Экспертиза ценности документов

      В конце каждой описи дел постоянного  хранения составляется  итоговая запись, в которой цифрами и прописью  указывается фактическое количество дел, включенных в опись, первый и  последний номера дел, отражаются особенности  нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров).

      Опись дел структурного подразделения  подписывается составителем с указанием его должности и согласовывается руководителем службы ДОУ, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения организации.

      Опись дел структурного подразделения составляется в двух, а при наличии экспертной комиссии – в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении,  второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

      Годовой раздел сводной описи дел постоянного  хранения подписывается составителем и заведующим архивом. Данная опись согласуется с экспертной комиссией организации, после чего утверждается руководителем организации,  а затем передается на рассмотрение ЭМК (экспертно-методическая комиссия) архивного учреждения в четырех экземплярах. Первый экземпляр описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются чернилами или шариковой ручкой. В конце каждого годового раздела сводной описи дел помещается лист-заверитель описи, в котором указывается общее количество листов раздела справочного аппарата, а также литерных и пропущенных номеров.

      После составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения производится отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении дел к уничтожению, сроки которых истекли.

      Дела  включаются в акт о выделении  их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

      Акт о выделении дел к уничтожению  составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны  дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

      В акте указываются: заголовки отдельных  дел или групповые заголовки  на однородные дела; дата или крайние  даты дел; номера описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела, или номера номенклатур, в которых были зафиксированы данные дела; индекс дел по номенклатуре или номера дел по описи, количество дел, срок хранения дел и номер статьи по перечню.

      На  документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт. Акты о выделении дел к уничтожению одновременно с описями дел рассматриваются экспертной комиссией организации. После этого акты согласовываются с ЭМК государственного архивного учреждения, а затем утверждаются руководителем организации.

      Только  после согласования и утверждения  актов о выделении дел к  уничтожению организация имеет  право уничтожить дела, включенные в акт.

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 
 

      Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением. Одни из них отражают развитие науки, культуры, народного хозяйства, внешнюю политику государства, работу государственного аппарата, а также производственную, научную, общественную деятельность отдельных лиц. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому их ценность носит постоянный характер, не ограниченный каким-либо определенным сроком хранения. Другие документы содержат сведения, необходимые лишь для текущей практической деятельности организации и отдельных граждан. Документы научного значения должны вечно храниться в государственных архивах республики. Документы справочного значения хранятся временно в архивах организаций и по истечении сроков возможного их использовании уничтожаются. Поэтому главной задачей экспертизы ценности документов является выявление документов, имеющих ценность для общества и государства на основании выработанной система принципов, методов и критериев отбора документов.

      Экспертиза  ценности – это один из основных видов работы с документами, так как ее целью является формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература 

1 Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций, предприятий Республики Беларусь/ С.В.Жумарь.- Мн.: БелНИИДАД, 1997.- 184 с. 

2 Шумейко М.Ф., Козак К.И., Селеменев В.Д. Архивоведение Беларуси. Учебное пособие в 2-х частях.- Мн.: Издательский центр РИВШ, 1998. 

3 Давыдова Э.Н., Рыбаков Л.Е. Делопроизводство: учебно-практическое руководство.- 9-е изд.- Мн.: ТетраСистемс, 2005.- 288 с.  

4 Михальченко А.М., Давыдова Э.М. Пособие по делопроизводству.- Мн.: Полымя, 1993.- 333 с. 

5 Крайская Е.В., Челлини Э.В. Архивоведение. Учебник для средних специальных учебных заведений.- М.: Издательство НОРМА, 1996.- 224 с.  

6 Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация: Учебник для средних специальных учебных заведений.- М.: Высшая школа, 1991.- 159 с. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение А 

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации 

________________________________________________________________________________________________(наименование  организации) 

________________________________________________________________________________________________

(наименование  структурного подразделения организации) 

      УТВЕРЖДАЮ

      Наименование  должности

      руководителя  структурного

      подразделения

      Подпись           Расшифровка

              подписи

      Дата 
 

ОПИСЬ №

____________________________________________________________________

(название  раздела) 

 
 

В данную опись  внесено _______________________________________________

                                                                            (цифрами и прописью)

дел с № __________ по № __________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера: 

Наименование  должности 

составителя описи                             Подпись  Расшифровка

            подписи 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО²

Наименование  должности Протокол ЭК

руководителя  службы ДОУ структурного подразделения

организации ______________ № ___________

Подпись                Расшифровка 

Дата 
 

Передал __________________________________________________________дел

                                                                                   (цифрами и прописью)

и _________________________________ регистрационно-контрольных карточек

                                    (цифрами и прописью)

к документам³ 
 

Наименование  должности 

сотрудника  структурного

подразделения                                   Подпись  Расшифровка

            подписи

Дата 

Принял  __________________________________________________________дел

                                                                                   (цифрами и прописью)

и _________________________________ регистрационно-контрольных карточек

                                    (цифрами и прописью)

к документам 

Наименование  должности 

работника архива                              Подпись  Расшифровка

            подписи

Дата 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение  Б 

     Форма годового раздела  сводной описи дел постоянного хранения 

Наименование  организации УТВЕРЖДАЮ

      Наименование  должности

      руководителя  организации

      Подпись             Расшифровка

                                  подписи

      Дата

Фонд № _________

Опись № _________

дел постоянного  хранения

за _______ год 

 

В данный раздел описи внесено _____________________________________  дел

                                                          (цифрами и прописью)

с № __________ по № __________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера: 

Наименование  должности

составителя описи Подпись Расшифровка

            подписи

Дата 

Заведующий архивом                      Подпись Расшифровка

            подписи

Дата 

УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО  

Протокол ЭМК  архивного Протокол ЦЕК (ЭК)  

учреждения  организации  

__________ № _________  ___________ № __________ 

Председатель  ЭМК  Председатель ЦЕК (ЭК)

Подпись  Подпись 

Приложение В 

Лист-заверитель описи 

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ  № __________ (ф. № __________ )

Всего в настоящей описи пронумеровано ____________________ листов,