Учет расчетов с подотчетными лицами

  Для утверждения и списания израсходованных  подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1.

  Работник  должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание  с заполненным и подписанным  отчетом о его выполнении (форма  № Т-10а, утвержденная постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26). На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.

  В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых  отчетов и приложенных к ним  документов на оплату услуг, погашение  задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

  При проверке документов, прилагаемых к  авансовому отчету, устанавливается  наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача отчета на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

  Если  работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

  Таким образом, при учете задолженности  подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

  Возникающие в бухгалтерском учете по операциям  в иностранной валюте курсовые разницы  отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные  доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете. 

  4.8 Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы

  Удержание из зарплаты работника для погашения  его задолженности работодателю может производиться для погашения  неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).

  Трудовое  законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно статье 139 ТК РФ, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, – 50% заработной платы, причитающейся работнику. Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока (от даты утверждения авансового отчета), установленного для возвращения аванса, погашения задолженности (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания возможны только в судебном порядке.

  Если  администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы  работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности). Согласно ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме. В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  5. Представительские  расходы организации

  Организация с целью расширения взаимовыгодного  сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

  В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

  В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.

  Проводиться подобные мероприятия (официальный  обед, ужин и др.) могут либо непосредственно  в самой организации, либо с выездом  на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т.д. 

  5.1. Оформление первичных документов

  Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий  в соответствии со ст.9 Закон N 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

  Включение представительских расходов в себестоимость  продукции (работ, услуг) разрешается  только при наличии первичных  учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

  Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

  1) оформление так называемых подготовительных  документов;

  2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

  3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных  средств.

  Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.

  На  первом этапе в организации составляется и протоколом правления (В ООО «СТиТ») утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

  На  этом же этапе издаются внутренние организационно-распоря-

  дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

  - перечень официальных лиц организации,  имеющих право участвовать в  переговорах и, следовательно,  получать под отчет средства  на представительские расходы;

  - порядок выдачи подотчетных сумм  на представительские расходы;

  - порядок расходования средств  на представительские расходы;

  - документальное оформление представительских  расходов;

  - порядок осуществления контроля  над расходованием и списанием  средств на представительские  расходы;

  - нормирование отдельных видов представительских расходов.

  На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно  связанные с проведением конкретного  представительского мероприятия. К  таким документам относятся:

  - распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

  - распоряжение о направлении приглашения  на деловую встречу, который  должен содержать цель прибытия  представителей сторонней организации;

  - программа проведения деловой  встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

  На  третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

  - отчет о расходах на проведение  деловой встречи;

  - авансовый отчет с приложенными  документами, подтверждающими произведенные  расходы.

  Такими  документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

  Все первичные документы должны соответствовать  требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ. 

  5.2.Бухгалтерский учет

  Документы, регулирующие порядок организации  и ведения бухгалтерского учета  в организации, не содержат понятия "представительские расходы".

  Но  если понесенные организацией затраты  по своему характеру можно отнести  к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).

  При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы  согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

  В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

  Порядок включения затрат, произведенных  организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах  в целях установления и (или) поддержания  взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

  К представительским относятся расходы  организации:

  1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного  мероприятия);

  2) транспортное обеспечение доставки  принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

  3) буфетное обслуживание во время  переговоров;

  4) оплата услуг переводчиков, не  состоящих в штате организации,  по обеспечению перевода во  время представительских мероприятий.

  Не  относятся к представительским  расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения  заболеваний.

  Представительские расходы организации принимаются  в целях налогообложения прибыли  в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. "Сверхнормативные" суммы представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

  В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п.1 ст.318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода. 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Выводы 

     На  примере ООО «СОВ Аудит» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.