Системы документооборота

               Хранение документа в процессе исполнения -   обеспечение физической сохранности документа и соблюдение порядка доступа к информации в процессе его исполнения. Могут использоваться средства автоматизации поиска бумажного документа в процессе исполнения. В случае использования системы автоматизации документооборота необходимо обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных (в том числе резервное копирование).

                  Списание в дело - признание факта, что выполнение документа завершено; помещение документа на хранение в дело, сформированное по предметно-вопросному, корреспондентскому, хронологическому и другим признакам; обеспечение физической сохранности,  удобства для дальнейшего использования документов и быстрого их нахождения по запросу. На документах на бумажной основе делается соответствующая отметка, и при использовании автоматизированной системы документооборота в нее вносится информация о списании документов в дело. Для документов, существующих только в электронной форме, требуется дальнейшая проработка таких вопросов, как организация их хранения, обеспечение физической сохранности, аутентификация и др.

                      Поиск -  нахождение документа или запрашиваемых о нем сведений. Процесс может быть автоматизирован: необходима формулировка критериев поиска в информационной системе (системе документооборота или в архиве).

                      Хранение в архиве -  обеспечение физической сохранности документа и соблюдение  порядка доступа к информации в процессе архивного хранения. Могут быть использованы средства автоматизации для контроля за услугами хранения, противопожарной безопасностью, регулирования доступа в помещениях архива и защиты информации в информационной системе. Возможно создание фонда пользования архивными документами в электронной форме, автоматизация  поиска документа в процессе архивного хранения. При использовании автоматизированных систем следует обеспечить физическую сохранность электронных документов и баз данных 9в том числе резервное копирование).

                     Экспертиза ценности -  отбор документов на хранение или установление сроков их хранения в архиве организации на основе принятых критериев, а так же выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Требуется оценка документа, восприятие информации человеком. Формальная сторона (отбор дел и документов по срокам хранения) может быть автоматизирована. Документы представляются на бумажном носителе или электронной форме.

                         Уничтожение -  физическое уничтожение (разрушение) носителя информации или записи на носителе. Используется оборудование для уничтожения бумажных документов (например. Шредер) или для уничтожения записи на бумажном носителе.

 

 

Документооборот в территориально распределенном бизнес-процессе.

 

По мере развития организации, ее структура, взаимосвязей с другими учреждениями и предприятиями, увеличение числа  работников, формировании территориальных  подразделений и т.д. возрастает значение интеграционных процессов в менеджменте.

(интеграция – объединение в  единое целое отдельных частей).

   В каждом подразделении  свой поток документов- инженерно-технических,  бухгалтерских, канцелярский. Поэтому  общая концепция информационного менеджмента на предприятии включает несколько разнообразных систем, выполняющих над документами определенные операции.

    Корпоративные системы  документооборота должны предусматривать  не только структурирование (в  частности, автоматизацию) традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом.

   В условиях корпоративной  системы важно вести централизованный контроль за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях, в том числе  территориально удаленных. Одним из основных критериев должен стать приоритет работы с документами в организации в целом по отношению к подразделениям.

   Отсюда вытекает необходимость  использования форм документов, сроки их предоставления, распределение среди получателей, принятые в главной организации, и перевод на эту систему всех подразделений предприятия. Однако должна существовать возможность изменения организационных форм работы по регистрации документов и вводу информации в сторону децентрализации, поскольку требуемая информация может быть получена из единой базы данных.

 

 

Электронный документооборот.

 Предпосылки  внедрения, основные функции,  выгоды от внедрения.

 

Документы в наше время выступают  как  универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс – работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации. Один из способов решения проблемы – использование специального программного обеспечения – системы электронного документооборота (СЭД).

   Системы  электронного  делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

    Системы электронного  документооборота обеспечивают  строго регламентированное и  формально контролируемое движение  документов внутри и вне организации  на основе информационных и  коммуникационных технологий.

      Пользователями систем  автоматизации делопроизводства  являются сотрудники таких структурных  подразделений как управление  делами, секретариаты, канцелярии (10-15 % сотрудников); пользователями систем, автоматизирующих деловые процессы 40-50 % сотрудников организации; пользователями электронного документооборота до 80 % сотрудников.

 В настоящее время оптимизация и автоматизация документооборота выходит за рамки традиционного делопроизводства, и в  этой области проявляются новые подходы. Растет число предприятий, применяющих корпоративные системы документооборота. Такие системы получили распространение с середины 1990-х годов и сейчас применяются, прежде всего, в организациях и на предприятиях, стратегии которых нацелена на длительную работу и определенной отрасли бизнеса.

 

Характеристики  СЭД:

 

1. масштабируемость системы,
2. поддержка различных программно-аппаратных платформ,
3. гибкость управления доступом ко всему спектру документов,
4. интегрируемость с другими информационными системами,
5. наличие нескольких типов интерфейсовых рабочих мест,
6. наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота.

 

Возможности электронного документооборота.

 

В СЭД можно осуществлять весь цикл работы с документами.

   Группировка и сортировка документов может осуществляться такими методами, как:

- хронологический;

- предметно-вопросный;

- алфавитный;

- нумерационный;

- номинальный;

- корреспондентский.

 

 Регистрация и хранение документов  в СЭД обеспечивает возможность  учета и сохранности документов, быстрого их поиска. Создание в системе электронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к ним. В СЭД можно отследить текущее состояние дел, наступление сроков исполнения поручений, историю работы с документами, статистику их выполнения.

 

Предпосылки перехода организации на электронный  документооборот.

 

На определенном этапе у организации, деятельность которой характеризуется  территориально распределенными  бизнес- процессами, возникает осознание того, что система бумажного документооборота обладает рядом существенных недостатков, тормозящих реализацию стратегии развития компании:

 

- трудоемкость контроля за передачей  документов между сотрудниками и подразделениями;

- сложность получения достоверной  информации о ходе исполнения  документов;

- отсутствие оперативной информации  о выполнении поручения по  входящему документу;

- невозможность  отслеживать  связи входящих-исходящих документов, большие временные затраты на поиск документов по подразделениям;

-  отсутствие необходимой степени  полноты  информации у руководителей  о качественном и количественном  составе документооборота в компании;

-  возможный риск утраты сведений  о важном документе, затрагивающем коммерческие интересы компании;

-  значительные временные и  финансовые затраты на тиражирование  документов.

 

Все это приводит к замедлению принятия решений и, как следствие, к  снижению эффективности управления из-за недостаточности  разобщенности информации. При этом становится очевидным, что внедрение системы электронного документооборота и программных средств коллективной работы в условиях возрастания потоков документов должно способствовать значительному повышению эффективности работы с персоналом и уменьшению прямых и косвенных расходов организации.

 

Особенности электронного документа.

 

 Опыт применения корпоративных  систем документооборота и элементов  электронного документооборота  подтверждает, что ряд вопросов  не является характерным для прежних инструментов делопроизводства и требует специальной регламентации

  Пример: порядок подключения пользователей к системе, ведение справочников-классификаторов, работы с электронными файлами и др.

 

Эти вопросы могут быть отражены либо в специальном, изданном для организации документе, либо в отдельных взаимоувязанных документах, регламентирующих работу службы делопроизводства и структурных подразделений.

   Обосновывая  необходимость  увеличения доли электронных  документов в процессе управления, следует учитывать особенности использования бумажных и электронных документов, их преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации. Можно провести сопоставление электронных документов с бумажными по их характеристикам, имеющим значение в управленческой деятельности.

 

 

Требования  к оформлению документов и приданию им юридической силы.

 

Эти требования для бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами.  В электронных документах состав реквизитов и последовательность их расположения могут быть такими же, как в бумажных, а  могут быть и специфическими.

 

Пример: если электронная копия получена в результате сканирования бумажного документа.

 

Требования  к оформлению электронных управленческих документов и большинства их реквизитов пока не стандартизированы. Законодательно установлено, что в случае  использования электронных документов для их удостоверения применяется  Электронная цифровая подпись (ЭЦП). Пока регламентирован только ряд вопросов, относящихся к использованию ЭЦП. Требования к оформлению электронных документов в целом должны быть более жесткими, чем для бумажных документов, так как при использовании каналов связи и при взаимодействии различных систем (если не обеспечена совместимость программно-технических средств), передача информации может не состояться, либо она не будет доступной для восприятия человеком, например, иногда письма, приходящие по электронной почте, нуждаются в перекодировании.

  В   деятельности государственных организаций  вопросы регламентирования кодирования, способов передачи информации и ответственности передающей и принимающей стороны подробно описаны и утверждены соответствующими документами.

 

Например: в Типовом соглашении об обмене электронными документами между управлениями Федерального казначейства по субъектам Российской Федерации и территориальньными управлениями Федерального агентства по управлению федеральным имуществом, утвержденным 14 апреля 2005 г., содержатся условия начала обмена электронными документами и основания для его прекращения, правила использования средств криптографической защиты информации  средств электронной цифровой подписи, основания признания юридической силы электронных документов, права, обязанности и ответственность сторон, порядок решения разногласий.

 

(Криптографическая защита информации - Криптографическая защита информации (зашифрование, расшифрование) - процесс преобразования открытой информации с целью сохранения ее в тайне от посторонних лиц при помощи некоторого алгоритма, называемого шифром. Для зашифрования информации сторонами используется алгоритм криптографического преобразования ГОСТ 28147-89, программно реализованный в сертифицированном ФАПСИ средстве криптографической защиты информации. Расшифрование является обратным процессом зашифрования).

 

Время транспортировки  документов.

 

Это одна из основных характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией  и ее своевременное предоставление. Критичность времени доставки документа  обусловила появление понятия «ускорение документооборота». Для бумажных документов данная характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по почте, доставить самолетом и так далее). Электронные документы имеют в этом случае неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных  секундами и минутами.

 

Справочно-информационная работа.

 

Это поиск  информации в информационном фонде  по атрибутам документа и по содержанию. Для бумажных документов эта процедура может быть трудоемкой, особенно если нет продуманной системы классификации информации и документов.

  Для электронных документов задача максимально упрощается  и сокращается по времени. Использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и документы, связанные с ним тематически или по формальным признакам. Отпадает необходимость дублирования массивов информации для различных задач. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться информацией в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа в систему.