Федеральный Закон от 30.12.2001 №197-ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс, положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы.

    Для успешного проведения переговоров  с деловыми партнерами,  при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

    Очень часто возникают вопросы, что  считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

    К представительским расходам относят  расходы на:

    • официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих  в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров  или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;

    • проведение официального приема для  указанных лиц, а также официальных лиц организации – налогоплательщика, участвующих в переговорах;

    • транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

    • буфетное обслуживание во время переговоров;

    • оплата услуг переводчиков, не состоящих  в штате налогоплательщика, по обеспечению  перевода во время проведения представительских  мероприятий. Состав представительских  расходов налогоплательщика определен  п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

    Согласно  п.2 ст.264 НК РФ  представительские  расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика  на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

    Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и  реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы  связаны с предпринимательской деятельностью учреждения. 
 

1.2. Нормативные документы,  используемые для  учета расчетов  с подотчетными  лицами.

 
 

    Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами: 

    1. Федеральный закон «О бухгалтерском  учете» содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов. Разрешает составлять документы на машинных носителях. Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами.

    2. Положение по бухгалтерскому  учету «Учет имущества и обязательств  организации, стоимость которых  выражена в иностранной валюте», утвержденное Приказом Минфина РФ, регулирует особенности бухгалтерского учета имущества и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте. Заключается в пересчете стоимости этого имущества и обязательств в рубли, а так же учете курсовой разницы.

    3. Положение о составе затрат  по производству и реализации  продукции, включаемых в себестоимость  продукции, и о порядке формирования  финансовых результатов учитываемых   при налогообложении прибыли,  утвержденное Постановлением Правительства РФ, содержит полный перечень затрат, которые фирма в праве относить на себестоимость.

    4. Порядок ведения кассовых операций  в РФ, утвержденный Решением Совета  Директоров Центрального Банка  России, содержит правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления первичных документов; ведения кассовой книги; ревизии кассы и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

    5. Инструкция Госналогслужбы "По  применению закона РФ "О подоходном  налоге с физических лиц"  — в соответствии с пунктом 8 Инструкции, суммы возмещения работнику командировочных расходов в пределах норм не включаются в совокупный годовой доход работника. 

    По  командировкам в пределах Российской Федерации: 

    6. ИНСТРУКЦИЯ Минфина СССР, Госкомтруда  СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР" — содержит:

    • определение служебной командировки;

    • правила документального оформления;

    • предельные сроки командировок;

    • необходимость ставить в командировочном  удостоверении отметки о дне  прибытии и дне выбытия из места командировки;

    • формы журналов по ведению учета  работников, отбывающих в командировки;

    • указание на выплату работникам суточных;

    • перечень расходов, возмещаемых командированному работнику;

    • другие положения относительно командировок.

    7. ПИСЬМО Минфина РФ от 12.05.92 N 30 "О  ПОРЯДКЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВАННЫМ  РАБОТНИКАМ ЗАТРАТ ЗА ПОЛЬЗОВАНИЕ  ПОСТЕЛЬНЫМИ ПРИНАДЛЕЖНОСТЯМИ В  ПОЕЗДАХ". Компенсация работнику  данных расходов с отнесением  их к затратам предусмотрена  документом.

    8. ПИСЬМО Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН". Содержит действующие в настоящий момент нормы выплаты работникам суточных и возмещения затрат по найму жилого помещения при наличии оправдательных документов и без таковых при нахождении в командировке в пределах РФ. Согласно Постановлению Правительства РФ от 26.02.92 N 122 (ред. от 22.02.93) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ" источником выплат работнику командировочных сверх норм является чистая прибыль предприятия.  

    По  командировкам за границу: 

    9. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомтруда СССР  от 25.12.74 N 365 (ред. от 20.08.92) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ  ПРАВИЛ ОБ УСЛОВИЯХ ТРУДА СОВЕТСКИХ  РАБОТНИКОВ ЗА ГРАНИЦЕЙ" —  п.70-75 регламентируют выплаты при нахождении работника в загранкомандировке. За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение заграничного паспорта и виз, а также за прописку паспорта и комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту. Дата пересечения границы определяется по отметке в загранпаспорте работника.

    10. ПИСЬМО Минтруда РФ, Минфина РФ  от 17.05.96 N 1037-ИХ "О ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ  СУТОЧНЫХ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ В КРАТКОСРОЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ЗА ГРАНИЦУ" — содержит дополнение к правилам п.72-75 документа — суточные какой страны и с какого момента применять. 

    11. ПИСЬМО Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И  ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ" — содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках

    12. ПИСЬМО Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред.  от 01.08.94) "О НОРМАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ  РАСХОДОВ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ ЗАГРАНКОМАНДИРОВКАХ"  — поскольку размер суточных  по загранкомандировкам изменен  более поздним Письмом Минфина  РФ, из данного Письма используются  лишь нормы возмещения расходов по найму жилого помещения.

    13. ПИСЬМО Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ  ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ  НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ  СТРАН" — устанавливает с  1.01.97 нормы суточных при командировках  во все страны - бывшие республики СССР.

    14. Письмо Минфина РФ от 13 февраля  1997 г. N 14 "О предельных нормах  возмещения расходов по найму  жилого помещения при краткосрочных  командировках на территории  ряда зарубежных стран" - нормы  расходов по найму жилых помещений при командировках в страны - бывшие республики СССР.

    15. ПОЛОЖЕНИЕ ЦБР от 25.06.97 № 62 “О  ПОРЯДКЕ ПОКУПКИ И ВЫДАЧИ ИНОСТРАННОЙ  ВАЛЮТЫ ДЛЯ ОПЛАТЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ  РАСХОДОВ”. 

    По  представительским расходам: 

    16. Письмо Минфина РФ «Нормы и  нормативы на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующие размер отнесения этих расходов  на себестоимость продукции, и порядок их применения» относительно представительских расходов содержит:

    • определение представительских  расходов;

    • расходы включаются в себестоимость  продукции в пределах утвержденных советом (правлением) смет предприятия  на отчетный год;

    • требования к первичным документам, подтверждающим представительские расходы;

    • предельные нормы представительских  размеров в год, принимаемые при  налогообложении. 
 

1.3. Состав первичных  документов и учетных  регистров по  расчетам с подотчетными  лицами.

 
 

    Состав  первичных документов по расчетам с  подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета. Например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

    Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

    • авансовый отчет;

    • приказы о направлении сотрудников  в командировки;

    • командировочные удостоверения;

    • копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;

    • список лиц, которым разрешено получение  наличных денег из кассы;

    • сметы представительских расходов;

    • приказы об утверждении смет представительских  расходов;

    • оправдательные первичные документы. 

    Операции  по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах:

    • журнал-ордер № 7, объединяющий в  себе аналитический и синтетический  учет расчетов с подотчетными лицами;

    • главная книга;

    • иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от формы счетоводства, принятой на предприятии.

 

2. Экономическая сущность  и содержание учета  расчетов с подотчетными  лицами.

2.1. Выдача и учет  подотчетных сумм

 
 

    Предприятия в процессе финансово-хозяйственной  деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.