Системы документооборота

  Как правило, на заднем плане EDM-системы находится архивная система, предоставляющая доступ к старым или редко используемым документам. Она использует метаданные  из базы EDM-системы и регламентирует правила и процедуры создания, распространения, использования всей документации предприятия, сроки ее хранения и передачи в архив в соответствии со всеми законодательными, отраслевыми и внутрикорпоративными нормами. Традиционные EDM-системы ориентированы на документы как таковые: их связь с бизнес-процессами предприятии здесь роли не играет.

В WMS-системах учитывается именно связь документа с бизнес-процессами предприятия.  Основой для таких систем служит  пошаговое выполнение операций. Часто WMS-системы охватывают подразделения предприятий (например, бухгалтерию, отдел снабжения, склады, отдел работы с клиентами, финансовый и юридический отделы) и на каждом этапе автоматически предоставляют исполнителю готовые формуляры, документы, данные, открывают нужные приложения.

    Некоторые WMS-системы способны самостоятельно принимать решения о выборе дальнейшего хода работ и маршрута документов из нескольких возможных вариантов в зависимости от результатов выполнения предыдущих задач.

   В последние годы набирают  популярность системы поддержки  коллективной работы (Groupware). Такой работой может быть совместное редактирование документов, разработка программного обеспечения или планирования рекламных компаний, пользователь, наоборот определяет все необходимые действия и несет ответственность за их правильное выполнение.

   Системы Groupware и WMS-системы способствуют повышению производительности труда (по оценкам специалистов  на 30-40 %), и современная тенденция состоит в том, что различия между теми и другими системами постепенно исчезают. Сотрудник получает быстрый доступ к информации в масштабах всего предприятия.

Западные компании, внедрившие системы  управления  документами в различных  подразделениях, отмечают, что  в  результате стоимость  проектирования и разработки новых изделий снизилась  на 10 %, цикл разработки сократился на 20 %, а процессы внесения изменений в продукцию ускорилась на 30 %. Окупаемость систем управления документами составляет ориентировочно около двух лет.

Российский  рынок систем управления документами.

Находится в стадии формирования. Наибольший приоритет для российских предприятий имеет сейчас автоматизация делопроизводства: учета внешней и внутренней корреспонденции и распорядительных документов, автоматизации архивного дела. Далее по значимости идут задачи конструкторской, производственной и технологической документацией, а так же документирования процедур управления качеством.

   Среди российских разработок  можно выделить «1С:Документооборот», «БССС-Референт», «Дело-Предприятие», «Евфрат», «Эскадо» и др. на российских  предприятиях внедряется западный инструментарий лидеров мирового рынка – Documentum, Microsoft, IBM/Lotus.

   Использование электронных документов способствует качественному преобразованию работы в различных сферах деятельности, обеспечивает формализацию процессов управления предприятием и его структурным подразделениями, воздействия предприятия с внешними организациями. Использование системы электронного документооборота позволяет увеличить скорость информационных потоков, обеспечивает быстрый доступ к информации, необходимой для принятия решения.

  Система подготовки документов, согласование документов в электронном  виде. Введение единых электронных  справочников, баз данных архивов  документов – все это способствует  как более эффективному выполнению  профессиональных обязанностей, так и повышению эффективности бизнеса в целом

   Пример успешного внедрения  системы электронного документооборота  – ЗАО «Итс Лайн», управляющая  компания аэропорта Домодедово. Это единственная компания  в  гражданской авиации, полностью  пришедшая на электронный документооборот. Так, вся деятельность  аэропортовых служб по обеспечению авиарейсов синхронизирована с центральной базой данных, благодаря чему пассажиры могут, например подписаться на SMS рассылку и получать на мобильный телефон своевременную информацию обо всех статусах рейса. В компании внедрена система RMS (Recourse Management System). Ее основная  цель – эффективное использование персонала (2400 сотрудников), техники (около 400 единиц), статичных ресурсов (стоянок самолетов, стоек регистрации и так далее). Система дает возможность автоматизированного долгосрочного и среднесрочного планирования, определения пиковых нагрузок для принятия оптимальных решений, управления ресурсами в режиме реального времени. В компании также внедрена система оперативного сопровождения технических средств, которая передает другим системам аэропорта данные о текущем выполнении технологических графиков наземного облуживания самолетов, в результате чего может оперативно корректироваться суточный план полетов, а так же фиксироваться предоставленный объем услуг. Применение такой системы позволяет, по мнению ЗАО «Итс Лайн», поднять показатели управления аэропортовым комплексом на 30 %.

   Электронный документооборот подразумевает инструменты для работы с документами и их сплочение со средствами информационной безопасности и бизнес-приложениями. Эти инструменты должны быть масштабируемы, то есть должны иметь возможность распространения их применения на новые рабочие места и в новые подразделения. Это особенно важно при построении распределенных систем – применительно к предприятию сервиса это означает возможность установки систем документооборота в новых, в том числе удаленных, подразделений.

   Развитие систем электронного  документооборота происходит в  условиях, когда практически в каждой компании существуют свои принципы формирования объема документами и единого стандарта, как при обмене документами между различными организациями, нет. При этом число и в самой компании не представляет схему прохождения документов в собственной структуре.

Например: в бухгалтерии утверждают, что должны приступать к работе с документами  после юристов, а те в свою очередь, считаю, что знакомится с документами им следует после бухгалтерии.

    Российские компьютерные компании – разработчики систем электронного документооборота создали группу по формированию единого стандарта документооборота, чтобы повысить эффективность контрактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями.

 С электронной цифровой подписью (ЭЦП) документ имеет юридическую слу. В 2002 г. был принят Закон «Об электронной цифровой подписи», согласно которому документ, завизированный ЭЦП, является действительным. Однако пока в России случаи применения ЭЦП редки, и бумажный и электронный документообороты существуют параллельно, так как нет необходимости инструкций и регламентов для повсеместного применения ЭЦП.

  При выборе системы электронного  документооборота в первую очередь  следует определить систему управления  базами данных (СУБД) – платформу, на которой будет строиться система.

Если компания решает вести проект внедрения и поддержки системами  электронного документооборота своими силами, при выборе особое внимание необходимо уделить возможность  самостоятельного внедрения и степени отчужденности системы. Ведь внедряемый продукт в дальнейшем будет самостоятельно развивать, перенастраивать, создавать новые базы, таблицы, отчеты и совершенствовать старые, не обращаясь по каждому поводу к разработчикам.

  Эти параметры учтены, например, в разработке российской компании Айти – системе документационного обеспечения БОСС-Референт.

БОСС-Референт является на 80 % коробочным продуктом и на 20 % - конструктором, что позволяет подстраивать систему  под свои требования, под принятый в компании документооборот, ведь  внедряет систему ИТ-специалисты, а работать с ней, в конечном счете, будут руководители и сотрудники компании. Для этого разрабатываются новые формы и шаблоны, добавляются новые записи в справочниках и словарях. В дальнейшем система масштабируется на другие подразделения компании и тем самым достигается построение территориально распределительной системы.

Автоматизация документооборота.

Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач. Конечные приложения автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
• электронный архив документов
• система согласования договоров
• система контроля исполнения решения коллегиальных органов управления
• согласование и утверждение ОРД
• контроль исполнения документов и поручений
• контроль исполнения жалоб и обращений граждан
• автоматизация договорного процесса
• библиотека регламентов управленческих процедур
• организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
• система контроля знаний должностных инструкций
• ведение архивов конструкторской и технологической документации
• организация документооборота в рамках ведения проектов
• система согласования бюджетов
• оформление командировок, пропусков, доверенностей и т. д.

В любой более-менее крупной  организации можно насчитать  не один десяток подобных задач. При  этом набор конкретных процессов, требующих  автоматизации будет разниться  в зависимости не только от типа организации (госучреждение, проектная организация, торговая компания и пр.), но и от сложившихся в компании управленческих практик. Перечисленные приложения можно внедрять по отдельности, с нуля, не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне применимый при автоматизации традиционных приложений, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно:

• Множество приложений на одном рабочем месте
• В обычных приложениях (бухгалтерские программы, системы складского учета и пр.) пользователь работает с информацией в рамках одного автоматизированного рабочего места и редко выходит за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, которые охватывают большинство сотрудников организации. В связи с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и, соответственно, осваивать интерфейс каждого приложения.
• Специфичность приложений
• В приложениях автоматизации документооборота закрепляется опыт и управленческие ноу-хау компании. В связи с этим приложения специфичны для конкретной организации. Опыт показывает, что даже такие типовые процедуры, как согласование договоров, канцелярия, оформление командировочных документов могут существенно различаться в компаниях даже со сходной структурой бизнеса.
• Нерегулярное использование приложений
• Пользователь взаимодействует с функциями приложений периодически, по мере необходимости выполнения определенной функции в бизнес-процессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует, во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс для различных функций в различных процессах обработки документов.
• Необходимость организации общего информационного пространства
• Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников организации. В связи с этим необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и анализа процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес-процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.
• Необходимость гибких инструментов модификации приложений
• Основной задачей автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации формализованной части управленческого процесса. Но сам процесс формализации является периодическим и повторяющимся. По мере внедрения определенного процесса, выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения в области автоматизации документооборота принципиально не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих мест и требуют возможности модификации в процессе эксплуатации.
• Необходимость последовательной автоматизации
• Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно требует возможности постепенного наращивания мощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота, без изменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентских приложений.
• Сложность управления комплексом приложений
• При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не восполненных в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и сопровождения.

Все это делает невозможным эффективное  внедрение всего комплекса приложений автоматизации документооборота при  отсутствии их тесной интеграции. Именно эту задачу и призвано обеспечить создание комплексной системы автоматизации документооборота. При подобном подходе задача разбивается на два этапа, а именно - внедрение платформы для автоматизации документооборота и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений. Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

• Удешевление разработки и внедрения конечных приложений
• Обеспечение удобства пользователя и унификация интерфейса всех приложений
• Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений
• Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях
• Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения
• Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес-процессов
• Обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов

Достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к недоверию относительно самой. Внедрение платформы автоматизации не только избавляет от всех этих проблем, но более того, по мере накопления опыта использования системы, позволяет затрачивать меньше усилий на внедрение очередного приложения и существенно снижает риски неудачного внедрения. Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения платформы и риск не оправдать ожидания от внедрения платформы в короткий срок.

Заключение 

Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.