Понятие документооборота

 

 

Оглавление

 

 Введение……………………………………………………………………. 3 стр.

1. Понятие документооборота …………………………………………..4 стр.
2. Основные этапы документооборота...................................................5 стр.
1. Составление и оформление документов …………………………..5 стр.
2. Прием и регистрация документов …………………………………6 стр.
3. Контроль за исполнением документов……………………….……8 стр.
4. Передача документов в архив……………………………………...10 стр.

Заключение………………………………………………………………. 12 стр.

Список литературы……………………………………………………….13 стр.

Приложение……………………………………………………………….14 стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Тема документооборота имеет большую актуальность. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать документооборот и ознакомиться с его основными этапами.

Задачи: рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль за исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив.

 

 

1. Понятие документооборота

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработке и передачи в архив. Документооборот это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

В  технологию работы с документами входит:

• составление и оформление документа
• прием и первичная  обработка;
• предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация;
• контроль исполнения;
•   информационно-справочная работа;
• исполнение;
• отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение.

 

2. Основные этапы  документооборота

        2.1. Составление и оформление документов

Чтобы документы могли служить достоверным основанием и иметь юридическую силу, к их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

10 – нижнее.

Документ составляется по определенной форме, установленной для документов данного вида , с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет его формуляр. Различные виды документов имеют разный набор реквизитов. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003  принят и введен  в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования в бланкам документов.

2.2. Прием и регистрация  документов

Служба документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

• направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
• направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами. Регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму для создания базы данных о документах учреждения. Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Документы регистрируются один раз.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий № (индекс);

- дата документа;

- индекс документа;

- регистрационный номер документа;

- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход исполнения;

- № дела (куда документ помещен после исполнения)

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

 

                                 2.3.Контроль за исполнением документов

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:

• контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование.
• контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

 

 

 

 

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
• снятие исполненных документов с контроля.

 

 

2.4.Передача документов  в архив

Исполненные учетные документы хранятся в архиве. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в архив документы предварительно располагаются в удобном для отыскивания порядке и подшиваются или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Порядок пользования документами из архива:

1. Для получения документов  для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя  предприятия.

2. Категорически запрещается  делать на документах пометки, загибать листы, снимать копии  без разрешения руководителя, переводить  чертежи через кальку.

3. Сотрудникам, работающим  в данной организации, документы  выдаются под расписку без  права выноса за пределы учреждения.

4. Документы по письменным  запросам выдаются доверительным  лицам по доверенности.

5. При снятии копии  с документа, который находится  в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана  копия.

6. Лица, работающие с документами  архива, несут полную ответственность  за сохранение документов. В случае  нарушения - привлекаются к ответственности  в установленном законом порядке.

 

 

 

 

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание. Несвоевременная обработка документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

 

 

 

Список литературы

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст)
2. Т.А.Быкова, М.Л.Вялова, Л.В. Санкина. Делопроизводство. Учебник. М.: МЦФЭР, 2006
3. О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.:КНОРУС,2010
4. И.Н.Кузнецов. Делопроизводство. Учебник. М.: ИТК, 2009
5. Л.М.Вялова Основы делопроизводства. Учебник. М.: Академия, 2002
6. Е.Н.Басовская. Делопроизводство. Учебник. М.:Академия,2003