Экспертиза ценности документов

внешние  особенности  документов  (художественные  особенности, материал, на котором они написаны, и т.п.);

палеографические и языковые особенности;

физическое состояние документов.

Кроме того, в качестве критериев ценности могут выступать объем фонда;

делопроизводственная форма документов.

Указанные критерии в экспертизе применяются в различной степени. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы при оценке любой документации. Другие критерии, такие, как палеографические, языковые или художественные особенности документов, выступают значительно реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, документации, в которой нашли свое отражение национальные черты и другие особенности фондообразователей.

Значительный объем документации, широкий круг вопросов, которые затрагиваются в содержании документов, весьма затрудняют проведение экспертизы и нередко требуют применения дополнительных критериев при оценке ценности документов. Такие критерии ценности используются в качестве дополнения к основным. Они позволяют детализировать и уточнить оценку в процессе проведения экспертизы.

В связи с развитием в конце 1960-х гг. теории экспертизы ценности документов и выработкой значительного числа дополнительных критериев оценки они были классифицированы по трем основным группам:

критерии оценки происхождения документов; критерии оценки содержания документов; критерии внешних особенностей документов.

Обращая внимание на большое разнообразие критериев, которые применяются при осуществлении экспертизы ценности документов, поступающих на хранение в архивные учреждения, необходимо подчеркнуть ведущую роль основных критериев оценки ценности документов и рассмотреть их содержание более подробно.

Значение содержания документов. Содержание документов является основным критерием их ценности. Экспертиза документов требует глубокого и всестороннего изучения их содержания. Содержание документов представляет собой совокупность сведений о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах и т.п., нашедших свое отражение в данном документе. Ценность содержания документов будет зависеть от значимости события (явления, факта, предмета, лица), полноты его освещения, новизны, уникальности содержащейся в документе информации.

При изучении содержания к каждому документу следует подходить как к источнику информации, который позволяет получить знание не только об определенной области экономики, культуры, науки, но и о тех учреждениях

или лицах, в деятельности которых они образовались (т.е. о фондообразователях). Однако это правило далеко не всегда выполнимо. В ряде случаев документ может не иметь значения для изучения той или иной области (сферы) человеческой деятельности, но представлять интерес с точки зрения истории фондообразователя, и наоборот.

Содержание документов необходимо рассматривать и оценивать как в целом, так и в деталях, уметь выделять главное и второстепенное и в зависимости от этого решать, какое значение могут иметь данные документы в решении тех или иных исследовательских задач.

При проведении экспертизы нет необходимости изучать каждый документ в отдельности. В условиях современности, когда создаются миллиарды документов, требование по изучению всех создаваемых и поступающих на экспертизу документов было бы абсурдным по причине невозможности его реализовать. В процессе экспертизы управленческих документов достаточно знать, какую информацию они несут, так как содержание документов, как правило, соответствует их назначению. Практическая реализация управленческого акта требует образования документа строго определенного вида и соответствующего содержания, что закрепляется унификацией и стандартизацией документов.

В  соответствии с тем, какое информационное значение имеют документы современных учреждений, их можно распределить на три основные группы:

документы, информация которых отражает основную деятельность учреждения, а также его структурных подразделений;

документы, имеющие вспомогательный характер;

документы по личному составу.

Документы, информация которых отражает основную деятельность учреждения, а именно вопросы руководства, планирования, финансирования, контроля за работой учреждения и деятельностью подведомственных учреждений, а также результаты этой работы, принято называть основными, так как они отражают главные направления деятельности учреждения и суммируют результаты этой деятельности за определенные промежутки времени. Поэтому подобная информация может представлять определенный научный интерес. Такие документы хранятся постоянно.

К группе документов, имеющих вспомогательный характер, относят документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, по текущим вопросам производства, строительства, снабжения, по бытовым и административно-хозяйственным вопросам. Подобные документы относят к категории документов временного справочного значения. Сроки хранения таких документов различны—от нескольких месяцев до десяти лет и больше.

Документы по личному составу составляют самостоятельную группу материалов учреждения. Они необходимы для удовлетворения личных запросов граждан в течение длительных периодов времени, равных примерно

средней продолжительности жизни одного поколения. В составе этой документации находятся как основные документы, так и вспомогательные. Ценность этой документации чаще всего определяется не важностью информации, а факторами иного рода—служебным, общественным положением лица, к которому относятся документы, значением учреждения. Основная масса этой  документации имеет справочное  значение. По истечении сроков использования документы по личному составу подвергаются экспертизе. Те документы, которые имеют научное значение, передаются на хранение в государственный архив, остальные документы подлежат уничтожению. В государственном архиве документы по личному составу хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий (некоторые из них постоянного хранения).

Критерий значения содержания документов позволяет не только определить основную группу документов постоянного хранения, но и установить соответствующие сроки хранения для документов двух других групп.

При оценке документов современных учреждений необходимо учитывать, что назначение документа предопределяет его содержание и форму (формуляр). Содержание и форма (формуляр) документа взаимосвязаны. Это позволяет осуществлять отбор документов определенных видов (приказы, планы, отчеты, протоколы и т.д.) на хранение в государственные архивы на основе их функционального анализа. Вместе с тем следует отметить ограниченные возможности функционального анализа, который не может полностью устранить необходимость в рассмотрении содержания конкретного документа как основного метода определения ценности документа и обоснования необходимости его сохранения в качестве исторического источника.

