Учет расчетов с подотчетными лицами

    Если  деньги на представительские расходы  выдаются физическому лицу под отчет  на основании приказа руководителя предприятия с установлением  срока их возврата и эти расходы  подтверждены документально, то такие  суммы не являются доходом физического  лица.

    Не следует забывать, что сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру. Тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке.

    Таким образом, подотчетное лицо, взявшее  в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.

    Исключением из вышеизложенного правила могут  служить расходы, которые подтверждены предъявлением документов строгой отчетности по формам, утвержденным Министерством  финансов России (билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.д.).

    В бухгалтерском учете представительские  расходы будут отражены в данном случае следующим образом:

    Дебет 71 Кредит 50

     - выдано под отчёт на представительские  расходы;

    Дебет 26 Кредит 71

     - списаны представительские расходы  по предъявленным документам,

    Дебет 44 Кредит 71

      – отражены представительские  расходы;

    Подтверждая документально произведённые представительские расходы, необходимо помнить, что принимать к исполнению можно только первичные документы, соответствующие Положению о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ.

    Поэтому не являются документами, подтверждающими  расходование наличных средств, акты, служебные записки, приходные кассовые ордера без печати, товарные чеки без чека ККМ, счёт по проведению официального приёма.

    В случае непредставления подотчётным  лицом соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведённые  расходы, такие суммы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход работника на общих основаниях в соответствии  Закона РФ «О налоге на доходы».

    Необходимо  также обратить внимание на тот факт, что нормативы устанавливаются  исходя из объёма выручки от реализации или иного показателя, используемого для определения финансового результата, за год. На предприятии может возникнуть ситуация, когда большая часть представительских расходов потрачена, например, в первом квартале текущего финансового года. Подведя итоги деятельности за первый квартал, на себестоимость реализованной продукции следует отнести представительские расходы в пределах нормы, исходя из объёма выручки или иного показателя, формирующего финансовый результат первого квартала. Сумму превышения отражается на счёте 97 «Расходы будущих периодов» и в последующих кварталах данного финансового года производим списание суммы представительских расходов

    Дебет 26 Кредит 97

     - в пределах нормы за полугодие  (девять месяцев). И только тогда  по результатам годового баланса затраты по данной статье превышают установленный норматив, фактическая прибыль для целей налогообложения увеличивается на величину такого превышения.

    Для целей налогообложения к представительским  расходам относятся затраты организации  по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранные), прибывших для переговоров, проводимых в месте расположения организации, осуществляющей их прием, с целью установления и поддержания взаимного сотрудничества. Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по представительским расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, подлежат возмещению из бюджета согласно Налоговому Кодекса РФ гл.21. Таким образом,  необходимо проверить, не было ли во время командировок произведено «представительских расходов». Данные расходы могут быть возмещены командированному работнику из суточных либо за счет прибыли предприятия. Если указанные расходы возмещены за счет прибыли предприятия, следует эту сумму включить в совокупный доход работника для удержания НДФЛ.

    Рассмотренные ранее направления расходования подотчётных сумм (закупка ТМЦ  у юридических и физических лиц, предпринимателей), представитель предприятия  может осуществить и находясь в командировке, к тому же расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат почти каждого предприятия; они находятся под пристальным вниманием налоговых органов. Поэтому на командировочных расходах следует остановиться подробнее. 

2.3. Бухгалтерский учет  расчетов с подотчетными  лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы.

    Командировки  на территории России.

    Служебной командировкой является поездка  работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировку могут быть направлены только штатные работники предприятия, с которыми заключен трудовой договор.

    Взамен  дней отдыха, не использованных во время  командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

    Если  работник специально командирован для  работы в выходные и праздничные  дни, компенсация за работу в эти  дни производится в соответствии с действующим законодательством.

    В случаях, когда работник выезжает в  командировку в выходной день, о чем должно быть указано в приказе о направлении в командировку, ему после возвращения  из командировки предоставляется другой день отдыха по его заявлению.

    Во  время командировки (в том числе  за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

    Предприятия, как правило, ведут специальные  журналы - "Журнал учета работников, прибывших в командировку" и "Журнал учета работников, выбывающих в командировки", в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники, ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

    Перед отъездом в командировку работник (на основании приказа о направлении  в командировку) получает в кассе  предприятия аванс. Для этого  работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о  направлении в командировку у  секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. Лицам, которые не отчитались по ранее выданным авансам, подотчетные суммы не выдаются.

    На  копии приказа (с отметкой зам. главного бухгалтера) главный бухгалтер производит расчет авансовой суммы, ставит свою подпись и передает кассиру - для выдачи денежных средств командированному лицу по расходному ордеру. Копия приказа с расчетом авансовой суммы включается с расходным ордером в отчет кассира.

    В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы  по найму жилого помещения, расходы  на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме  перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

    По  возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать  в бухгалтерию предприятия авансовый  отчет, а неизрасходованные суммы  вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.

    Бухгалтер, проверив авансовый отчет командированного лица и получив от него при необходимости  пояснения в письменном виде, подписывает  этот отчет и передает его на утверждение руководителю предприятия в день получения отчета от подотчетного лица. Бухгалтерские записи в балансе производятся только по утвержденным руководителем авансовым отчетам.

    Расходы по найму жилого помещения возмещаются  работнику полностью по предоставленным документам. Также возмещаются расходы на оплату следующих дополнительных услуг, предоставляемых гостиницами: телевизор, телефон, холодильник и подобные расходы, связанные с оплатой жилья. Не возмещаются включенные в счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование мини-баром и прочие расходы, не связанные с оплатой жилья.

    Командированному  работнику возмещается плата  за бронирование мест в гостинице  в размере до 50 % от стоимости места  за сутки.

    Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути возмещаются в том же порядке. Вынужденная остановка должна быть подтверждена соответствующими документами.

    Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере : стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

    Расходы по проезду командированного работника  в мягком вагоне, по билету "бизнес-класса" на воздушном транспорте, в каютах, оплачиваемых по 1-4 группам тарифных ставок на судах морского флота, в  каютах 1 и 2 категории на судах речного  флота возмещаются без ограничений. Но в каждом отдельном случае с разрешения руководителя предприятия, что должно быть отражено в приказе о направлении работника в командировку.

    При утере проездных документов работник должен написать заявление о возмещении ему израсходованных средств  с указанием даты и времени  отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или о невозмещении. На себестоимость по статье "командировочные расходы" в таких случаях относится минимальная сумма затрат на проезд в указанном направлении на основании справки транспортного предприятия, а сумма сверх нее относится на счета учета затрат по субсчетам "исключаемые из себестоимости при налогообложении". НДС в таких случаях расчетным путем не выделяется. Суммы, возмещенные работнику при утере проездных документов, полностью включаются в его совокупный доход для удержания подоходного налога. На суммы, возмещенные сверх минимального тарифа, начисляются взносы во внебюджетные фонды.

    Днем  выезда в командировку считается  день отправления транспортного  средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 24 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и от них при возвращении из командировки.

    Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

    Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время  указанные расходы возмещаются по  нормам, установленным Приказом МФ РФ от 06.07.2001г. № 49н, действующим  с 01.01.2002г., в следующих размерах: