Учет расчетов с подотчетными лицами

  Пример

  В ООО «СТиТ» на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации «Нефтемаркет» по безналичному расчету. Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:

  Дебет 71 Кредит 50 – 500 руб. – выданы наличные деньги водителю;

  Дебет 10 Кредит 71 – 445 руб. – на сумму закупленных запасных частей водителем;

  Дебет 44 Кредит 10 – 445 руб. – списание замены запчасти старой на новую.

    Товарный  чек необходим для расшифровки  сведений, указанных в кассовом чеке, в частности для указания конкретного  перечня приобретенных товаров (например, степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее название (например, канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.).

  В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры, количества и стоимости приобретенных организацией товаров.

  В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных  товаров представители организации  должны составить акт, фиксирующий  номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.

  Таким образом, кассовый чек фиксирует  факт оплаты, а товарный чек является своеобразной накладной, отражающей получение  подотчетным лицом оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно-материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции товарного чека.

  При покупке товаров у частных  лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае первичным документом.

  Данный  акт должен содержать реквизиты, перечисленные в п. 13 Положения  по бухгалтерскому учету и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина  России от 29.07.1998 N 34н: наименование документа, дату составления, наименование предприятия, от имени которого составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

  Если  торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность  расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

  Следует подчеркнуть, что сделки, в которых  подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные  ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.

  На  практике встречаются случаи, когда  работник организации закупает товар  за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

  Во  избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

  При этом после одобрения сделки у  организации возникает задолженность  по возмещению работнику произведенных  им расходов. Выдача из кассы организации  средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

  В этом случае подобные операции могут  отражаться следующими записями:

  Дебет 10, 41 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

  Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его  отдельной строкой);

  Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность  организации перед работником на основании авансового отчета;

  Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность  перед физическим лицом по приобретенным  товарно-материальным ценностям

  Возможен  и другой вариант, когда работник может также заранее заключить  договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров.

  В этом случае в бухгалтерском учете  организации должны быть сделаны  следующие записи:

  Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию (момент предоставления ссуды);

  Дебет 10, 41 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным  лицом;

  Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;

  Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.

  Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном  порядке.

  Организация рассчитывается с физическими лицами за товары, как правило, наличными деньгами через подотчетных лиц (или же напрямую через кассу). При этом лимита расчетов в 60 000 рублей по одной сделке можно не соблюдать (этот лимит, установленный ЦБ РФ, касается только расчетов с юридическими лицами). В ООО «СТиТ» возможен закуп материалов у юридического лица (ООО «Энки») подотчетным лицом (Приложение 7). Продавцом выписывается счет-фактура.

  Операции  по закупке должны оформляться первичными документами, а именно – закупочным актом. Каждая организация вправе разработать  свою форму этого документа, так как унифицированной нет. Выплата денег физическим лицам может оформляться и специальной приемо-закупочной ведомостью.

Пример

  В феврале 2011 года организация выдала под отчет своему сотруднику 80 000 руб. на закупку у населения бывших в употреблении компьютеров. В этом же месяце работник нашел продавца – физическое лицо и приобрел у него ЭВМ за 32 000 руб. Компьютеры предназначены для работы самой организацией.

  Остаток неизрасходованных средств сотрудник  сдал в кассу организации.

  В феврале 2011 года в бухгалтерском учете предприятия будут сделаны следующие проводки:

  Дебет 71 Кредит 50 – 80 000 руб. – выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы на закупку компьютеров;

  Дебет 41 Кредит 71 – 32 000 руб. – оприходованы два компьютера на основании авансового отчета и закупочного акта;

  Дебет 50 Кредит 71 – 48 000 руб. – возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  4. Служебные командировки.

  Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее - ТК РФ).

  Инструкция  не указывает, что следует считать  местом постоянной работы. На практике местом постоянной работы считается расположенное в определенном населенном пункте предприятие, либо отдельная его часть, участок, отделение, объект предприятия, работа в котором обусловлена трудовым договором. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное объединение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

  Не  признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

  Рабочие и служащие обязаны выполнять  распоряжение руководителя учреждения или вышестоящего органа о направлении  в командировку. Отказ от такой поездки считается нарушением трудовой дисциплины. Уважительными причинами признаются, например, болезнь самого работника, члена его семьи, нуждающегося в уходе, обучение без отрыва от производства и др.

  Нельзя  направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечными профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений, ст. 259, 268 ТК РФ).

  Направлять  в служебные командировки женщин, имеющих, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускаются только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

  Сказанное выше относится и к работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов  с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением, а также, согласно ст. 264, распространяется на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

  Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

  Работник - совместитель может также быть направлен в командировку. Средний  заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» далее – Инструкция № 62).

  Только  штатные работники, заключившие  с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку.

  Если  физическое лицо не состоит в штате  предприятия, но выполняет для этого  предприятия какие-либо работы (оказывает  услуги), связанные с поездкой в  другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права.

  К договорам гражданско-правового  характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и иной договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.

  К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие.

  Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые  связаны с:

• покупкой материально-производственных запасов;
• осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.);
• подготовкой и повышением квалификации работников;
• участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет вклады (акции);
• другими аналогичными нуждами.