Предприниматели, использовавшие собственные денежные средства на покупку товарно-материальных ценностей, оказание услуг, обязаны  не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет  об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах  субъекта хозяйствования. Возмещение средств, использованных предпринимателями  в интересах субъекта хозяйствования, производится в установленной законодательством  Республики Беларусь и разрабатываемыми в соответствии с ним банковскими  правилами очередности платежей со счетов субъектов хозяйствования, предпринимателей.[1, c.128]

     В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в  журнале-ордере № 7. Он является комбинированным  регистром, сочетающим аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что  каждой выданной под отчет сумме  отводится в журнале-ордере одна строка.

     При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в  журнале-ордере № 03.

     Учет  наличия и движения подотчетных  сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № 5, которая ведется  по данным расходных и приходных  кассовых ордеров, авансовых отчетов  и других документов.

     Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым  отчетам списываются со счета 71 следующими проводками:

     К-т  сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

     Д-т  сч. 10 "Материалы" (07, 15, 16, 41) — на стоимость приобретения через подотчетных лиц материальных ценностей, а также расходы, связанные с их приобретением;

     Д-т  сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы" — на расходы, связанные с выполнением строительно-монтажных работ, перегоном транспортных средств и другими работами, требующими капитальных вложений;

     Д-т  сч. 20 "Основное производство" (23, 25, 26) — на суммы расходов, связанных с производством продукции, обслуживанием производства и др.;

     Д-.т  сч. 28 "Брак в производстве" — на суммы затрат, связанных с исправлением внешнего брака у покупателя;

     Д-т  сч. 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" — на суммы расходов, связанных с выполнением работ, относящихся к непромышленной деятельности организации;

     Д-т  сч. 44 "Расходы на реализацию" — на суммы расходов по командировкам работников, сопровождающих отгруженную покупателям продукцию (если такие расходы, согласно договорным обязательствам, не возмещаются покупателями), по организации рекламы, участию в выставках, ярмарках и других мероприятиях, связанных со сбытовой деятельностью;

     Д-т  сч. 45 "Товары отгруженные" на расходы, связанные с отгрузкой продукции, возмещаемые покупателями сверх стоимости товара и произведенные через подотчетных лиц;

     Д-т  сч. 50 "Касса" — при сдаче выручки за реализованные товары (продукцию) на рынке, выручки столовых, буфетов, при приобретении денежных документов через подотчетных лиц (марок, талонов, билетов и др.);

     Д-т  сч. 51 "Расчетный счет" (57) — на сданную выручку подотчетным лицом за реализованные товары (продукцию) на рынке;

     Д-т  сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" — на удержание невозвращенного остатка подотчетных сумм в пределах, разрешенных законодательством; выдачу заработной платы по трудовому соглашению из подотчетных сумм за выполнение погрузочных, транспортных и других работ по месту командировки работника организации;

     Д-т  сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" — при отнесении на виновных лиц своевременно не возвращенных подотчетных сумм;

     Д-т  сч. 86 "Целевое финансирование" — при оплате расходов из подотчетных сумм, связанных с целевыми мероприятиями.

     Д-т  сч. 92 "Внереализационные доходы и расходы" — на расходы по командировкам, связанным с выполнением работ по ликвидации последствий стихийных бедствий и иных чрезвычайных происшествий, вызванных экстремальными обстоятельствами; списание на убытки подотчетных сумм при невозможности их взыскания; оплата подотчетными лицами судебных издержек и сборов; списание сумм на командировочные расходы, произведенные сверх установленных норм;

     Д-т  сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" — на суммы невозвращенного остатка аванса, а также суммы, подлежащие удержанию по исполнительному листу;

     Д-т  сч. 97 "Расходы будущих периодов" — на суммы затрат, связанных с выполнением работ, относящихся к расходам будущих периодов;

 

2.3 Совершенствование  расчётов с подотчётными лицами

      Расчеты с подотчетными лицами являются наиболее трудоемкими, так как для получения  командировочных расходов бухгалтерии  необходимо снимать денежные средства по чеку из кассы предприятия.

      Таким образом, для упрощения и сокращения процесса документооборота предлагаю:

1. Создать группу лиц, получающих денежные средства подотчет. Данное нововведение поможет сконцентрировать движение подотчетных сумм в определенных руках. Что упростит контроль за ними.
2. Завести на каждого подотчетного лица пластиковую карточку. Облегчит выдачу денежных средств, по средством перечисления на карточку.
3. Выдачу денежных средств осуществлять путем перевода на пластиковую карточку. Сократит потери времени на оформление и заполнение чековых книжек и прочих банковских документов.
4. Списание неиспользованных сумм осуществлять не посредственно с карточки. Позволит в кратчайшие сроки погасить задолженность либо работника перед организацией либо наоборот.
5. Если сумма, снятая с карточки оказалась выше израсходованной, разницу между ними вычесть из заработной платы работника. Позволит сократить документооборот. Связанный с возвратом оставшихся неиспользованных подотчетных сумм.

      При ведении расчетов с персоналом по прочим операциям: возмещению ущерба и предоставлению кредитов предлагаю:

1. Для выдачи кредитов сформировать фонд на предприятии. Данный фонд поможет восстановить поврежденное оборудование тем самым обеспечит бесперебойную работу предприятия.
2. Выдачу кредитов осуществлять не наличными деньгами, а безналичными путем перевода на пластиковые карточки. Сократит наличный оборот денежных средств и документов.
3. По возмещению ущерба создать фонд на пополнение собственных средств, в случаях, когда виновным лицом является работник организации. Позволит работнику равномерно возмещать причитающиеся к выплате суммы.

 

3. Учёт расчётов  по возмещению материального  ущерба

3.1 Понятие материального ущерба  и порядок его определения  и возмещения

    Ущерб - убытки, непредвиденные расходы, утрата имущества и денег, упущенная выгода.

    Ущерб - это результат негативного изменения вследствие каких-то событий, явлений, действий состояния объектов, выражающийся в нарушении их целостности или ухудшении других свойств; фактические или возможные социальные и экономические потери (отклонение здоровья человека от среднестатистического ...   Косвенный ущерб от чрезвычайных ситуаций - это потери, убытки и дополнительные затраты, которые понесут объекты, не попавшие в зону действия негативных факторов опасного явления и вызванные нарушениями и изменениями в сложившейся структуре хозяйственных связей, инфраструктуре, биоценозах, а также ...  

     Ущерб - это убытки, непредвиденные расходы, утрата имущества и денег, недополученная выгода; 2) вред, наносимый деятельностью, действиями одного хозяйствующего субъекта другим субъектам или природе, окружающей среде, людям. Различают имущественный ущерб в виде потери имущества юридических и физических лиц, вследствие причинения им вреда или неисполнения взятых по отношению к ним обязательств, и моральный ущерб в виде ущемления прав, оскорбления чести и достоинства, подрыва репутации, причиненных противоправными действиями других лиц.

     Материальная  ответственность работника за ущерб, причиненный нанимателю  при  исполнении  трудовых  обязанностей,  наступает  при одновременном   наличии  следующих  условий:  ущерба,   причиненного нанимателю;  противоправности  поведения  (действия или бездействия) работника;  прямой  причинной  связи между противоправным поведением работника  и  возникшим  у  нанимателя  ущербом;  вины  работника  в причинении ущерба.

     По общему  правилу обязанность по доказыванию наличия указанных выше условий материальной ответственности  возложена  на  нанимателя (ч.4  ст.400  ТК).  В отдельных случаях невиновность в причинении ущерба должны доказывать сами работники,  в том числе при возложении полной  материальной ответственности по основаниям,  предусмотренным пп.1,  2,  4,  6 ст.404 ТК.  Обязанность доказывания наличия  других условий  материальной  ответственности  и в этих случаях возлагается также на нанимателя.

     При  определении  размера  ущерба  учитывается только прямой действительный  ущерб, т.е. утрата, ухудшение или понижение ценности имущества, влекущие необходимость для нанимателя произвести затраты на  восстановление, приобретение  имущества или иных ценностей либо произвести излишние  выплаты,  к  которым,  в частности, относятся:

     заработная  плата,  выплаченная  незаконно  уволенному   работнику,

     штрафы, взысканные с нанимателя по вине работника, потери нанимателя в связи с неудовлетворением исковых требований по причине пропуска исковой давности, расходы, связанные с перевозкой, экспертизой поставленной  в  торговую  сеть  некачественной  продукции (товара),

     сверхнормативный  расход электроэнергии, горюче-смазочных  материалов.

     Неполученные  доходы  при определении размера  ущерба не учитываются, за  исключением  случая причинения ущерба не при исполнении трудовых обязанностей (п.6 ст.404 ТК).

     В связи с отсутствием в законодательстве о труде порядка определения размера ущерба, причиненного работником при исполнении трудовых обязанностей,  судам следует размер ущерба определять применительно к Порядку определения размеров и возмещения причиненного  государству ущерба в случаях хищения, недостачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, реализации оборудования, материалов, готовой продукции, оказания услуг по заниженным ценам, а также в иных случаях нарушения финансовой дисциплины, утвержденному приказом Министерства юстиции  и Министерства финансов от 26 июля 1999 г. № 161/196.

     Установленную ст.403 ТК материальную ответственность  несут работники в размере причиненного ущерба, но не свыше своего среднего месячного заработка, а руководители организаций, их заместители, руководители структурных подразделений и их заместители - в размере причиненного ущерба, но не свыше трехкратного среднего месячного заработка за каждый случай причинения ущерба их виновными действиями (бездействием).

     Материальная  ответственность в размере причиненного ущерба, но не свыше трехкратного среднего месячного заработка  руководителей организаций, их заместителей, руководителей структурных подразделений и их заместителей за ущерб, причиненный неправильной постановкой учета и хранения материальных или денежных ценностей, непринятием необходимых мер к предотвращению простоев или выпуска недоброкачественной  продукции  (п.2 ст.403 ТК), наступает лишь в случае невозмещения вреда непосредственными причинителями и является дополнительной. При этом общая сумма, подлежащая взысканию с виновных, не должна превышать размер причиненного ущерба.

     Что касается  материальной ответственности  таких лиц за ущерб, причиненный излишними  денежными выплатами (штрафы, пеня и др.), то при наличии вины они в силу ст.402 ТК несут полную материальную ответственность, если иное не  предусмотрено   коллективными договорами, соглашениями.

     Такую  же  ответственность в соответствии с  п.2.8 Декрета № 29 несут работники, с которыми заключены контракты, за ущерб, причиненный нанимателю в результате  излишних денежных выплат (за исключением случаев счетной ошибки), неправильного учета и хранения материальных или денежных ценностей, их хищения, уничтожения.

 

3.2 Учёт расчётов по возмещению материального ущерба

 

     На  субсчете 1 "Расчеты по предоставленным  займам" счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" отражаются расчеты  с работниками организаций по предоставленным им займам. В частности, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др. Указанные кредиты выдаются работникам на основании заявлений и под их обязательство через организации. При этом организации ведут расчеты с получателями кредитов банков, взимают очередные платежи и погашают выданные банком кредиты в обусловленные с ним сроки.[8, c.62]