Электронный документооборот

Внедрение автоматизированной системы управления предприятием вносит существенные изменения в управление бизнес-процессами. Каждый документ, отображающий в информационном поле течение или завершение того или иного сквозного бизнес-процесса, в интегрированной системе создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс.

Сотрудники, ответственные за этот бизнес-процесс  лишь контролируют и, при необходимости, вносят изменения в позиции построенных  системой документов.

Например, заказчик разместил заказ на продукцию, который должен быть исполнен к определенному числу месяца. Заказ вводится в систему, на основании его системой автоматически создается счет (на основе существующих алгоритмов ценообразования), счет пересылается заказчику, а заказ направляется в производственный модуль, где происходит разузлование заказанного вида продукции на отдельные комплектующие. На основе списка комплектующих в модуле закупок системой создаются заказы на их закупку, а производственный модуль соответствующим образом оптимизирует производственную программу, чтобы заказ был исполнен точно к сроку¹⁹.

Естественно, в реальной жизни возможны различные  варианты неустранимых срывов поставок комплектующих, поломки оборудования и т.д., поэтому каждый этап выполнения заказа должен строго контролироваться ответственным за него кругом сотрудников, которые, в случае необходимости, должны создать управленческое воздействие на систему, чтобы избежать нежелательных последствий или уменьшить их.

Существенное сокращение бумажной волокиты ускоряет процесс и повышает качество обработки заказов, поднимает конкурентоспособность и рентабельность предприятия в целом, а все это требует большей собранности, компетенции и ответственности исполнителей. Возможно, что существующая производственная база не будет справляться с новым потоком заказов, и в нее тоже нужно будет вносить организационные и технологические реформы, которые впоследствии положительно скажутся на процветании предприятия²⁰.

При внедрении  автоматизированных систем управления предприятием в большинстве случаев  возникает активное сопротивление  сотрудников на местах, которое является серьезным препятствием для консультантов и вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения. Это вызвано несколькими человеческими факторами: обыкновенным страхом перед нововведениями, консерватизмом (например, кладовщику, проработавшему 30 лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело пересаживаться за компьютер), опасение потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнь существенно увеличивающейся ответственности за свои действия²¹.

Наделить руководителя проекта внедрения достаточными полномочиями, поскольку сопротивление иногда (часто подсознательно, или в результате неоправданных амбиций) возникает даже на уровне топ-менеджеров.

Всегда  подкреплять все организационные  решения по вопросам внедрения изданием соответствующих приказов и письменных распоряжений.

Внедрение большинства крупных систем автоматизации  управления предприятием производится по следующей технологии: на предприятии  формируется небольшая (3-6 человек) рабочая группа, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной технологии вызвано двумя факторами: во- первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга.

Таким образом, формирование сильной рабочей  группы является залогом успешной реализации проекта внедрения²².

  Особенно важным вопросом является выбор руководителя такой группы и администратора системы. Руководитель, помимо знаний базовых компьютерных технологий, должен обладать глубокими знаниями в области ведения бизнеса и управления. В практике крупных западных компаний такой человек занимает должность CIO (Chief Information Officer) которая обычно является второй и в иерархии руководства компании. В отечественной практике, при внедрении систем такую роль, как правило, играет начальник отдела АСУ или ему аналогичного. Основными правилами организации рабочей группы являются следующие принципы:

 Специалистов  рабочей группы необходимо назначать  с учетом следующих требований: знание современных компьютерных технологий (и желание осваивать их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;

 С  особой ответственностью следует  подходить к выбору и назначению  администратора системы, так как ему будет доступна практически вся корпоративная информация;

 Возможное  увольнение специалистов из группы  внедрения в процессе проекта  может крайне негативно отразиться  на его результатах. Поэтому  членов группы следует выбирать  из преданных и надежных сотрудников и выработать систему поддержки этой преданности в течение всего проекта;

 После  определения сотрудников, входящих  в группу внедрения, руководитель  проекта должен четко расписать  круг решаемых каждым из них  задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 

Проблемы  управления потоками документов актуальны  для любого предприятия.

Но особенную  остроту эти проблемы приобретают  при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.

 В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

 Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

 Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок.

Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное  на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

  Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.

  Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении автоматизированной системы управления предприятием могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.

Основные  выводы:

Перед тем, как осуществлять проект внедрения  максимально необходимо формализовать  его цели;

Обязательно проводить стадию предпроектного анализа. Привлечь профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента (затраты непременно окупятся);

Необходимо  старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы, так как ошибки дорого обходятся. Посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их "живьем", а не по маркетинговым материалам разработчиков. Разрабатывать систему силами своих программистов не даст желаемого результата. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены - известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов;

Можно установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов и наделить высокими полномочиями руководителя проекта;

Создать среди всех сотрудников предприятия  атмосферу неотвратимости внедрения  и постараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;

Внедрение автоматизированной системы управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так  что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время  совершенствоваться в процессе своей  промышленной эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия.

 

список  источников и литературы. 

иСТОЧНИКИ. 

1.  Автоматизированные системы управления предприятием- http://www.cmdsoft.ru/.

 

2.   Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html.

 

1.3 Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html. 

1.4  Центр Компьютерных технологий: Система управления электронным      документооборотом N-System. 

1.5Электронный документооборот – Системы документационного обеспечения управления- http://www.IT.ru/. 

1.6 Электронные офисные системы – Системы документационного обеспечения - http.//www.eos.ru/. 

1.7Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html. 

ЛИТЕРАТУРА.  

2.1 Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. №2 

2.2 Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Монография / 

ГУУ. – М., 2001. – 204 с. 

2.3 Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива 

// Секретарское  дело – 2001. №3 

2.4  Баласанян  В. Концепция автоматизации отечественного  документооборота 

// Открытые системы  – 1997. №1 

2.5 Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // Открытые системы – 1997. №1.