Хранение документов и процедура их изъятия

│   │валюте за границей                           │                │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│50 │Оперативные отчеты о расходовании иностранной│Пять лет        │                             │

│  │валюты на загранкомандировки                 │                │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│51 │Перечень  выплат, на которые не начисляются   │                │                             │

│   │страховые взносы в государственные  социальные│                │                             │

│   │фонды:                                       │                │                             │

│   │а) по месту разработки и утверждения         │Постоянно       │                             │

│   │б) в других организациях                     │До замены новым │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│52 │Лицевые счета акционеров                     │Пять лет <1>    │<1> После  перехода права     │

│   │                                             │                │собственности на акции. При  │

│   │                                             │                │условии завершения проверки  │

│   │                                             │                │(ревизии)                    │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│53 │Договоры, соглашения (кредитные,             │Пять лет <1>    │<1> После  истечения срока    │

│   │хозяйственные, операционные)                 │                │действия договора, соглашения│

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│54 │Паспорта  сделок                              │Постоянно       │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│55 │Документы (акты, справки, счета) о приеме    │Пять лет <1>    │<1> При отсутствии лицевых   │

│   │выполненных работ                            │                │счетов - 75 лет              │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│56 │Договоры  о материальной ответственности      │Пять лет <1>    │<1> После  увольнения         │

│   │                                             │                │материально-ответственного   │

│   │                                             │                │лица                         │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│57 │Образцы подписей материально-ответственных   │До минования    │                             │

│   │лиц                                          │надобности      │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│58 │Договоры  имущественного страхования          │Пять лет <1>    │<1> После истечения срока    │

│   │                                             │                │действия договора            │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│59 │Документы (протоколы заседаний               │Пять лет <1>    │<1> При условии завершения   │

│   │инвентаризационных комиссий, инвентарные     │                │проверки (ревизии). В случае │

│   │описи, акты, ведомости) об инвентаризации    │                │возникновения споров,        │

│   │основных средств, имущества, зданий и        │                │разногласий, следственных и  │

│   │сооружений, товарно-материальных ценностей   │                │судебных дел сохраняются до  │

│   │                                             │                │вынесения окончательного     │

│   │                                             │                │решения                      │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│60 │Книги, журналы, карточки учета:              │                │<1> После окончания срока    │

│   │а) ценных бумаг                              │Постоянно       │действия  последнего договора,│

│   │б) договоров, контрактов, соглашений         │Пять лет <1>    │контракта, соглашения        │

│   │(кредитных, хозяйственных, операционных)     │                │<2> После ликвидации основных│

│   │в) основных средств (зданий, сооружений)     │Пять лет <2>    │средств при условии          │

│   │г) расчетов с организациями                  │Пять лет <3>    │завершения  проверки (ревизии)│

│   │д) приходно-расходных кассовых документов    │Пять лет <3>    │<3> При  условии завершения   │

│   │(счетов, платежных поручений)                │                │проверки (ревизии). В случае │

│   │е) погашенных векселей на уплату налогов     │Пять лет <4>    │возникновения споров,        │

│   │ж) реализации товаров, работ, услуг,         │Пять лет <5>    │разногласий, следственных и  │

│   │облагаемых и не облагаемых налогом на        │                │судебных дел  сохраняются до │

│   │добавленную стоимость                        │                │вынесения окончательного     │

│   │з) хозяйственного имущества                  │Пять лет <3>    │решения                      │

│   │и) вспомогательные, контрольные              │Пять лет <3>    │<4> После  погашения налога   │

│   │(транспортные, грузовые, весовые  и др.)      │                │при условии завершения       │

│   │к) подотчетных лиц                           │Пять лет        │проверки (ревизии)           │

│   │л) исполнительных листов                     │Пять лет        │<5> С даты последней записи  │

│   │м) сумм доходов и подоходного  налога         │Пять  лет        │при условии  завершения       │

│   │работников                                   │                │проверки (ревизии)           │

│   │н) депонированной заработной платы           │Пять лет <3>    │                             │

│   │о) депонентов по депозитным суммам           │Пять лет        │                             │

│   │п) доверенностей                             │Пять лет <3>    │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│61 │Программы, руководства по организации        │Постоянно       │                             │

│   │и внедрению автоматизированных систем        │                │                             │

│   │бухгалтерского учета и отчетности            │                │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│62 │Переписка об организации и внедрении         │Пять лет        │                             │

│   │автоматизированных систем учета  и отчетности │                │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│63 │Заказы  на бланки учета и отчетности          │Один год        │                             │

├───┼─────────────────────────────────────────────┼────────────────┼─────────────────────────────┤

│64 │Документы (счета, справки, переписка и др.)  │Пять лет        │                             │

│   │по финансовым вопросам благотворительной     │                │                             │

│   │деятельности                                 │                │                             │

└───┴─────────────────────────────────────────────┴────────────────┴─────────────────────────────┘ 

    Комментируя приведенную таблицу, отметим, что  исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.

    Отметка "до минования надобности" означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может  быть менее одного года.

    Отметка "ЭПК" означает, что такие документы подлежат экспертизе специальной экспертно-проверочной комиссией, так как часть их может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.