Информационная функция документа

       Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью  сохранения и передачи и присуща  всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

      Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

    1) ретроспективную (относящуюся к прошлому);

    2) оперативную (текущую);

    3) перспективную (относящуюся к  будущему).

    Существуют  и другие классификации информации. Например, разделение на первичную  и вторичную; по жанрам; видам; носителям  и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

    Информационная  емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ. 

    2.1. Информативность  документа 

        Информативность документа – это степень его смысловой и содержательной новизны.⁵ В связи с возможностью разного способа представления информации в тексте документа – экономного и избыточного – существенной оказывается проблема авторского намерения и читательского восприятия сообщения, т.е. различной оказывается «глубина прочтения» текста. Тут авторам следует помнить, что для разных читателей критерий «экономности-избыточности» окажется разным. Избыточной информации не должно быть слишком много, иначе текст будет труден для прочтения, но все-таки она должна быть, иначе текст будет труден для восприятия.

      Понятия избыточной информации и свернутой  информации обычно рассматриваются  на уровне целого текста документа. Однако эти качества избыточности и свернутости применимы и к отдельным высказываниям, и к фрагментам текста, в которые включаются эти высказывания, т.е. на уровне минимальных единиц. Как правило, наиболее естественным при создании документа оказывается стремление сократить словесную представленность смысловых компонентов. Поэтому сжатие двух-трех сообщений в одно простое предложение с сохранением объема информации – это закономерное явление.

      При построении документа с учетом его информационно-прагматических установок эти качества языковых единиц учитываются. Словесно избыточные фразы – это грамматически и логически развернутые структуры, претендующие на предельную точность передаваемого смысла. Свернутые структуры могут привести к двусмысленности, неопределенности, нечеткости в выражении мысли, к логическим смещениям. Текст соответственно своим запрограммированным качествам ориентируется на эти особенности языкового знака и устанавливает определенную меру в этом взаимоотношении знака и смысла⁶.

      Информационная насыщенность документа может быть рассмотрена не только с точки зрения полезности/неполезности информации для данной категории читателя, но и с точки зрения строения составляющих текст речевых единиц. Эксплицитные и имплицитные формы выражения мысли (содержания) приводят к появлению таких качеств текста, как напряженность и ненапряженность. Напряженность текста документа можно повысить или снизить, исходя из назначения самого текста. Сама степень напряженности/ненапряженности изложения может быть стилеобразующим фактором.

      Информационная наполненность не обязательно связана с пропуском терминов-понятий; затруднения могут возникнуть и при недостаточной логической развернутости высказываний.

      Включение новой информации в тему, минуя одну из ступеней в нарастании информации, способствует «сгущению» смысла: пропущенные звенья содержания представляются имплицитно.

      Таким образом, видим, что с понятием информативности документа тесно связаны понятия семантической экономии/избыточности, а также напряженности/ненапряженности текста. Все это необходимо знать и учитывать при создании и редактировании документа.

    Существуют два основных способа повышения информативности – интенсивный и экстенсивный. Первый заключается в свертывании информации за счет сокращения объема текстового пространства при сохранении объема самой информации; второй – в увеличении объема информации. Умело оперируя как первым, так и вторым способами можно добиться наиболее оптимальной информативности текста документа. Это в свою очередь будет способствовать наиболее «глубокому» прочтению и пониманию документа.

2.2. Информационные уровни документа 

      Одним из важнейших внутренних свойств  информации является объём, дающий возможность  её количественного измерения. Каким  образом можно подсчитать количество информации в документе? Прежде чем попытаться ответить на этот вопрос, нужно сделать два предварительных замечания. Во-первых, следует признать, что в настоящее время отсутствует универсальная мера для измерения количества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуют информацию, содержащуюся в определённом документе, предназначенном для соответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный, латентный и др.

      Для определения количества информации необходимо, прежде всего, воспользоваться общенаучным методом измерения. Поскольку документированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в архивохранилищах. Для аудиовизуальных и машиночитаемых документов могут быть использованы такие единицы измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п.

      Информационный  объём письменных документов можно  выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах, перейдя таким образом на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист - это оттиск на одной стороне листа бумаги.

      Однако  физический объём документа, также  как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают подобный подсчёт невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения реального количества документированной информации предлагаются различные способы, используются различные понятия. В частности, некоторые исследователи (Б.В.Бирюков, Г.Г.Воробьёв) предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа.

      Содержание  всей информации в определённой информационной системе называется "тезаурус" (от греч. "thesauros" - запас). "С точки  зрения информативности тезаурус каждого  сообщения делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) потери информативности - то, что дано, но не получено из-за рассеянности, спешки, незнания языка или предмета; 3) бесполезная информация - информационный шум".

      Получатель (приёмник) информации также имеет свой тезаурус, который отличается от тезауруса автора документа, но тоже делится на три части: 1) основная информативность - то, что дано и что получено; 2) простая ассоциативная информативность - то, что автор не дал, но подразумевал и предполагал дать и получатель сумел извлечь, благодаря своей квалификации; 3) сложная ассоциативная информативность - то, что автор не дал, не предполагал давать, но получатель извлёк. Без ассоциативной информативности, кстати, немыслимо эффективное развитие научных исследований, равно как и вообще невозможен творческий процесс во многих других областях человеческой деятельности.

      Цифровая  оценка информативности осуществляется путём составления двух списков  дескрипторов (от англ. "descry" - распознавать), т.е. значимых слов или словосочетаний, несущих смысловую нагрузку и нередко именуемых ключевыми словами. В первый список помещаются все дескрипторы документа, а во второй - дескрипторы получателя, приёмника. Количество дескрипторов, повторяющихся в обоих списках, служит показателем информативности.

      Отношение информативности к информационной ёмкости называется информационной плотностью документа. Информационная плотность, как правило, меньше единицы, так как в каждом документе  содержится определённое количество бесполезной информации для данного конкретного потребителя.

      Информационная  ёмкость и информативность документа  зависят от многих факторов: от языка, стиля (в текстовых документах), от структуры, степени формализации и  т.п.

      Таким образом, изучение информационных свойств документированной информации, хотя на первый взгляд и может показаться чем-то достаточно далёким от практики документационного обеспечения управления, в действительности тесно связано с этой практикой. Рассмотренные теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании унифицированных текстов; в процессе свёртывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых случаях её избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации и т.п. Иначе говоря, свойства документированной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников.⁷

       2.3. Классификация по информационной составляющей документа 

      Основные  признаки классификации по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения информации; тип  знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д.⁸

      а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

      Семантические классификации документов имеют  большое практическое значение в  подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

      б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

      Первичный документ содержит информацию, которая  является изложением (описанием) результатов  изучения, исследования, разработок и  т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

      Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической  переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный  документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.

      в) Классификация документов по характеру  знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы.

      В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка. Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в  письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие "текстовой документ" может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.