Электронный документооборот

носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над

совместным  решением сложных распределенных задач  в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”– стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной  почты позволяет мгновенно

пересылать  документы из одного  подразделения  в другое без временных задержек

на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск,

архивирование, включая ведение долговременного  архива документов. Здесь есть

два существенных препятствия: внешнееи внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычками и  другими простыми человеческими

особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.

Внешний срез проблемы упирается в большое  число документов, предлагаемых в

бумажном  виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition- OCR). Последние

достижения  в этой области послужили толчком  к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу  построения  системы управления электронным документооборотом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

       интеграции процес   повышение  информированности руководства  и специалистов за счет

увеличения  объемов информационного хранения, централизированной обработки

информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки

отчетов и докладов, а также за счет повышения  полноты и достоверности

отчетов;

       уменьшения стоимости документационного  обеспечения управления

предприятием  за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному,

снижения  стоимости копирования и передачи бумажных документов;

        уменьшения стоимости и сокращения  времени поиска бумажных оригиналов

документов  в архивном хранении за счет получения  точной адресации в

электронном виде;

      интеграции информационных  процессов  в рамках кооперации предприятий;

      создание качественно новой информационной  базы для последующего

совершенствования процессов документационного обеспечения  управления и

технологии  работы с документами.

СУЭД  должна соответствовать существующей информационно – организационной

структуре предприятия (группы предприятий) и  обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД  предназначена для автоматизации  процессов

документационного обеспечения управления предприятием, включая:

 процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно –

распорядительных  документов (подсистема «Электронный архив»);

 процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм

документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

 управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация

архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом  автоматизации являются процессы:

создание  документов;

  подготовки, учета, систематизации и архивного  хранения, поиска и получения

организационно  – распорядительных, отчетно –  статистических, учетных,

плановых, информационно – справочных и  других управленческих документов;

  работы  с документами (передача, учет, контроль  исполнения и др.).

Основные  требования к системе состоят  в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и

автоматизированными системами управления предприятием. Система должна

допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные  и расширять функциональные характеристики системы⁸.

СУЭД  должна обеспечивать изменение своих  характеристик,

параметров, адресатов передачи документов и  т.п. в зависимости от изменения

регламента  документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и

т.п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее

дальнейшую  модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть

предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в

частности технологически простой замены серверов и устройств хранения

информации  на более производительные  (емкие).

Система должна обеспечивать с достаточной  точностью распознавания документов

на русском  и основных европейских языках  текстового формата А4, а также

полнотекстовую  индексацию текстового документа. Особое внимание должно

уделяться объемам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам

хранения  документов.

Подсистема  «Электронный архив» предназначена  для следующих целей:

·    оперативного и потокового ввода  документов, полеченных из бумажных

документов  путем сканирования (получение электронных  графических образов) и

OCR–  распознавания (преобразование их  в текстовые документы);

·       оперативного и потокового ввода  электронных документов из других

источников;

·       передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

·      реквизитного и полнотекстового  индексирования документов;

·      хранения электронных документов всех видов и представлений (в том

числе графических образов), их поисковых  образов и индексов (атрибутных и

полнотекстовых);

·      адресация оригиналов документов в  бумажном архиве;

·      поиска и извлечения документов из электронного архива;

·      вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в

электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;

·      связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы

данных;

Подсистема  «Ввод стандартных форм документов»  обеспечивает:

·      проектирование представлений стандартных  форм документов для их

последующего ввода;

·      потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть

подсистемы  «Электронный архив» (включая сканирование, OCR(ICR) –

стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема  «Делопроизводство» обеспечивает:

·      создание электронных документов средствами подсистемы;

·      ведение версий (редакций) документов и их авторства;

·      защиту от конфликтов при попытке  одновременной модификации документа;

·      электронное визирование документов (электронная подпись);

·      связывание документов в логические группы;

·      организацию потока работ с документами: задание маршрута

(регламентного  или ситуационного) движения документов  и условий осуществления

работ с ними;

·      допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с

установленными  правами пользователей;

·      протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

·      управление маршрутами движения документов;

·      контроль местонахождения документа  и состояния его исполнения;

·      передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств,

ориентированных на управление документами и документооборотом, а также

средств реализации процедур работы с документами может быть представлен

следующим образом:

·      средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;

·      средства для создания электронных  документов;

·      средства для организации и работы с электронным архивом;

·      технологические средства, ориентированные  на управление

документооборотом;

·      технологические средства, ориентированные  на управление документами;

·      инструментальные средства разработки приложений, реализующих

специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные  на управление документами

и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции  с приложениями,