Ведение учета материалов

 Сортовой  количественный учет движения материальных ценностей, находящихся на хранении на складах организации ведет на карточках складского учета (ф. № М-17). Карточки открывает бухгалтерия на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом.

 Учет  ведется по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам. По мере поступления материалов на склад заведующий складом (кладовщик) выписывает приходный ордер и регистрирует его в карточке учета материалов в графе «Приход».

 На  основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований) в карточке регистрируется расход материала. Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и после записи выводится остаток.

 Кладовщик в установленные графиком документооборота сроки сдает в бухгалтерию первичные документы и составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. № М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся.

 На  складах с небольшой номенклатурой  материалов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета, где на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью.

 Складской учет материальных запасов может  вестись при помощи компьютера. В  этом случае  кладовщиком вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета и данные первичных учетных документов непосредственно в компьютер.

 За  определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей, в которой  отражаются: номера лицевых счетов, номенклатурный номер (если имеются); наименование материальных ценностей; единица измерения; цена; остаток на начало отчетного периода; приход за отчетный период; расход за отчетный период; остаток на конец отчетного периода.

 Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на отдельные даты, то есть без указания оборотов (ф. № М-14). 

2.3. Учет  материалов в бухгалтерской службе  предприятия. 

 Аналитический и синтетический учет материалов.

 Все первичные  учетные документы  по движению материальных ценностей  на складах организации должны быть сданы в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки.

 Полученные  со складов первичные документы  подвергаются в бухгалтерии контролю по законности операций и правильности их оформления. Существует несколько способов аналитического учета материалов: оборотный (количественно - суммовой) и оперативно – бухгалтерский (сальдовый).

 При оборотном методе (с использованием оборотных ведомостей) могут применяться два варианта: сортовой и способ учета по номенклатурным номерам.

 Сортовой  способ.

 На  каждый вид и сорт материалов бухгалтерия  открывает карточки количественного  – суммового (аналитического) учета, в котором на основании первичных документов фиксируется операции поступления и расходов материалов по количеству и сумме (на складах – только количественный учет). Этот способ учета в бухгалтерии дублирует складской учет на карточках учета материалов. По окончанию месяца в карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за месяц и определяют остатки материалов. По этим данным составляют оборотные ведомости аналитического учета отдельно по каждому складу. Итоговые данные по всем оборотным ведомостям (свободной оборотной ведомости) аналитического учета должны совпадать с оборотами и остатками на соответствующих аналитических счетах.

 Способ  учета материалов по номенклатурным номерам.

 В этом случае в бухгалтерии не ведутся  карточки аналитического учета. Все  первичные документы по приходу и расходу группируются по номенклатурным номерам, а в конце месяца подсчитываются итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материала и записывают в оборотные ведомости в натуральном и денежном выражении по каждому складу в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов.

 Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов.

 Сальдовый метод учета материалов заключается  в том, что в бухгалтерии организации не дублируется складской учет и не составляются оборотные ведомости по номенклатуре материалов и является более прогрессивным методом.

 В бухгалтерии  учет движения материалов ведется в  разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов материалов только в денежном выражении, исходя из учетных цен. В качестве регистров аналитического учета используются карточки учета материалов, ведущихся на складе, которые не реже одного раза в неделю работник бухгалтерии проверяет на правильность ведения и данные на карточках учета материалов подтверждаются своей подписью.

 В конце  месяца заведующий складом переносит  количественные данные об остатках на первое число по каждому номенклатурному  номеру материалов из карточек учета  материалов в «Ведомостях учета  остатков материалов» (сальдовые ведомости).

 В бухгалтерии  остатки материалов, записанные в  сальдовой ведомости, таксируют  по твердым учетным ценам и  выводят итоги по отдельным учетным  группам материалов и в целом  по складу.

 При учете материалов с использованием компьютера все необходимые для  учета и контроля регистры бухгалтерского учета составляются автоматизированным способом. В ведомостях отражаются обороты и остатки по каждому  номенклатурному номеру материалов по количеству и сумме. Ведомости составляются в двух экземплярах – для бухгалтерской службы и склада.  

 Синтетический учет материалов

 Независимо  от принятого метода аналитического учета материалов (оборотный или  сальдовый) в бухгалтерии должен вестись синтетический учет движения материалов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них – по складам (кладовым, материально – ответственным лицам) и группам материалам.

 Ежемесячно  данные о движении материалов обобщаются в ведомостях движения материалов (накопительных ведомостях), где группировка ведется раздельно по каждому складу (подразделению, другим местам хранения материалов). Ведомости составляют отдельно по приходу и расходу материалов и могут вестись по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. Итоги из ведомостей движения материалов по складам ежемесячно переносятся в сводную ведомость движения материалов, где приводятся данные об остатках материальных ценностей на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета.

 Данные  сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с данными аналитического учета, то есть с оборотными ведомостями  и сальдовыми ведомостями.

 В случае организации учета с использованием компьютера накопительные ведомости по приходу и расходу материалов могут не составляться, так как формирование показателей, отражающих движение материалов в целом по синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета, отражаются непосредственно в результате обработки первичных документов (приемных актов, накладных, требований и тому подобное).

 Синтетический учет наличия и движения материальных ресурсов ведут на счете 10 «Материалы». Счет 10 имеет одиннадцать субсчетов:

 10/1 – Сырье и материалы;

 10/2 – Покупные полуфабрикаты и  комплектующие изделия

 10/3 – Топливо

 10/4 – Тара и тарные материалы

 10/5 – Запасные части

 10/6 – Прочие материалы

 10/7 – Материалы, переданные на  переработку на сторону

 10/8 – Строительные материалы

 10/9 – Инвентарь и хозяйственные  принадлежности

 10/10 – Спецоснастка и спецодежда  на складе

 10/11 – Спецоснастка и спецодежда  в эксплуатации.

 Отражение материальных ценностей в бухгалтерском  учете может строиться по-разному:

 I вариант: непосредственно на счете 10 «Материалы» (без использования счетов 15 и 16).

 II вариант: с использованием счетов 15 «заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «отклонение в стоимости материальных ценностей».

 Если  предприятие ведет учет заготовления материалов на счете 10 «Материалы» (без применения счетов 15 и 16), то все данные о фактических расходах собираются по дебету счета 10 «Материалы». Оприходование материалов отражается записью: Д10 – по покупательной цене; Д19 – на сумму НДС и К60, 20, 23,71,76 и другие в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие.

 Приведу примеры типовых операций по учету  заготовления материалов:

а) Приобретение материалов у поставщиков для производственных и хозяйственных нужд:

1. На основании накладной и счета-фактуры поставщика Д10 К60
2. Учет НДС по оприходованным материалам Д19 К60
3. Транспортные расходы по приобретению материалов (на основании счета-фактуры транспортной организации) Д10 К60
4. Отпущенные материалы в производство (хозяйственные нужды) Д20,23,25,26,29,44 К10

б) Приобретение материалов работниками организации  за счет сумм, выданных под отчет:

1. Выданные работнику денежные средства под отчет Д71 К50
2. Оприходованные материалы Д10 К71
3. Выделен НДС по оприходованным материалам Д19 К71
4. Отпущены материалы в производство Д22,44 К10

 Этот  вариант учета позволяет оценивать  материалы  как по фактической  себестоимости их приобретения, так  и по учетным ценам, а отклонения от фактической стоимости материалов выявляются не на синтетических счетах, а в регистрах текущего учета (ведомостях, таблицах). Учет материалов сразу на счете 10 технически проще, но менее информативен.

 Если  учет заготовления материалов на предприятии  ведут II вариантом (с использованием счетов 15 и 16), то все затраты, связанные с приобретением материалов, на основании поступивших в организацию расчетных документов поставщиков собираются на дебете счета 15 «заготовление и приобретение материальных ценностей», дебете счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» и кредиту счетов 60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчет с разными дебиторами и кредиторами» другие.

 При этом запись Д15 К 60 производят при поступлении  в организацию расчетных документов поставщика независимо от момент поступления самих материалов, то есть на дебете счета 15 отражается покупная стоимость материалов (фактическая себестоимость).

 По  окончанию месяца поступившие материалы  оцениваются по учетным ценам  и отражаются проводкой: Д10 К15. Путем  составления оборотов по дебету (фактическая себестоимость) и по кредиту (стоимость по учетным ценам) счета 15 определяется отклонение фактической себестоимости материалов по учетным ценам (экономия или перерасход). Выделенную сумму отклонения списывают на счет 16 (экономия учитывается по кредиту, перерасход по дебету). Накопления на счете 16 дебетовые и кредитовые отклонения от учетных цен списываются (сторнируются) по дебету счетов учета производственных затрат.

 Типовые операции по учету заготовления материалов с использованием счета 15 и счета 16:

1. Оприходованы полученные материалы по учетным ценам Д19 К15
2. Оприходованы полученные материалы по расчетным документам поставщика Д15 К60
3. Выделен НДС по полученным материалам Д19 К60
4. Списаны фактические затраты по доставке материалов собственными силами организации Д15 К23,71
5. Списана разница между фактическими расходами на приобретение материалов и учетной ценой этих материалов на сумму сформировавшегося сальдо по счетам 15 на конец месяца Д16 К15
6. Списано отклонение в стоимости материалов на конец месяца    Д20,44 К16