Электронный документооборот

  Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы. Архивная система должна иметь защиту на уровне документа - каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Как правило, определяются следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД): полный контроль над документом; право редактировать, но не уничтожать документ; право создавать новые версии документа, но не редактировать его; право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии; право читать документ, но не редактировать; право доступа к карточке, но не к содержимому документа; полное отсутствие прав доступа к документу; 

 Поддержка  просмотра документов без загрузки  приложений, которые порождают документ. Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоёмких приложений.

 Поддержка  аннотирования документа. Иногда  для обеспечения коллективной  работы с документом необходимо  позволять наносить комментарии на документ, не изменяя его основного содержания. Комментарии (знаки, текст, цветные пометки) хранятся в слоях, которые могут быть привязаны к имени автора, создавшего эти комментарии.

 Поддержка коллективной работы с документом. Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/c редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты. Для того чтобы позволить в рамках одного документа, работать, одновременно, нескольким пользователям, вводится понятие версии и подверсии документа - один документ может содержать несколько версий, а каждая версия - несколько подверсий. Кроме того, в рамках одного документа и одной версии (подверсии) документа может существовать несколько представлений документов (в разных форматах).

 Поддержка  составных документов. Каждый документ  может представлять собой совокупность  других документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой документ носит название "дело", по своим характеристикам он аналогичен простому документу.

Документы могут быть объединены в составной  документ с помощью нескольких типов  связей. Эти связи определяют, какие версии объединяются в контейнер, например, последняя по дате, последняя отредактированная, старшая версия и т. п. Эти связи определяют, как будет осуществляться сборка документа в составной документ. Для составных документов должно существовать приложение, которое будет осуществлять окончательную сборку такого документа.

 Поддержка  распространения опубликованных  документов. Как только документ  публикуется его иногда необходимо  распространять. Это происходит  двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере.

Кроме базовых архивных задач существует ряд пограничных функций, связанных  с документами разных типов (электронных, бумажных, микрографических) и переводом их из одного типа в другой. Данная проблема подразделяется на два основных класса.

 Персональный  ввод бумажных документов. Ввод  небольшого количества разнотипных  бумажных документов осуществляется  с помощью планшетных или персональных  сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа.

 Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от предыдущего  состоит в том, что обрабатывается  большое количество однотипных  документов. В качестве примеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки анкет опроса населения, систему обработки результатов голосования.

При реализации технологии массового ввода документов можно рассматривать два основных класса задач.

Задача  извлечения данных из бумажных документов. Например, имеется форма с результатами опроса населения. Необходимо ввести большое  количество анкет, извлечь из них  данные и загрузить в некоторую базу. В этом случае нас интересуют только извлеченные структурированные данные, а не сами изображения документов¹³.

Задача  извлечения данных из бумажных документов с сохранением изображения документа. Если вы обрабатываете не форму с  опросами населения, а платежное поручение клиента, то имеет смысл после извлечения данных сохранить изображение документа для того случая, когда потребуется анализ исходного документа.

При организации  систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве.

 Свободная  маршрутизация. Выделяется два  основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация  - документ последовательно проходит  одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.

 Системы  электронной почты. Минимальной  достаточной системой, обеспечивающей  маршрутизацию документов является  система электронной почты, которая  осуществляет параллельное распространение документов

(маршрутизация  отличается от распространения  или рассылки тем, что маршрутизируемый  документ возвращается в начало  маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит  к исполнителю без контроля  факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов¹⁴.

 Свободная  маршрутизация документов с контролем  исполнения. Под контролем исполнения  понимается следующая функциональность:

Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя).

Контроль  прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с его  заданием ознакомились сотрудники, для  которых это задание было предназначено.

Контроль  выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание выполнено.

Мониторинг  задания - инициатор всегда может  посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием.

Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.

История выполнения заданий.

Контроль  качества исполнения - означает, что, если пользователь говорит о том, что  задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение¹⁵.

Информация  может выдаваться в виде изменения  статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в  виде нового задания сформированного  системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.

 Маршрутизация  документов по заранее определенным  маршрутам с контролем исполнения (жесткая маршрутизация). Маршруты  могут быть более сложными, чем  простые последовательные или  параллельные: комбинированные из последовательных и параллельных элементов; условные, с переходами в зависимости от состояния тех или иных переменных маршрутов.

Рассмотренные возможности и функции обеспечивают построение любой частной системы  документооборота на любом предприятии в любой предметной области.

Естественно, для построения частного решения  можно ограничивать функционал системы  в зависимости от предъявляемых  заказчиком требований. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев  при внедрении автоматизированных систем управления предприятием и рекомендации по их решению.

Отсутствие  постановки задачи менеджмента на предприятии.

Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности предприятия в целом, так и на успех проекта автоматизации. Например, совершенно бесполезно заниматься внедрением автоматизированной системыбюджетирования, если само бюджетирование не поставлено на предприятии должным образом, как определенный последовательный процесс.

К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой  гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско- российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции¹⁶.

Поэтому, первое, что необходимо сделать для  того, чтобы проект внедрения автоматизированной системы управления предприятием оказался удачным - максимально формализовать  все те контуры управления, которые  собственно, планируется автоматизировать. В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации.

Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности предприятия при внедрении автоматизированной системы управления предприятием.

Прежде  чем приступать к внедрению автоматизированной системы управления на предприятии  обычно необходимо произвести частичную  реорганизацию его структуры и технологий ведения бизнеса. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения корпоративной информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, про принципу "как есть", однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес- процессов. Под термином реорганизация я даже не имею в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей коммерческой деятельности.

Необходимость в изменении технологии работы с  информацией, и принципов ведения  бизнеса¹⁷.

Эффективно  построенная информационная система не может не внести изменений в существующую технологию планирования бюджетирования и контроля, а также управления бизнес-процессами.

Во-первых, одними из самых важных для руководителя особенностей корпоративной информационной системы, являются модули управленческого учета и финансового контроллинга. Теперь каждое функциональное подразделение может быть определено как центр финансового учета, с соответствующим уровнем финансовой ответственности его руководителя. Это в свою очередь повышает ответственность каждого из таких руководителей, и предоставляет в руки высших менеджеров эффективный инструментарий для чёткого контроля исполнения отдельных планов и бюджетов¹⁸.

При наличии  автоматизированной системы управления предприятием, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. Такой подход в принципе имеет право на жизнь и при наличии автоматизированной системы управления предприятием, однако часто он негативно отражается на объективности менеджмента.