Экспертиза ценности документов

и более текста одного и того же документа. Такие тексты могут различаться деталями, не изменяющими смыслового содержания документа. Вариантность отражает этапность в создании документа.

Другой случай повторяемости информации, когда внесенные в текст документа изменения существенно влияют на его содержание и фиксируют различные пути решения одного и того же вопроса, рассматривается как одна из редакций документа.

Наличие дублирования документа определяется при сличении текстов подлинников, копий документов и дублетов документов.

Подлинником называется текст документа, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, т.е. документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени которых он исходит.

Копией называется точное воспроизведение подлинника, заверенное лицом, на это уполномоченным.

Подлинник, как и любой другой первый экземпляр документа, предназначенный для снятия с него копии, рассматривается в качестве оригинала. Первоначальные тексты официальных служебных документов, являющиеся основанием для создания подлинников, обычно не хранятся и уничтожаются как черновики. В составе архивных фондов на постоянное хранение оставляются подлинники документов. Копии при наличии подлинников могут уничтожаться.

Если документ имеет большое научное значение и используется в практической деятельности учреждения, то на постоянное хранение, кроме подлинника, может направляться несколько экземпляров копий (как правило, два экземпляра).

При отсутствии в фонде подлинников документов на постоянное хранение направляются копии документов. Наличие в фонде заверенной копии служит основанием для уничтожения незаверенных копий.

Если в тексте подлинника и копий имеются расхождения, существенно влияющие на интерпретацию их содержания, то в этом случае на постоянное хранение могут быть оставлены и подлинник, и копии.

Иерархическая основа построения системы управления определяет потоки документов по восходящей и нисходящей структурным частям. По ним размножаются и рассылаются документы (уставы, положения), распорядительные директивные письма, инструкции, докладные записки, отчеты о работе. Подобное обстоятельство вызывает необходимость создания идентичных по содержанию документов, которые направляются в адрес различных учреждений, что и определяет дублетность информации, содержащейся в архивных документах.

Дублетность в составе одного фонда носит название внутрифондовой, в составе разных фондов — межфондовой.

Проблема дублетности информации, содержащейся в управленческой документации, направляемой на хранение в архивные учреждения, решается следующим образом: на хранение оставляются документы в подлинниках в создавшей их структурной части, а в тех структурных частях, куда они в копиях присылаются для сведения, - уничтожаются. В том случае, если документ отсутствует в той структурной части, в которой он был создан, его отсутствие восполняется дублетами других структурных частей.

Межфондовая дублетность бывает двух видов: внутриведомственная (или отраслевая); межведомственная.

Дублетными документами в учреждениях, относящихся к одному

ведомству (отрасли), чаще всего бывают нормативно-правовые акты органов государственной власти и управления, местного самоуправления, постановления, приказы, директивы, указания, распоряжения и другие документы руководящего характера. Они размножаются типографским способом или средствами множительной техники и рассылаются по всей системе учреждений. Подобные документы откладываются в копиях во всех подчиненных данному ведомству учреждениях, но, как правило, сохраняются только в фондах тех фондообразователей, которые были их авторами.

Межведомственная дублетность имеет не меньшее распространение. В их число могут входить нормативно-правовые акты органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, документы организационно-распорядительного характера, отчетность, материалы коллегиальных органов, акты, договора и многие другие документы, содержащиеся в документальных фондах учреждений различных систем, но имеющие идентичное содержание. При отборе на государственное хранение дублетных документов в фондах учреждений разных систем следует учитывать значение их для деятельности того учреждения, в фонде которого они отложились.

К выделению на уничтожение дублетных документов следует подходить осторожно. Не надо забывать, что ими можно восполнить утраченные документы. При отборе на хранение дублетных документов может оказать влияние наличие резолюций, помет, виз, которые иногда способны существенно дополнить их содержание.

Содержание одних документов в той или иной степени может быть отражено в других документах путем цитирования части текста одного документа в другом. Цитирование обычно встречается в документах организационно-распорядительного характера. Издавая приказ, подведомственное учреждение в качестве его основания цитирует часть содержания приказа вышестоящего учреждения.

Один из самых сложных видов повторяемости информации — аналитико-синтетический, предполагающий преобразование информации одних документов в других. Такая форма повторения информации имеет

место в отчетных, статистических документах, документации по бухгалтерскому учету и др.

Если наблюдается периодическое повторение преобразованной информации в документации, когда отчетность за небольшие отрезки времени находит свое обобщение в сводных документах за более длительные периоды времени, тогда кратковременные отчеты уничтожаются, а отчеты за длительные периоды сохраняются.

Если отчетные документы структурных подразделений были обобщены в сводном документе учреждения, то сохранению подлежит только сводный документ.

Если информация отчетных документов подведомственных учреждений была обобщена в сводных документах вышестоящего учреждения, то это может выступить основанием для уничтожения отчетов подведомственных учреждений в фонде вышестоящего ведомства.

Авторская принадлежность документов. Данный критерий относят к числу наиболее значимых при определении ценности документа.

