Системы документооборота

 

Возможность сделать копию документа.

 

В случае изготовления копии на бумажном носителе можно использовать несколько  вариантов в зависимости от используемых технических средств. Так, на бумажном носителе копии могут быть получены средствами репрографии и оперативной полиграфии. На фото – микрофотопленке копии могут быть получены с помощью средств фотографирования, микрофильмирования и др. электронную копию бумажного документа можно получить путем сканирования.

  В случае  получения копии с электронного  документа трудоемкость и время  получения копии значительно  уменьшаются.

 

Например: можно либо сканировать файл, либо дополнительно распечатать документ, либо ввести информацию на микрофотоносители и т. д. Файл документа может быть вложен в электронное сообщение и отправлен по электронной почте, а так же размещен

в  информационной системе, где возможно обеспечение  доступа к нему сотрудников (например, корпоративные системы документооборота, Интернет - технологии и т.д.). в этом случае не нужно изготовлять бумажные копии документов для ознакомления большего числа сотрудников.

 

Возможность при ознакомлении с документом выделить интересующий фрагмент.

 

На бумажном носителе следы пометок, сделанных чернилами, обычно остаются. В случае электронного документа, если позволяет его формат записи, требуемый фрагмент можно выделить (например. Цветом или шрифтом), а затем это выделение убрать. При этом на документе при его прочтении человеком не остается.

 

Удобство восприятия информации.

 

 Данным качеством пока в  большей мере обладают бумажные  документы.  По восприятию электронные  документы отчасти сравнимы со  средневековыми свитками: для просмотра  документа его файл прокручивается  перед глазами. По данным американских исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 25 % медленнее, чем при прочтении с листа бумаги.

 

Возможность работы с несколькими документами  одновременно.

 

Данная характеристика важна для  руководителей  и специалистов, занимающихся аналитической и научной работой. Нередко  возникает ситуация, когда сотрудник, «облажавшись» документами с печатными изданиями и сопоставляя информацию, обнаруживает некоторые  особенности и детали, которые он не замечает при последовательной работе с документами.  «Многооконная» работа с файлами также дает возможность одновременно работать с несколькими документами, хотя при этом в каждый момент обозрима лишь часть информации на мониторе.  Восприятие информации человеком носит при этом преимущественно логический характер, и не всегда  возникает целостный взгляд на документ. По мере совершенствования компьютерной техники возможность одновременно работать  с несколькими документами будет расширяться.

 

Утомляемость  при работе с документами (без  учета характера и содержания информации).

 

 Считается, что утомляемость  при работе с компьютером больше, чем при работе с бумажными  документами. Из органов чувств  основная нагрузка приходится  на зрение. Существуют рекомендации по оптимальной продолжительности времени, проводимого за компьютером, и перерывов в работе. Вместе с тем по мере совершенствования компьютерной техники, в том числе мониторов, утомляемость при работе с электронными документами несколько уменьшается.

 

Специально  оборудованное рабочее место  для восприятия информации.

 

 Для восприятия человеком  информации обычного документа  на бумажном носителе специальных  усилий не требуется, достаточно  лишь приемлемого освещения. Для  работы с электронными документами требуется компьютер, а при необходимости их передачи адресату – телекоммуникационные каналы. В настоящее время использование корпоративных компьютеров и мобильных  средств связи способствует решению части этих  проблем.

 

Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком.

 

 

 Сохранность документа на  бумажном носителе определяется  длительным периодом его старения  и разрушения, который зависит  от качества бумаги( например, существует  так называемая бескислотная  бумага, срок стойкости которой исчисляется столетиями).  Важным является способ нанесения информации на бумагу *чернила, паста, а также средства используемые в матричных и струйных  или лазерных принтерах).  Для восприятия человеком информации через длительное время не требуется специальных устройств в целях его преобразования, достаточно знать язык, на котором написан текст документа. При работе с электронными документами необходимо учитывать, что жизненный цикл программ и носителей записи бывает меньше, чем требуемый срок хранения документа. Отсюда возникает проблема перезаписи срок хранения на другой носитель.  К другим возможным способам хранения электронных документов иногда носят сохранение соответствующих технических и программных средств воспроизведения информации, распечатку электронных документов на бумаге и заверение выданных копий.

При работе с бумажными документами  для обеспечения их физической сохранности  в архивах может создаваться  фонд использования (как на бумажных. Так и на других носителях) или  страховой фонд. Аналогично для обеспечения сохранности базы данных и повышения устойчивости компьютерной системы выполняется резервное копирование информации.

 

 Информационная  безопасность и защита информации.

 

 

      Для бумажных документов защита информации от несанкционированного доступа может быть обеспечена в результате физической недоступности (например, хранение в сейфе, в запираемом ящике стола, передача под расписку) для электронных документов эта задача решается путем использования средств регламентации доступа пользователей к компьютерным базам данных. Отдельная проблема – техническая защита информации, в том числе от компьютерных вирусов и хакеров.

 

Сфера применения (бытования) документов.

 

Документы на бумажных носителях применяются  повсеместно. Электронные документы  используются теми участниками коммуникаций (организациями и физическими  лицами), которые имеют соответствующую  компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития   оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы.

  Использование технологий электронного  документооборота, в настоящее время  не означает полного исключения  из обращения документов на бумажном носителе. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности ее восприятия. Поэтому нельзя отвергать применение бумажных носителей документов, когда нужно обеспечить длительное хранение информации. При этом можно использовать в работе электронные копии документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях. Для оперативного информационного обеспечения электронные документы имеют неоспоримые преимущества.

 

   Всю совокупность управленческих  электронных документов можно  условно подразделить на  2 группы:

 

1. документы, для которых электронная форма будет являться основной;
2. документы, которые и в обозримом будущем будут создавать на бумажной основе. Для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе. Вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.

 Эффективная организация документооборота и архива предполагает сочетание документов на бумажном, электронном носителях информации применительно к конкретным задачам.

 

 Этапы внедрения  системы электронного документооборота.

 

 Внедрение корпоративной системы  с использованием электронного документооборота должно осуществляться поэтапно.

На первом этапе  решаются организационные вопросы, регламентируются использованием системы, проводится оптимизация и унификация документооборота, обучение сотрудников, накапливается необходимый опыт работы подразделений в условиях корпоративной технологии. Работ на этом этапе может вестись с электронными регистрационными карточками без прикрепления к ним файловых документов.

На втором этапе  определяются разновидности документов, с которых следует начинать использование электронного документооборота. Это могут быть внутренние либо распорядительные документы, переписка с вышестоящими организациями, то есть те документы, к которым чаще всего обращаются в справочно-информационных целях.

На третьем этапе  происходит масштабное использование функциональных возможностей системы, в том числе электронного документооборота.

Круг пользователей  корпоративной системы также должен расширяться поэтапно: от работников службы ДОУ (документальное обеспечение управлением) и секретарей в структурных подразделениях организации до руководителей и специалистов. При расширении числа пользователей рекомендуется начинать с наиболее  психологически подготовленных и квалифицированных сотрудников, используя их опыт и навыки при освоении технологии другими сотрудниками.

  следует внедрять технологию в тех подразделениях, где наиболее очевидны насущная необходимость и эффект от ее реализации.

Возникают следующие задач:

- если сотрудники не умеют  пользоваться системой автоматизации  документооборота, то следует организовать обязательный процесс обучения, предусмотреть это умение  в качестве квалификационного требования для занятия определенных должностей;

-  если сотрудники еще не  привыкли к автоматизированной  технологии, то необходимо контролировать, оказывать методическую помощь, проводить оптимизацию процессов работы;

-  если сотрудники не хотят  работать по-новому, то нужно использовать  систему мотивации персонала,  стимулов и, при необходимости,  санкций, разъяснять преимущества  и перспективы новой технологии.

