Принципы документооборота

ВВЕДЕНИЕ

 

Целью данной работы является изучение основных стандартов и требований к документообороту туристических организаций

Документарное обеспечение организации подобно скелету в организме, является прочным каркасом, который позволяет предоставлять качественные услуги, соответствовать закону и вести дела с максимальной эффективностью. Все аспекты документооборота должны быть закреплены либо в уставе предприятия, либо законодательно. Этим объясняется актуальность темы.

В данной курсовой работе рассматриваются основные принципы документарной организации туристических предприятий, приводятся структура взаимодействия и документооборота между туроператорами, турагентами и туристами, а так же приводится динамика изменений в данной сфере, произошедших в последние годы.

Задачи данной курсовой работы: рассмотреть методические и юридические основы документооборота, выявить его основные принципы, а так же выполнить обзор организации документарного сопровождения туристических предприятий.

Объектом является документооборот, предметом формирование документооборота на предприятии в сфере туризма.

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. Принципы документооборота

 

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.1

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.2

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности
• организация работы с официальными документами

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов и отправка.

1.2. Организация документооборота. Юридическая и методическая основа

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным). Для этого необходимо:

• максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.);
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:

• Централизация операций по приему и отправке документов.
• Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.
• Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем).
• Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации.
• Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.
• Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.
• Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений.
• Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом.
• Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.
• Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».3

Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В разделе 3.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

 

1.3. Документооборот в туристических организациях

 

Как известно туроператоры и турагенты занимаются оказанием туристских услуг. Факт оказания услуг должен быть документально подтвержден, поскольку все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмами, должны оформляться оправдательными документами. Об особенностях документооборота при оказании туристских услуг расскажем в данной статье.    

В общепринятом значении под документооборотом туристской организации понимается движение документов в организации с момента их создания или получения от других субъектовгражданско-правовых отношений до завершения их исполнения и передачи в архив. 
    Основным нормативным документом, устанавливающим единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации, является Федеральный закон от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ).

В соответствии со статьей 4 Закона N 129-ФЗ все организации, в том числе и туристские, обязаны вести бухгалтерский учет в порядке, установленном Законом N 129-ФЗ.

Исключение составляют только туристские компании, применяющие упрощенную систему налогообложения, на которых требование по ведению бухгалтерского учета в полном объеме не распространяется. Такие турфирмы на основании пункта 3 статьи 4 Закона N 129-ФЗ ведут бухгалтерский учет только в части объектов основных средств и нематериальных активов.

Статьей 6 Закона N 129-ФЗ определено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета в турфирме возложена на ее руководителя, который своим приказом утверждает и учетную политику турфирмы для целей бухгалтерского учета.

Одновременно с учетной политикой турфирмы для целей бухгалтерского учета согласно пункту 3 статьи 6 Закона N 129-ФЗ утверждаются:

• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов;
• формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, используемой в организации;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации.

При закреплении форм первичных бухгалтерских документов, используемых туристкой фирмой, следует зафиксировать и порядок внесения в них исправлений, поскольку от ошибок никто не застрахован. Бухгалтерское законодательство запрещает вносить исправления только в кассовые и банковские документы, в остальные учетные документы исправления могут вноситься, но только по согласованию со всеми участниками хозяйственной операции, что должно быть подтверждено личными подписями тех лиц, которые подписали эти документы первоначально.4

Кроме того, руководитель турфирмы по согласованию с главным бухгалтером должен утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.  

Следует отметить, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.5

Таким образом, можно отметить, что требование об организации документооборота в турфирме вытекает из норм бухгалтерского законодательства.

В соответствии со статьей 9 Закона N 129-ФЗ все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмой, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых, собственно, и ведется бухгалтерский учет.

Причем Закон N 129-ФЗ допускает фактически использование первичных бухгалтерских документов двух видов:

• первичных бухгалтерских документов, составленных по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
• самостоятельно разработанных форм первичных бухгалтерских документов (в случае отсутствия унифицированной формы), однако при условии, что в них содержатся все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона N 129-ФЗ.

Среди обязательных реквизитов содержатся измерители хозяйственных операций в денежном выражении. При этом бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях.

Следовательно, все первичные учетные документы должны быть заполнены в валюте Российской Федерации. Аналогичные требования предъявляются к первичным учетным документам, являющимся основой для составления аналитических регистров налогового учета. Изложенная позиция подтверждается Письмами Минфина Российской Федерации от 12.01.2007 г. N 03-03-04/1/866, от 11.02.2003 г. N 16-00-14/56. 

Составляются первичные учетные документы непосредственно в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания. За своевременное и качественное оформление первичной документации, передачу документов в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете организации, а также за достоверность сведений, содержащихся в них, отвечают лица, составившие и подписавшие эти документы.6

Рассмотрим основные особенности документооборота между туроператором и турагентом, турагентом и туристом.

Согласно статье 9 Федерального закона от 24.11.1996 г. N 132-ФЗ "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации" (далее - Закон N 132-ФЗ)7 продвижение и реализация туристского продукта турагентом осуществляются на основании договора, заключаемого между туроператором и турагентом. Турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора, а в случаях, предусмотренных договором, заключаемым между туроператором и турагентом, - от своего имени.

В договоре, заключаемом между туроператором и турагентом, должны содержаться:

• условия продвижения и реализации турагентом туристского продукта;
• полномочия турагента на совершение сделок с туристами и (или) иными заказчиками от имени туроператора;
• условие, предусматривающее возможность (невозможность) заключения турагентом субагентских договоров;
• порядок взаимодействия туроператора и турагента в случае предъявления им претензий туристов или иных заказчиков по договору о реализации туристского продукта;
• условие, предусматривающее возможность осуществления выплат туристам и (или) иным заказчикам страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо уплаты денежной суммы по банковской гарантии в случае заключения договора о реализации туристского продукта между туристом и (или) иным заказчиком и турагентом;
• взаимная ответственность туроператора и турагента, а также ответственность каждой из сторон перед туристом и (или) иным заказчиком за непредставление или представление недостоверной информации о туристском продукте, за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта.