Учет расчетов с подотчетными лицами

    Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые  предприятием из кассы  на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность для выполнения определённых действий по поручению организации.

    Денежные  средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные  расходы.

    Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с  содержанием административных служб  и управлением предприятием в  целом.

    К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные  расходы, приобретение материалов по мелкому  опту в розничной торговле, закупки  сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

    Выдача  наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации  может производиться:

    • либо под отчёт на хозяйственные  и операционные расходы;

    • либо в порядке возмещения произведённых  сотрудником из личных средств расходов на нужды организации.

    В соответствии с Порядком ведения  кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

    При приобретении товарно-материальных ценностей  делаются проводки:

    Если  сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дебет 71 Кредит 50(51)

    – на выданную сумму соответственно при  получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка;

Дебет 10 Кредит 71

    - оприходованы приобретенные товарно-материальные  ценности;

Дебет 19 Кредит 71

    - отражена сумма НДС, указанная  в счете фактуре по приобретенным  ТМЦ;

Дебет 50 Кредит 71

    - возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

    Если  работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные  средства:

Дебет 10 Кредит 60

    - оприходованы приобретенные товарно-материальные  ценности;

Дебет 19 Кредит 60

    - отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дебет 60 Кредит 71

    - отражена задолженность организации  перед работником на основании  авансового отчета;

Дебет 71 Кредит 50

    - погашена задолженность перед  подотчетным лицом по приобретению  ТМЦ.

      Если работник заключает договор  о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:

Дебет 71 Кредит 73

    - отражена оплата физическим лицом  ТМЦ за организацию (момент  предоставления ссуды);

Дебет 10 Кредит 71

    - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дебет 19 Кредит 71

    - отражена сумма НДС по приобретенным  ТМЦ;

Дебет 73 Кредит 50

    - работнику из кассы возмещены  расходы по приобретению ТМЦ.

    Руководитель  предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных  сумм и сроки, на которые они выдаются.

    Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они  выданы, предъявить в бухгалтерию  отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный  расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

    Выдача  наличных денежных средств под отчёт  производится при условии полного  отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

    Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

    Сотрудники  организации, уполномоченные производить  закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее  ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

    Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

    1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

    2. Внесение наличных денег по  заключённому договору в кассу  организации-продавца оформляется  приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

    Иногда  организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым  договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

    3. Не позднее десяти дней  после  отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик  обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру. 

2.2. Учет представительских  расходов

 
 

    Как известно, удачно заключенная сделка - важный момент в предпринимательской, хозяйственной деятельности, как  небольшой организации, так и любого крупного хозяйствующего субъекта. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

    Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, - это затраты предприятия  по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и  учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

    Указанные расходы включаются в себестоимость  продукции (работ, услуг) в пределах, утвержденных советом (правлением) смет предприятия на отчетный год. Общая  сумма расходов по смете и фактические расходы, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг), не должны превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, указанным в таблице 1.

    Таблица 1. 

Нормативы для исчисления предельных размеров представительских расходов в год

 

    Предприятиям  рекомендуется определить конкретный порядок расходования средств на представительство, их документального оформления и контроля. При составлении сметы на представительские расходы можно взять за основу нормы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц, которые периодически сообщаются Министерством финансов РФ для бюджетных учреждений с учетом изменения индекса цен.

    Нормы расходов на прием и обслуживание иностранных  делегаций и отдельных  лиц  установлены в следующих  размерах:

    • оплата питания (в сутки на одного человека) - до130 рублей;

    • оплата (на одного участника) завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия, связанного с официальным  приемом:

    • делегации, возглавляемых  министрами и лицами аналогичных рангов, членами  парламентов - до 180 рублей;

    • других делегаций - до 145 рублей;

    • буфетное обслуживание во время переговоров, мероприятий культурной программы (на одного человека в день, включая  переводчика и сопровождающего) - до15 рублей;

    • культ обслуживание (на одного человека в день, включая переводчика и сопровождающего) - до 50 рублей;

    • бытовое обслуживание и прочие расходы (на одного члена делегации в день) - до 13 рублей;

    • оплата труда переводчика (по счетам организации - в час) - до 45 рублей;

    • приобретение сувениров (памятных подарков) с российской символикой:

    • для руководителя делегации- до 270 рублей;

    • для членов делегации - до145 рублей» 

    Разумеется, что при составлении сметы  для других организаций указанные  нормы могут быть изменены. Главное, чтобы фактически произведенные организацией представительские расходы, превышающие пределы, установленные законодательством, не уменьшали налогооблагаемую прибыль.

    Руководитель  предприятия должен издать приказ, в котором  будет определен  круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.

    Предприятию желательно вести журнал регистрации  приглашенных. В нем следует указывать  наименование организации, представители  которой приглашены для переговоров. Число приглашенных, участвующих  в переговорах, и число участников со стороны предприятия; виды производственных расходов: приобретение продуктов или иных товаров для обслуживания представителей других фирм; приобретение билетов в театр, на выставку, в музей и на другие культурные мероприятия.

    Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов.