждений-источников комплектования. В этом списке большей частью объединены те группы, организаций, которые раньше входили в списки № 1 - 3. Изменения произошли в связи с тем, что углубленное изучение информативности документов позволило сузить круг источников комплектования госархивов за счет исключения некоторых групп учреждений из бывших списков № 1 - 3 и отказа от приема на государственное хранение документов, содержащих повторяющуюся информацию. Поэтому список № 1 стал складываться из трех групп учреждений:

а) сдающих на хранение все  документы постоянного хранения и отобранные из категорий с отметкой ЭПК, т.е. учреждения, сдающие свои документы  полностью;

б) группового выборочного  приема, сдающих документы, определенные типовыми (ведомственными) перечнями  и содержащие ценную или необычную  информацию, которая отобрана государственной  архивной службой вместе с ЭК учреждения;

в) видового выборочного  приема, сдающих документы определенного  характера, как правило, в составе  фондов вышестоящих организаций  или непосредственно в соответствующий  госархив, где из них могут создаваться  коллекции. Эта группа учреждений составляет исключение и может вноситься  в список как в виде конкретных наименований, так и в виде обобщенного  названия (например, школы, районные библиотеки).

В соответствии с указанными выше Методическими рекомендациями списки составляются по установленной  классификационной схеме, в которой  за каждой отраслью закреплен определенный индекс. Эти индексы используются и при составлении списка № 2.

Применение единой классификации  документов положительно отражается на организации работ по пополнению архивного фонда. В дальнейшем принятая индексация может найти применение при развитии и совершенствовании  системы научно-справочного аппарата к документам АФ.

Новая методика составления  списков источников комплектования государственных архивов является более прогрессивной по сравнению  с ранее действующей, так как вносит больше четкости и простоты в работе с ними [11].

 

2. АНАЛИЗ НАУЧНОЙ КЛАССИФИКАЦИИ  В АРХИВАХ БТИ

 

2.1 Структура бюро технической  инвентаризации (БТИ)

 

Рассмотрим данную структуру  на примере получения технического паспорта на имущество гражданина в  соответствие с рисунком 1.

 

 

Рисунок 1- Структура бюро технической инвентаризации

 

Непосредственными исполнителями  являются проектная группа, которая  составляет проект. После этого составленный проект попадает в отдел технической  документации, где проект описывается. Далее все это поступает в  бухгалтерию БТИ, где сметная  группа считает стоимость данного  проекта. Готовый проект выдается в  одном экземпляре владельцу, а другой поставляется в архив бюро технической  инвентаризации.

По каждому населенному  пункту карточки хранятся в отдельных  ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке  наименования улиц, переулков и т.д.

Подбор и выдача производится техником архива, выдача оформляется  с заполнением журнала учета  выдачи и возврата дел. Когда дело возвращается в архив, техник архива просматривает наличие документов и при отсутствии нареканий по составлению и внешнему виду принимает  его на хранение, а в журнале  проставляется дата возврата дела.

Периодически не реже 1 раза в год, а так же при замещении  техника архива по распоряжению руководства  производится инвентаризация архива, в результате выявляется наличие  и полнота дел, учитываются пришедшие  в ветхое состояние документы  и намечаются сроки их обновления. На 01.01 каждого года в инвентарной книге делается запись, свидетельствующая о количестве дел, хранящихся в архиве.

 

2.2 Архив бюро технической  инвентаризации

 

Архив бюро технической инвентаризации предназначается для хранения учетно-технической, оценочной и правоустанавливающей документации или копий с неё  на объекты жилищного фонда и  другие объекты, учет которых ведется  БТИ.

Архивы БТИ относятся  к государственному архивному фонду  Российской Федерации и являются федеральной собственностью, находящейся  в пользовании субъектов Российской Федерации. Отчуждение архивов не допускается.

Нормативной основой деятельности архива БТИ являются: «Инструкция  о порядке хранения и пользования  архивом бюро технической инвентаризации»  утвержденная приказом Министерства Коммунального  хозяйства РСФСР от 12.01.71г. № 13 [3], «Инструкция о проведении учета  жилищного фонда в Российской Федерации», утвержденная приказом Министерства Российской федерации по земельной  политике, строительству и жилищно-коммунальному  хозяйству от 04.08.98г. №37 [4].

 

2.3 Организация комплектования  в архиве БТИ

 

Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в архив БТИ.

После оперативной работы с документами дела передаются на хранение в архив. В архив сдаются  дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел  в архив БТИ осуществляется по описи, составляемой в структурном  подразделении.

В процессе передачи дел  проверяется:

Правильность формирования и оформления дел;

Соответствие количества дел постоянного и долговременного  хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке  и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел БТИ.

Дела, передаваемы в архив  БТИ, должны подвергаться в структурном  подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы  дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена  заверительной надписью в конце  дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно  оформлена, т.е. содержать название и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние  даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо  ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории  дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок  и дата каждого документа, его  индекс и номер листов дела, на которых  находится документ.