Учет расчетов по нетоварным операциям

Аналогично  оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды – например, закупку материалов и т. д., оплату услуг. При этом размер данных сумм обычно ограничен (их выдача предусмотрена сметой предприятия).

После проведения хозяйственно – операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки подотчетное лицо предоставляет  авансовый отчет о фактически израсходованных суммах с приложением  оправдательных первичных документов, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером.

Целесообразность  произведенных расходов подтверждается вышестоящим к подотчетному лицу должностным лицом. После проверки бухгалтером и определения суммы  отчета он утверждается руководителем организации и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому.

В случае непредоставления отчета об израсходованных  подотчетных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующим законодательством порядке.

Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется на синтетическом активно – пассивном счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами", сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием  учитываются в разрезе каждого  работника предприятия в ведомости  и журнале – ордере по счету 71.

Основанием  для заполнения данного бухгалтерского регистра являются расходные и приходные  кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм.

При этом по дебету счета 71 фиксируются полученные в подотчет или в счет компенсации  произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 "Касса" (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же – направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами (при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием).

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 (согласно счетному плану) проводкой: Дт 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Kт 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с  персоналом по оплате труда" (если они  могут быть удержаны из заработной платы работника) или 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям" (когда удержания не могут быть произведены).

Кроме того, необходимо помнить о включении  в облагаемый налогом доход работника  суммы превышения выплачиваемых  суточных, средств за пользование  личным автотранспортом сверх установленной  законодательством компенсации. Также в облагаемый подоходным налогом доход работника включаются суммы, по которым работник не отчитался в течение установленного срока. По средствам, выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по дебету счета 71, налог не удерживается. Но при последующем списании средств из подотчета без оправдательных документов эта сумма облагается налогом на общих основаниях. При этом налог на доходы начисляется по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "По налогу на доходы физических лиц".

Что касается списания из подотчета работника  суммы превышения против установленных  норм, то они в связи с внесенными в Положение о составе затрат изменениями фиксируются по кредиту счета 71 с отнесением на себестоимость, но для целей налогообложения отражаются отдельно.

К учету  принимаются авансовые отчеты, проверенные  арифметически, по существу, на соответствие выданного аванса назначению и утвержденные руководителем. Бухгалтер в процессе обработки авансового отчета проставляет на оправдательных документах и на отчете имеющие место бухгалтерские проводки, которые показывают направление расходования средств. Для обеспечения оперативной деятельности предприятий подотчетным лицам могут быть выданы денежные средства на хозяйственные расходы.

Подотчетным лицам деньги выдаются для закупок  товарно – материальных ценностей  на рынках, у населения, а также  у других юридических лиц. При  оформлении авансового отчета по произведенным  хозяйственным расходам к нему должны быть приложены документы, подтверждающие покупку. К данным документам относятся счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, а в случае осуществления покупки на рынке или у населения – акты – справки.

При приобретении товарно – материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (это может быть приходный ордер, приходная накладная).

На израсходованные  подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами", по дебету которого учтен выданный на хозяйственные  расходы аванс, кредитуется в  корреспонденции со счетами учета  затрат и приобретенных ценностей или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

При получении  от подотчетных лиц согласно сопутствующим  документам материалов, товаров соответствующие  им суммы НДС, выделенные в расчетных  документах, фиксируются по счету 19, соответствующим субсчетам.

Они списываются  при фактической оплате по товарам (работам, услугам), приобретаемым для  осуществления производственной деятельности или иных операций, признаваемых объектами  налогообложения в соответствии с Налоговым кодексом РФ, а также по товарам (работам, услу –гам), приобретаемым для перепродажи (при соответствующих условиях, например, обязательном наличии счета – фактуры) в дальнейшем на расчеты с бюджетом по данному налогу (в дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "По НДС").

При расчетах с бюджетом согласно Налоговому кодексу  РФ также за – считываются суммы  НДС, предъявленные продавцом покупателю и уплаченные продавцом в бюджет при реализации товаров, в случае возврата этих товаров (в том числе  в течение действия гарантийного срока) продавцу или отказа от них; а также суммы налога, уплаченные при выполнении работ (оказании услуг), в случае отказа от этих работ (услуг); суммы НДС, уплаченные в бюджет с сумм авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), реализуемых на территории Российской Федерации, в случае расторжения соответствующего договора и возврата сумм авансовых платежей.

НДС засчитывается  перед бюджетом на основании счетов – фактур, выставленных продавцами при приобретении товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, и только на суммы налога, предъявленные и уплаченные при приобретении товаров (работ, услуг), либо фактически уплаченные ими при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг).

Средства  подотчетному лицу могут быть выданы также на командировочные расходы.

При направлении  в командировку оформляется командировочное  удостоверение (см. ранее), которое может не выписываться при возвращении работника из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Вместе с тем, дословно следуя инструкции, фактическое время пребывания в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, поэтому рекомендуется все же оформлять этот документ во избежание споров с налоговым инспектором.

Командировочное удостоверение должно обязательно  содержать отметки о прибытии и выбытии работника. Отметки  в данном документе заверяются печатью, обычно используемой в хозяйственной деятельности организации. Если работник командируется в разные населенные пункты, то соответствующие отметки должны быть заверены печатью предприятия, отправляющего и принимающего работника. При этом фактическое время пребывания в месте командировки определяется поданным отметкам о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

В каждой организации следует вести журнал регистрации выбывающих и прибывающих  командированных работников.

Командированному работнику возмещаются произведенные им расходы, а именно:

расходы по найму жилого помещения (в том  числе плата за бронирование мест в гостиницах);

расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями. Командированному работнику оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. При наличии нескольких видов транспорта администрация может предложить вид, которым следует воспользоваться работнику; при отсутствии такого указания работник самостоятельно выбирает вид транспорта;

суточные  за все время пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки.

Размер  суточных зависит от фактической  продолжительности командировки, при  этом они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая  выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки.

Следует помнить, что суточные и расходы  по оплате найма жилого помещения (как  при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи с изменением уровня цен.

В связи  с новой редакцией Положения  о составе затрат командировочные  расходы, связанные с производственной деятельностью (включая расходы по оформлению заграничных паспортов), в себестоимость могут включаться в полном объеме; а для целей налогообложения они относятся в пределах установленных законодательством норм.

Оплата  проезда осуществляется по фактическим – расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Расходы за пользование внутригородским  транспортом должны покрываться  суточными. В случае возмещения данных затрат дополнительно они производятся за счет использования прибыли с  соответствующим налогообложением доходов работника.

Ввиду того что МПС РФ указанием от 18.02.92 № Г – 163у предоставило начальникам  железных дорог право устанавливать  плату за предоставление пассажирам постельных принадлежностей в поездах, оплата этих расходов производится также при наличии подтверждающих документов, обеспечить порядок выдачи которых по требованию пассажира предложено начальникам дорог.

При направлении  работников предприятий на переподготовку или повышение квалификации в  другие города суточные выплачиваются  в том случае, если питание не предусмотрено в общей стоимости  обучения.

Входящие  в сумму командировочных расходов затраты на проезд (в том числе пользование постельным бельем в поездах) и проживание в гостинице включаются в себестоимость продукции без НДС, исчисленного по расчетной ставке от суммы соответствующих расходов (16,67%).

Следует отметить, что руководитель предприятия, организации имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без предоставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.