 Бывают ситуации, когда сотрудники считают, что с электронными документами им работать неудобно. Здесь могут действовать как ранее сформировавшиеся стереотипы, так и реальные обстоятельства. Частично они могут быть связаны с необходимостью дальнейшей оптимизации бизнес-процессов, управленческих процедур, то есть нужно не только заменить бумагу электронными носителями, но и совершенствовать процессы работы на основе новых информационных технологий.

     На стадии внедрения  и освоения системы документооборота может быть период одновременного сосуществования новой старой технологий. На каждой стадии процесса внедрения системы автоматизации документооборота должен расширятся круг его участников. Например, в большой организации может потребоваться поэтапное подключение к системе начала канцелярии, а затем и остальных структурных подразделений с соответствующим увеличением числа пользователей.

  Максимальный эффект от внедрения  автоматизированной системы, охватывающей  документооборот всей организации, достигается лишь тогда, когда все запланированные подразделения будут подключены. Необходимо предусмотреть проведение мероприятий по разъяснению возможностей корпоративной технологии для всех должностных лиц и будущих пользователей системы: руководство организации, руководителей подразделений.

  Необходимо спланировать время,  требуемое для ознакомления работников  с новой технологией и для  ее освоения. Поспешность с внедрением  порождает затруднения, связанные  с тем, что работники организации  не смогут приспособиться сразу к большому числу изменений. При чрезмерном же затягивании этого процесса также может значительно снизится эффект от нововведения. С учетом этих обстоятельств важно при внедрении корпоративной системы автоматизации документооборота разработать план-график подключения подразделений.

  Проблемы, связанные с внедрением  новых технологий,  не сводятся  только к психологическому барьеру,  они так же охватывают сферу  экономических и социальных интересов  работников организации. Если  работник предполагает, что внедрение новшества приведет к ущемлению его интересов, то он будет выступать против него. Следовательно, важно обеспечить работников информацией о преимуществах новой технологии (для организации, подразделения, отдельного сотрудника), продумав систему обучения.

      К другим возможным  препятствиям внедрения системы  автоматизации документооборота  и электронного документооборота  относится несогласованность действий, невыполнение функций, нерешительность  руководства, неподготовленность  и неуверенность сотрудников. На это процесс оказывает влияние и особенности корпоративной культуры. Если сотрудники организации в течении длительного времени были ориентированы на поддержание существующего порядка работы, а восприимчивость к нововведениям и стремление к повышению квалификации не являлись чертой корпоративной культуры и системы приоритетов в менеджменте, то при реализации нововведений могут возникнуть управленческие проблемы.

 

Системы электронного документооборота на российском рынке.

 

Базовыми инструментами комплексной автоматизации управления документооборотом является:

- системы управления электронными  документами (Electronic Document Management –EDM)

- потоками работ (Workflow Management Systems – WMS)

- управления электронными архивами.

 

EDM -  системы управляют документацией как полноценным ресурсом предприятия,

WMS –занимаются обработкой документов как бизнес-процессов, а архив служит электронной «информационной площадкой».

Предназначение классических EDM – систем – хранение и поиск электронных документов, контроль прав доступа и управление версиями. Они хранят  сведения, описывающие документ, собирают статистику его использования, заботятся о согласованности содержания коллективно обрабатываемых документов и папок, а также доставке документа тем руководителям и специалистам, которым он предназначен. В отличие от электронных  архивных систем, оперяющихся неизменяемыми информационными  единицами, в EDM-системах документ (таким документом может быть файл, созданный в MS Office) переживает все стадии составления. Дополнения. Изменения, согласования и утверждения, комбинируется с другими документами и обрастает различными сведениями о статусе, адресах рассылки и датах обратного предъявления, прежде чем его окончательная версия попадет в архив.