Документооборот

Рис.4. Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов (материалы ГОСТ можно найти на CD-ROM-приложении ).Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204). 
 
 
5.  Автоматизация документооборота

 
 
В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (рис. 5): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Рис. 5. Эволюция форм документооборота

 

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Рис. 6. Смешанный документооборот

Смешанный документооборот (рис. 6) предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
6.  Особенности организации документооборотав бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»

 
 
Документооборотв бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика» можно охарактеризовать как смешанный. Поскольку фабрика является предприятием с небольшим штатом сотрудников, нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов здесь используется программа MicrosoftOutlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов. Как видно из рис. 6, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.

 

 

 
Рис. 6. Организация документооборота по принципу «каждый с каждым» в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика»

При таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение, в т.ч. и бухгалтерия, формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Таким образом, на фабрике организована работа на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управленияпри удобна для хранения документов. Например, в папке "Бухгалтерия" есть папка "финансовый отдел", в ней папка "финансовое планирование", еще глубже - "минимизация налогообложения". Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей - каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы[4].

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

На Рязанской чайной фабрике график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График устанавливает рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Для каждого документа, в том числе и в бухучёте, существует свой путь движения, пять основных этапов:

1) составление документа  в момент совершения хозяйственной  операции, а если это не представляется  возможным - непосредственно после  ее окончания в соответствии  с требованиями, предъявляемыми  к его оформлению;

2) передача документа в  бухгалтерию, где контролируются  своевременность и полнота сдачи  его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов  бухгалтером по форме (проверяются  полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных  операций, логическая увязка отдельных  показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа  в бухгалтерии, которая осуществляется  в три этапа:

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в  архив на хранение после составления  по ним учетных регистров.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики фабрикиутверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя фабрики.

График документооборота оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники фабрики (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по фабрике осуществляет главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до этого хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах под ответственность заместителя главного бухгалтера. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены. Наряды на работу, сменные рапорты и другие документыхранятсяне переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.) первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность хранятсяв течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятсяне менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива фабрики работникам других структурных подразделений не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Выводы и рекомендации

 
 
 
 
Бухгалтерский документооборот в ООО «Рязанская чайная фабрика» в целом поставлен чётко. Однако сотрудники иногда тратят довольно много времени на поиск необходимых данных[5]. Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Система электронного документооборота[6]позволила бы организовать любое взаимодействие между сотрудниками предприятия на основе документов, обеспечить создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.