Значение фондообразователя. Значительную роль в определении ценности документов играет критерий значения учреждения (лица), в деятельности которого образовались документы. Этот критерий не следует смешивать с критерием авторства, так как автором документов может и не быть то учреждение или лицо, в фонде которого они отложились. В отечественном (в частности, в советском) архивоведении критерий значения учреждения-фондообразователя всегда учитывался при проведении экспертизы.

Значимость учреждения в системе общественного и государственного устройства играет существенную роль при проведении экспертизы документов, во многом предопределяет их ценность и влияет на комплектование государственных архивов.

Значение событий, времени и места образования документов. Важную роль при проведении экспертизы играет такой критерий ценности документов, как значение события, которое нашло свое отражение в архивных документах.

В том случае, если событие имело эпохальное значение для истории страны, даже документы, содержащие малозначащие сведения, могут быть оставлены на постоянное хранение. Так, например, в отечественных архивах отобраны и сохраняются документы, которые отражают отдельные малозначащие эпизоды и факты Великой Отечественной войны.  К  ним можно отнести личные письма фронтовиков и тружеников тыла и листовки, газеты и прочие документы, представляющие определенный интерес для истории.

Не меньшее значение имеет время образования документов. Этот критерий ценности применяется к документам фондов как федерального, так и регионального, и местного подчинения.

Особое внимание следует обратить на документы, датируемые XVI — XVII вв. и более ранним временем. Они требуют не только бережного обращения в процессе изучения, но и особых условий хранения и периодического проведения реставрационных работ.

В течение XVIII – XIX вв., в связи с образованием Российской империи, созданием мощного бюрократического аппарата управления страной, значительно возрастают объемы создаваемой документации, однако за прошедшие столетия многие из документов погибли. Именно поэтому то, что сохранилось, имеет большое историческое значение и должно быть оставлено на постоянное хранение. С этой целью архивистами были введены так называемые запретные даты, ограничивающие сферу экспертов. Документы, возникшие ранее запретных дат, экспертизе не подвергались и должны были сохраняться независимо от содержания, происхождения, способа воспроизведения.

Первая запретная дата — 25 июня 1811 г. (дата издания разработанного

М. М. Сперанским нового положения о министерствах) — введена в 1919 г.

В 1925 г. эта дата была заменена новой, выбор которой обусловливался гибелью большого количества документов в Отечественную войну 1812 г. Эта дата существовала в качестве запретной до 1957 г.

В настоящее время документы, отложившиеся до середины ХХ в. (до окончания Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. включительно), как правило, уничтожению не подлежат. Эта дата носит название ограничительной, так как в порядке исключения отдельные фонды, датируемые временем начала ХХ в. разрешено подвергать экспертизе в том случае, если они засорены документами, не представляющими ценности. Право на уничтожение подобных документов предоставлено исключительно Федеральной архивной службе Российской Федерации (Росархиву) и архивным управлениям регионов.

Факторы значения события, времени и места образования документов тесно взаимосвязаны между собой и взаимно дополняют друг друга в процессе проведения экспертизы ценности архивных документов.

Повторяемость информации. Критерий повторяемости информации получил наибольшее применение в экспертизе управленческой документации, так как централизация управления, построение иерархической системы взаимосвязи между учреждениями привели к необходимости образования документов идентичного содержания или документов, несущих информацию о содержании других документов.

Документы с повторяющейся информацией могут быть в одном учреждении, во всех учреждениях ведомственной или отраслевой системы управления и даже в учреждениях разных систем. Документирование управленческих решений основано на повторяемости информации. В управлении почти каждый новый документ издается на основании повторения информации других документов. Наиболее характерно повторение информации для организационно-распорядительной, плановой, отчетной и некоторых других систем документации. Они образуются вследствие осуществления общих для всех учреждений функций руководства, планирования, организации, согласования, контроля. В этих системах документации можно обнаружить документы, которые могут дословно повторять друг друга. Их тексты или части текстов будут идентичными.

В учреждениях разного уровня в тех же системах документации можно обнаружить и такие документы, в которых содержание других документов не воспроизводится дословно, а передается путем соответствующей обработки в виде изложения, обобщения, суммирования данных. Документы, на основе которых были созданы новые документы, принято называть первичными источниками информации, а документы, отразившие (поглотившие) их информацию, — вторичными.

Таким образом, выделяют два основных вида повторяемости информации:

формальный (когда происходит воспроизведение документной информации);

аналитико-синтетический.

Формальный вид повторяемости информации находит свое выражение в таких формах повторения, как дублирование текстов документов и цитирование части текстов документов.

Для аналитико-синтетического вида повторяемости информации характерны более сложные формы повторения: обобщение, изложение и т.д.

Обобщение как форма повторения информации осуществляется путем суммирования данных первичных документов, проведения их анализа и синтеза и отражения полученных выводов во вторичном документе.

В архивоведческой практике встречается еще одна форма повторяемости информации- вариантность. Суть данной формы состоит в том, что иногда в процессе создания управленческой документации составляются два