Хранение документов и процедура их изъятия

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Хранение  документов и процедура  их изъятия 

    Верное  оформление первичных, учетных, организационно-распорядительных документов, отчетности - необходимое, но недостаточное условие для  удовлетворительной оценки документооборота в организации. Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении условий и сроков хранения.

    Правила хранения бухгалтерской и управленческой документации регламентированы несколькими  нормативными актами, в числе которых Положение о документах и документообороте, Закон о бухгалтерском учете, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, и другие.

    Наиболее  общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст.17 Закона о бухгалтерском учете. В частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.[2]

    Порядок хранения документов в организации  подробно изложен в разд.6 Положения о документах и документообороте. Так, п.6.2 этого раздела гласит, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до их передачи в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Отдельно отметим, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

    Обработанные  вручную первичные документы  текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

    Кассовые  ордера, авансовые отчеты, выписки  банка с относящимися к ним  документами должны быть подобраны  в хронологическом порядке и переплетены.

    Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные  рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание  их утери.

    Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передача в архив обеспечиваются главным бухгалтером предприятия, учреждения.

    Выдача  первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных  подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.[7]

    Основы законодательства Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации и архивах" от 07.07.1993 N 5341-1 (разд.3, ст.ст.7, 9) предоставляют юридическим и физическим лицам право на создание архивов. При этом не допускается создание тайных архивов из документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных, либо создание тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан.

    Право собственника архива независимо от формы  собственности охраняется законодательством  Российской Федерации. Ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения.

    Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам  в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными соглашениями с участием Российской Федерации.

    Сроки хранения бухгалтерской и управленческой документации установлены Росархивом 06.10.2000 в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (см. таблицу) .

┌───┬─────────────────────────────────────────────┬────────────────┬─────────────────────────────┐

│ N │               Вид документа                 │ Срок хранения  │         Примечание          │

│п/п│                                             │   документов   │                             │

├───┴─────────────────────────────────────────────┴────────────────┴─────────────────────────────┤

│                             Бухгалтерский учет и отчетность                                    │

├───┬─────────────────────────────────────────────┬────────────────┬─────────────────────────────┤

│ 1 │Альбомы унифицированных типовых форм         │                │                             │

│   │первичной учетной документации:              │                │                             │

│   │а) по месту разработки и утверждения         │Постоянно       │                             │

│   │б) в других организациях                     │До замены новыми│                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 2 │Бухгалтерские балансы и отчеты; документы    │                │<1> При отсутствии годовых - │

│   │(приложения к балансу, пояснительные  записки,│                │постоянно                    │

│   │специализированные формы) к ним:             │                │<2> При отсутствии годовых,  │

│   │а) сводные годовые                           │Постоянно       │квартальных - постоянно      │

│   │б) годовые                                   │Постоянно       │                             │

│   │в) квартальные                               │Пять лет <1>    │                             │

│   │г) месячные                                  │Один год <2>    │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 3 │Передаточные, разделительные, ликвидационные │Постоянно       │                             │

│   │балансы; приложения, пояснительные  записки   │                │                             │

│   │к ним                                        │                │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 4 │Аналитические документы (таблицы, записки,   │Постоянно       │                             │

│   │доклады) к годовым балансам и  отчетам        │                │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 5 │Переписка об утверждении и уточнении         │Пять лет        │                             │

│   │балансов и отчетов                           │                │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 6 │Документы (протоколы, акты, заключения) о    │Постоянно <1>   │ <1> Квартальных - пять лет  │

│   │рассмотрении и утверждении  балансов и отчетов│                │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 7 │Отчеты  об исполнении сметы расходов:         │                │<1> При отсутствии годовых - │

│   │а) сводные годовые                           │Постоянно       │постоянно                    │

│   │б) годовые                                   │Постоянно       │                             │

│   │в) квартальные                               │Пять лет <1>    │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 8 │Синтетические, аналитические, материальные   │Пять  лет        │                             │

│   │счета бухгалтерского учета                   │                │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│ 9 │План  счетов бухгалтерского учета             │Пять лет        │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│10 │Отчеты  по перечислению денежных сумм по      │Постоянно       │                             │

│   │государственному и негосударственному        │                │                             │

│   │страхованию (пенсионному, медицинскому,      │                │                             │

│   │социальному, занятости)                      │                │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│11 │Переписка о сроках представления             │Один год        │                             │

│   │бухгалтерской и финансовой отчетности        │                │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