Учет расчетов с подотчетными лицами

     Расходовать полученные под отчет суммы допускается  лишь на те цели, на которые они выданы.

     Лица, убывающие в командировки и прибывающие  из них, в организациях регистрируются в специальных журналах.

     Днем  выезда в командировку считается  день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. Если место отправления транспортного средства находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда туда. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством. В случае, когда по распоряжению нанимателя работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки по решению нанимателя предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

     Вопрос  явки на работу в день отъезда в  командировку или в день прибытия из командировки решается по договоренности с нанимателем.

     Направление в командировку работника, работающего  по совместительству, допускается в  свободное от основной работы время (при представлении подтверждения  с основного места работы) или  в случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работе.

     За  командированным работником сохраняются  место работы (должность) и средний  заработок за время командировки. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется  за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Пересылка зарплаты командированному работнику по его просьбе производится за счет организации.

     При командировке лица, работающего по совместительству, средний заработок  ему сохраняется в той организации, которая его командировала. В  случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой  работе средний заработок сохраняется  по обеим должностям (работам), а  расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями  по соглашению между ними.[2, c.86]

     После возвращения из командировки работник в течение трех дней отчитывается о проделанной работе во время  командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и др.

     Командированному  работнику возмещаются расходы  по найму жилого помещения, проезду, выплачиваются суточные и другие расходы в соответствии с действующим  порядком.

     Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются  в размере оплаченных счетов (квитанций) и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме случаев, когда командированному предоставляется бесплатное помещение), без представления подтверждающих документов — по нормам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь. Когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги (предоставление проживающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), то они также подлежат возмещению. Если же в стоимость номера (места) включена стоимость завтрака, суточные возмещаются командированному в размере 70 % от установленной нормы.[4, c.28]

     Расходы по междугородным телефонным переговорам  возмещаются командированным работникам лишь в случае, когда они производились  в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих  квитанций с подтверждением необходимости  этих переговоров нанимателем.

     Водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным  вместе с ними, останавливающимся  в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы  по найму жилого помещения за время  нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях по нормам, установленным  Министерством финансов Республики Беларусь.

     Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере  стоимости представленных проездных  документов (включая страховые платежи  и комиссионный сбор). Командированному работнику возмещаются также  расходы по бронированию билетов. В  исключительных случаях, при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района, плата  за проезд без представления проездных  документов с разрешения нанимателя может быть компенсирована по минимальной  стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом  общего пользования (кроме такси) к  станции, пристани, аэропорту, если они  находятся за чертой населенного  пункта. Расходы за пользование в  поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах без представления  подтверждающих документов.

     Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточные за каждый день нахождения в командировке по нормам, устанавливаемым Министерством  финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются  по тем же нормам, что и за время  пребывания в месте командировки.

     При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места  работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места  командировки к месту своего постоянного  жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем (оговаривается  в приказе о командировании работника) с учетом дальности расстояния, условий  транспортного сообщения, характера  выполняемого задания, а также необходимости  создания работнику условий для  отдыха.[4, c.64]

     В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему  на общих основаниях возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные, расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту работы должны быть удостоверены в установленном порядке.

     За  время временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается  на общих основаниях пособие по временной  нетрудоспособности, и эти дни  не включаются в срок командировки.

     В случае использования командированным  работником своих выходных дней в  месте командировки до начала или  после ее окончания оплата проезда  работнику производится на общих  основаниях, а суточные и расходы  по найму жилого помещения за эти  дни не возмещаются.[5, c.68]

     При командировках за рубеж расходы  до момента пересечения границы  Республики Беларусь и обратно возмещаются  в установленном порядке. Для  оплаты проезда от границы и обратно  до границы, за гостиницу в стране пребывания и на личные расходы (суточные) в обслуживающем организацию  учреждении банка командированному работнику деньги обмениваются на иностранную  валюту. Валютные средства выдаются в размерах, установленных нормами командировочных расходов в иностранной валюте, утвержденными Минфином РБ.

Например, начальник отдела маркетинга отправлен в командировку с 01 апреля по 07 апреля. День отъезда 1 апреля, день приезда – 7 апреля.

Страна  назначения РФ, г.Москва – выставка продукции лесоперерабатывающего  комплекса РФ.

Суточные  в РФ составляют 15 долл. США.

Фактические расходы составили:

Проживание  в гостинице 850 росс. руб. в сутки.

Количество  суток нахождения в гостинице  – 6 суток.

Фактическое количество нахождения дней в командировке – 7 дней.

Билеты  на самолет в обе стороны – 232 евро.

Стоимость посещение выставки – 400 росс. руб.

Стоимость расходов пг командировке:

Гостиница – 6 * 850 = 5100 росс. руб.

Суточные  – 15 * 7 = 105 долл.США

Итого расходов по авансовому отчету:

5500 росс. руб.

105 долл.США

232 евро

Пример  расчета командировки по РБ:

Водитель  отправлен в командировку в г.Барановичи с 01 по 03 апреля.

Суточные  составляют 15000 руб. в сутки.

Расходы на проживание вы гостинице – 41000 руб. за сутки

Итого подлежит включению в авансовый  отчет:

15000 * 2 + 41000 * 2 = 112000руб.

День  приезда и день отъезда считаются  одними сутками.

 

2.2 Учёт расчётов  с подотчётными лицами по средствам,  выданным на операционно-хозяйственные расходы

 

     Для учета денежных средств, выданных под  отчет своим работникам (состоящим  в списочном составе) на административно-хозяйственные  и операционные расходы и служебные  командировки, предназначен активно-пассивный  счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

     Денежные  средства выдаются под отчет в  соответствии с Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь.

     Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту  командировки и обратно, суточных за каждый день командировки, расходов за наем помещений на срок командировки в соответствии с законодательством  Республики Беларусь.

     Выдача  наличных денег на расходы, связанные  со служебными командировками, может  быть произведена за счет возврата средств, ранее выданных на эти цели и хранящихся в кассе субъекта хозяйствования, предпринимателя в  пределах установленного лимита остатка  кассы. Под отчет суммы выдаются на основании оформленного расходного кассового ордера.

     Порядок выдачи наличных денег под отчет  заключается, прежде всего, в обязательном предварительном обеспечении уполномоченных работников авансом на предстоящие  хозяйственно-операционные расходы.

     В исключительных случаях допускается  использование личных денежных средств  физических лиц, состоящих в трудовых отношениях, в интересах субъекта хозяйствования, предпринимателя на приобретение товарно-материальных ценностей, оказание услуг в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.[1, c.126]

     Субъекты  хозяйствования, предприниматели выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы экспедиций, геолого-разведочных  партий, а также отдельных подразделений  субъектов хозяйствования, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности субъектов хозяйствования, в размере и на сроки, определяемые руководителями, но не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка для расчетов между субъектами хозяйствования наличными деньгами в соответствии с законодательством Республики Беларусь и на сроки:

• не более трех рабочих дней — на хозяйственно-операционные расходы, производимые в месте нахождения организации, предпринимателя;
• не более десяти рабочих дней — на расходы, производимые вне места расположения организации, предпринимателя;
• до тридцати рабочих дней — в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, предъявить в бухгалтерию  организации, предпринимателя отчет  об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

     К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции, товаров, работ, услуг, относятся: кассовый чек либо квитанция к  приходному кассовому ордеру формы  № КО-1 с приложением к ним  копии товарного чека, квитанция  к отрывному талону формы № 20-ФС, квитанция формы № КВ-1, другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами. Выдача наличных денег под  отчет производится при условии  полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.