Системы документооборота

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

На тему:

 

 

 

«Системы  документооборота».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация документооборота.

 

Само понятие термина «документооборот»  неоднозначно. Часто его трактуют как автоматизацию делопроизводства.

    Делопроизводство–  это отрасль деятельности, обеспечивающая  создание официальных документов и организацию работы  с ними.

   Документооборот -  деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их  создания или получения до завершения исполнения:  отправки из организации и (или) направления в архив.

Различают три основных потока документации:

1. документы, поступающие из других организаций (входящие);
2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

-  первичную  обработку;

- предварительное  рассмотрение;

-  регистрацию;

-  рассмотрение  руководством;

- передачу  на исполнение.

 

Вход           Выход

 

Рис. 1. Схема движений документов.

                                                  

Служба документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как  самостоятельным  структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудникам (серетарь-референт)   должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда  только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

   Предварительное рассмотрение  документов проводится работником  службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

• направляемые на рассмотрение руководителю организации,
• направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным лицам (Например: Письмо для бухгалтера Тамары Ивановны, или письмо для отдела кадров и так далее).

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

   На рассмотрение руководства  передаются документы , адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

  Все  подлежащее исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

   Рассмотренные  руководителем документы возвращаются  в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносятся резолюция (решение принятое должностным лицом) руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

  Обработка  и передача документов исполнителям  осуществляется в день их поступления  в службу ДОУ. Если документ  должен исполняться несколькими  подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

    Исполненные документы подшиваются  в дела вместе с копиями  ответов.

  Работа  с исходящими документами начинается  с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами дорабатывается по их замечаниям. Окончательные вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

   Документы,  подлежащие отправке в другую  организацию, сортируют, упаковывают,  оформляют как почтовое оправление  и сдают в отделение связи.  Перед упаковкой документов служба  ДОУ обязана проверить правильность  оформления документов, наличие  всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и так далее. Неправильно оформленные документы подлежат  возврату исполнителю для доработки. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работников службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться  в день регистрации.

Внутренние  документы организации создаются  по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии  документов заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения. Оригинал документа подшивается в дело.

  Документы  внутри организации должны передаваться  исполнителям по списку.

Служба  ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемый документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. Е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

    Результаты учета документооборота  обобщаются и доводятся до  сведения руководителя организации  для выработки мер по совершенствованию  работы с документами и определения  штатной численности службы ДОУ.

    Цель разработки оптимального документооборота – создание эффективной схемы управления документацией, функционирование которой основано на тесном взаимодействии различных служб.

 

В настоящее время следует учитывать  расширение использования компьютерных систем нового поколения. Системы автоматизации традиционного документооборота, внедрявшиеся в 90-е годы, были нацеленные в основном на минимизацию трудозатрат при выполнении конкретных операций в делопроизводстве (например, при регистрации и контроле за исполнением документов). Сейчас же речь идет о корпоративных технологиях и системах работы с документами в рамках организации. При этом по сравнению с ранее применявшейся технологией  изменяется структура трудозатрат,, появляются новые виды работ (например, использованием электронной почты, сканирование документов, ведение справочников корпоративной автоматизированной системы и т.п.). Однако в итоге существенно снижаются суммарные затраты организации на передачу документов на исполнение, информационно-поисковую, аналитическую работу.

 

Особенности документооборота.

 

Особенности документооборота вытекают из особенностей деятельности предприятия  сервиса.

   Поскольку деятельность  предприятия связана с обслуживанием  потребителя, важно оптимизировать срок этого обслуживания (время приема техники в ремонт, время доставки техники в ремонтное подразделение, время диагностики аппарата, время обеспечения данного аппарата необходимыми комплектующими, время оповещения потребителя о готовности аппарата). При прочих равных условиях для оптимизации всего времени оказания услуги необходим отлаженный документооборот между структурными подразделениями сервисного предприятия.

    Сервисное предприятие  имеет распределенную структуру  бизнес-процессов (сеть приемных пунктов, ремонтное подразделение, обеспечивающие подразделения).

 

      Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов.

 

Документы, передаваемые сервисным  предприятием потребителю, должны соответствовать  Закону о защите прав потребителей (Закон РФ «О защите прав потребителей»  от 07.02.1992. № 2300-1).

   Наряду с использованием  типовых документов сервисное предприятие разрабатывает специальные документы для управленческого учета, и эти документы должны соответствовать законодательству в области бухгалтерского и налогового учета.

 

Стадии жизненного цикла документа.

 

Основные стадии  жизненного цикла документа – создание, обращение, хранение, уничтожение. На рисунке показано, что стадии обращения и хранения могут быть взаимосвязаны: находясь на хранении, документ может быть вновь введен в обращение. Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечению срока давности), так и случайным (например, физическая утрата в результате пожара, намокания и других непредвиденных обстоятельств).

 

 

 

    СОЗДАНИЕ ОБРАЩЕНИЕ ХРАНЕНИЕ

         

 

 

   УНИЧТОЖЕНИЕ

 

 

Рис.2.  Жизненный цикл документа (основные стадии)

 

Рассмотрим краткую характеристику основных функций работы с документом на протяжении его жизненного цикла  в организации и возможности  их автоматизации.

      Составление -  подготовка содержания документа на основе имеющейся информации и ее оценки. Часть процессов составления документа может быть автоматизирована при подготовке текста на компьютере. При документировании повторяющихся ситуаций могу быть использованы типовые тексты, в том числе компьютерные формы, шаблоны.

Примеры шаблонов- бланки для исходящих писем организации; бланк заявление на отпуск; бланк платежной ведомости.

      Оформление - использование внешних элементов оформления конкретной разновидности документов и расположение реквизитов в соответствии с установленными требованиями (форматы бумаги, бланки, границы полей и т.п.). процесс может быть частично автоматизирован (типовые компьютерные формы, шаблоны с типовыми элементами оформления).

Пример – оформление доверенности на управление автомобилем, распечатываемой  у нотариуса.

      Согласование -  оценка целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству, нормативным документам и др.,  проставление собственноручной подписи уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами (реквизиты «визы» или глиф «согласования»). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Могут быть использованы электронный аналог подписи при согласовании электронной версии документа и технология электронного согласования проектов.

    Подписание (утверждение) -  проставление подписи или глифа утверждения на документе уполномоченным лицом в соответствии с его компетенцией и предоставленными правами. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Может быть использован электронный аналог подписи.

      Регистрация, учет – запись учетных данных о документе по установленной форме (в журнале, картотеке, компьютере), фиксирующая факт его создания или получения. Процесс может быть автоматизирован, при этом могут осуществляться автоматическое присвоение регистрационных номеров в соответствии с выбранными правилами номерообразования и запись учетных данных документов в информационной системе.

      Передача на исполнение или отправка адресату -  процедура документов (или их копий) до конкретных лиц для ознакомления или совершения действий, указанных в документе. Передача может осуществляться непосредственно исполнителю, через курьера, с использованием различных способов отправки (почта, телеграф, факс и т.п.). при наличии электронного документа или электронной копии данная процедура может быть автоматизирована (использование корпоративной системы документооборота, электронной почты, корпоративного портала).

       Копирование (размножение)  -  создание копий документа на бумажном носителе или в электронной форме для ознакомления с ним и одновременной работы необходимого круга лиц. Используется копировально-множительная или компьютерная техника (распечатка дополнительных копий документа, изготовленного на компьютере, копирование файла, сканирование или копирование бумажного документа).

          Получение – процедура получения документов или их копий конкретным лицам для ознакомления или совершенствования действий, указанных в документе, в установленных случаях документируется (передается под расписку получателя). Варианты получения – от работников служб, осуществляющих доставку документов, от начальника или коллег, по каналам связи (факсу, электронной почте, посредством корпоративной системы электронного документооборота и др.)

         Ознакомление -  оценка информации, содержащейся в документе для использования в дальнейшей работе. Документ представляется на бумажном носителе или электронной форме.

           Рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция) -  оценка информации, содержащейся в документе, и принятие решений о порядке дальнейшей работы с ним, сроках, характере исполнения, конкретных исполнителях. Документ представляется на бумажном носителе или электронной форме.

             Контроль прохождения и исполнения документа – отслеживание установленного порядка прохождения документа и его исполнения (сроки и решение вопросов). Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Документ представляется на бумажном носителе или электронной форме. Формальная сторона может быть автоматизирована.