Автором документов может быть как конкретное лицо, так и определенное учреждение, поэтому этот критерий широко применяется при оценке не только документов фондов личного происхождения, но и документов, возникших в деятельности издательств, редакций газет и журналов, творческих коллективов, театров, музеев и т. п.

Документы, образовавшиеся в процессе функционирования важных с исторической точки зрения учреждений или в результате деятельности крупных общественных и государственных руководителей, выдающихся людей науки, техники, литературы, искусства, обладают исторической ценностью как источники биографического и научного характера. Именно поэтому подобного рода документы могут быть оставлены на постоянное хранение в полном составе.

Особого внимания требуют к себе рукописные материалы, а также документы за подписью их авторов или с различными авторскими правками, пометами, резолюциями и т. п. Их ценность обусловлена не только содержанием текста, но и тем, что они позволяют составить некоторое представление о психо-эмоциональных переживаниях автора в процессе творческой работы над текстом рукописи, проследить различные этапы его деятельности.

В ходе экспертизы документов фондов личного происхождения помимо общих применяют и специальные критерии, разработанные в результате практической работы в рамках некоторых государственных архивов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 ОРГАНИЗАЦИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Оформление  экспертизы ценности документов

 

Как говорилось ранее, экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Экспертиза на стадии делопроизводства излагается в соответствующем курсе, поэтому здесь рассмотрим такие этапы, как экспертиза на стадии подготовки дел для сдачи в ведомственный архив (архив учреждения) и на стадии подготовки дел к передаче на государственное хранение.

Сдача дел в ведомственный архив (архив учреждения) проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении. К этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения, но в это же время ведется работа по отбору дел постоянного хранения, которая по требованию ЕГСД должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года.

Начать работу целесообразно с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет включительно). Если в архив учреждения сдаются дела со сроками хранения десять и пять лет, то количество групп соответственно увеличивается. Отдельную группу составят дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, т.е. полистно просмотреть все дела постоянного хранения в целях выявления и изъятия из них ошибочно попавших малоценных документов. Просмотр надо начинать с дела № 1 по номенклатуре: только при такой последовательности можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля.

Как определять ценность дел с отметкой ЭПК и всегда ли можно определить эту ценность сразу после окончания дела, подробно рассматривалось при анализе статей перечней. Напомним, что при этом дело должно быть тщательно изучено. Свои предложения по каждому такому делу следует записывать в специальную тетрадь.

Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов являются годовые разделы описи дел постоянного и долговременного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек (на данном этапе, как правило, выделяются к уничтожению дела со сроками хранения до трех лет включительно, с учетом не переданных в ведомственный архив за предыдущие годы). Акт утверждает руководитель учреждения (или организационно обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения.

Выделение документов к уничтожению с более длительными истекшими сроками хранения проводится на следующем этапе — в ведомственном архиве при отборе дел на государственное хранение.

Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в архиве и структурных подразделениях (там, где архив принимает на хранение дела со сроками от десяти лет и выше). Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 1993 г. можно выделять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения:

трехгодичного — законченные делопроизводством в 1989 г.;

пятилетнего — законченные делопроизводством в 1987 г.;

десятилетнего — законченные делопроизводством в 1982 г.

Экспертиза ценности в ведомственном архиве осуществляется в процессе подготовки дел к сдаче на государственное хранение. В связи с этим должно быть обеспечено ее высокое качество. При проведении экспертизы в первую очередь анализируется организационно-распорядительная документация (постановления, приказы, решения, протоколы совещательных органов и т.п.), а также плановая и отчетная. В ходе изучения изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры, документы временного хранениях Одновременно собираются сведения для дополнения исторической справки (об изменении структуры, подведомственности, функции и т.д. со ссылками на распорядительные документы).

При наличии дублетной документации определяются- структурные подразделения, где остается на постоянное хранение основной экземпляр. Оставление при необходимости в делах дублетных экземпляров согласовывается с госархивом. Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На государственное хранение отбираются документы, обладающие наибольшей полнотой информации. Остальные по согласованию с госархивом могут включаться в акт о выделении к уничтожению.

В процессе экспертизы выявляются особо ценные дела и документы, категории которых определены государственной архивной службой. Работа по экспертизе в ведомственном архиве проводится в контакте с госархивом, при его постоянной методической помощи. При этом используются ведомственные и типовые перечни, перечни документов, поступающих на госхранение, другие нормативные и методические документы.

Результаты экспертизы оформляются годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения, описью особо ценных дел, годовыми разделами сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет) и по личному составу, актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Все эти документы рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно, так как в них включаются, как правило, документы одного временного периода. Одобренные ЦЭК (ЭК) описи направляются на утверждение ЭПК архивного учреждения. После их утверждения экспертно-проверочной комиссией руководитель учреждения утверждает акт на уничтожение дел с истекшими сроками хранения. Включенные в этот акт документы сдаются в упакованном виде на бумагоперерабатывающие фабрики или организации, занимающиеся сбором вторсырья. Сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов.