Учет МПЗ на предприятии

В ярлыке указывают наименование материальных ценностей, их номенклатурный номер, единицу  измерения, норму запаса и цену.

Учет  движения товарно-материальных ценностей  на складах осуществляют в карточках  складского учета, которые открывают  на каждый номенклатурный номер. Записи в карточках складского учета  кладовщики делают на основании первичных  документов (приемных актов и счет фактур) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток  материалов. Благодаря этому кладовые располагают оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. В них на основании первичных  документов отражаются те же данные, что  и в карточках складского учета. Ведомости составляют по складам  и используют для контроля за движением  и состоянием производственных запасов  на складах и для оперативного управления. Ежемесячно инженеры кладовых составляют справки о залежалых  товарах, о невыполненных нарядах, что позволяет руководителю предприятия  и транспортной группе более эффективно координировать погрузку материалов.

Первичные документы после записи их в карточках  складского учета передают в бухгалтерию  на проверку. Если документы по каким-либо причинам возвращаются в кладовую, то возврат оформляется реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов. Приемосдатчики расписываются в реестре и  берут обратно документы на переоформление. Переоформленные документы повторно записываются в книгу сдачи документов и сдаются в бухгалтерию. Это  говорит об усилении контроля за проверкой  первичных документов в бухгалтерии.

Необходимо  изучать вопрос о состоянии кадров материально ответственных лиц. Состав материально-ответственных  лиц и их соответствие необходимым  профессиональным требованиям смотрят  по личным делам, находящимся в отделе кадров. Здесь также проверяют  профессиональную подготовленность, как  работников снабжения, знание правил и  сроков приемки и отпуска материальных ценностей, оформление первичной документации по движению производственных запасов  и ведения карточек складского учета. Контроль за деятельностью материально-ответственных  лиц и за исполнением ими своих  обязанностей осуществляет главный  бухгалтер, в первую очередь, и работники  бухгалтерии.

По результатам  проверки состояния складского хозяйства  и сохранности товарно-производственных запасов устанавливается необходимость  проведения внезапной выборочной или  сплошной инвентаризации в целом  по складу или у отдельных материально-ответственных  лиц. Также это достигается путем  изучения слабых и сильных сторон внутреннего контроля и системы  бухгалтерского учета.

На предприятии  инвентаризация производственных запасов  проводится в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств» (приказ от 13.06.95 №49 «об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств»). Для  проведения инвентаризации на ООО”Терминал”  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально-ответственному лицу. Проверка фактического наличия  производственных запасов производится при обязательном участии материально-ответственных  лиц. На проверяемом предприятии  инвентаризация проводилась с 1 по 10 сентября 2009г., о результатах которой составлен акт после заседания инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации недостач и излишков комиссией по инвентаризации не обнаружено. Была изучена вся документация, отражающая проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей за проверяемый период: приказ директора от 28.08.2009, инвентаризационные описи, акты инвентаризации, протоколы инвентаризационных комиссий. Инвентаризационные описи были заполнены без помарок и пометок, незаполненные строки в них были перечеркнуты.

Таким образом, в ходе проверки документации по инвентаризации материально-производственных запасов нарушений не было.

Правильная  и четкая организация поступления  и отпуска запасов и достоверное  отражение этих операций в учете  содействуют выполнению снабжающими  органами своих основных функций - обеспечению  сохранности материалов и бесперебойному снабжению предприятия.

Поступление материалов на проверяемом предприятии  начинается с заключения договора. Для оплаты отгруженных материалов поставщики предъявляют покупателям  счета, к которым прилагают документы, подтверждающие отгрузку. На складе счета  поставщиков записывают в журнал учета поступающих грузов, по которому контролируют своевременность оприходования  материально-производственных запасов. После заполнения счета передают кладовщику для приемки материалов. При поступлении материально-производственных запасов от поставщиков кладовщик  проверяет соответствие фактического их количества данным документов поставщика. Если расхождений не обнаружено, то на ООО”Терминал” выписывается приемный акт на все количество поступаемого материала. Затем приемные акты записываются в книгу сдачи документов и  передаются в бухгалтерию. Бухгалтер  проверяет правильность оформления, количество и сумму приемного  акта, сверяя его с копией счета.

Несмотря  на то, что ведение учета обеспечено программным комплексом 1 с бухгалтерия  версия 7.7, в настоящее время параллельно  используются ручные карточки складского учета, что позволяет проверить  достоверность компьютерных данных, пока осуществляется наладка программы  под специфику предприятия. Для  обобщения и систематизации вышесказанного движение документации по учету поступления  производственных запасов отобразим  в виде схемы.

Основным  методом проверки операций по поступлению  материально-производственных запасов  является сопоставление сопроводительной документации поставщика с приходными документами склада и записями в  карточках складского учета.

Следует отметить, если при приемке материально-производственных запасов от поставщиков установлено  расхождение с данными сопроводительных документов, то кладовщик составляет акт о приемке материалов.

Тщательной  проверке подлежат операции отгружающие  поступления товарно-материальных ценностей, приобретенных подотчетными лицами. На ООО”Терминал” приказом утвержден список лиц, которым разрешено  приобретать товарно-материальные ценности за наличный расчет. После  осуществления покупки подотчетным  лицом составляется авансовый отчет, прикладываются документы, подтверждающие покупку.

При контроле операций по поступлению материально-производственных запасов необходимо проверить действующий  на предприятии порядок выдачи доверенностей  на их получение. На предприятии ООО”Терминал”  этим занимается материальный отдел, который  оформляет доверенность и выдает под расписку получателю. Выдача этих доверенностей регистрируется в  журнале учета выданных доверенностей  и допускается только лицам, работающим на ООО"Терминал”. Использованные доверенности оправдываются приходными документами, а неиспользованные возвращаются обратно  в материальный одел. Также на проверяемом  предприятии соблюдается срок выдачи доверенностей (15 дней).

Правильная  организация отпуска материально-производственных запасов со складов служит немаловажным фактором эффективности производственно-финансовой деятельности предприятия.

При контроле операций по отпуску и реализации материально-производственных запасов  необходимо проверить действующую  на предприятии систему отпуска  и реализации запасов и порядок  документального их оформления. Материально-производственные запасы со склада отпускаются по требованиям, на основании которых склад выписывает счета покупателю за отпущенные материально-производственные запасы. Требования являются первичными расходными документами, на основе их ведутся записи в карточках складского учета. Из этого видно, насколько  важно проконтролировать правильность и законность составления документа. Также для получения материалов необходима доверенность от предприятия  покупателя. ООО”Терминал” контролирует сроки выдачи доверенностей, подписи  на них и печать организации. Распечатанные  счет фактуры подписывают кладовщик, главный бухгалтер и руководитель. Затем к счет-фактуре оформляют  платежные требования-поручения  и банковские счет фактуры, которые  необходимы для книги продаж. Для  наглядности проверки операций по движению материалы составим таблицу.

Таблица Проверка операций по движению товарно-материальных ценностей.

Проверка  правильности отражения товарно-материальных ценностей в отчетности предприятия.

     В результате изучения и анализа  учета материалов в ООО “Терминал”  были выявлены недостатки в  организации бухгалтерского учета,  которые явились предпосылками  для разработки путей совершенствования  учета и аудита материалов  с целью более эффективного  их использования и приведения  в соответствие с нормами законодательства  и учетной политикой предприятия.

1. Для  совершенствования документооборота  и порядка учета расчетов с  поставщиками рекомендуется отражать  в учете полученные товарно-материальные  ценности в день их фактического  поступления на склад.

2. Для  оптимизации работы складского  хозяйства, а также своевременности  применения налоговых вычетов  при расчете суммы налога на  добавленную стоимость, подлежащей  уплате в бюджет, в текст договора  поставки с основным поставщиком  следует включать условие по  своевременному представлению сопроводительных  документов и прежде всего  счета-фактуры. 

3. Для  улучшения организации складского  учета рекомендуется:

– наладить своевременный учет прихода и  расхода материалов на складах;

– своевременно маркировать поступившие на склад  материалы индивидуальными бирками;

– произвести перемещение материалов по видам, вместо текущего размещения по моментам прихода;

– на инвентарных  карточках указать информацию о  местонахождении материала на складе;

– произвести нумерацию полок и стеллажей  на складах.

4.Для рационального учета материалов, который бы способствовал оперативной работе, планированию и бухгалтерскому учету следует разработать детализированную группировку материалов. С этой целью перечень наименований отдельных видов материалов классифицируется по определенному признаку: материалы должны делиться на группы, группы делятся на подгруппы. В рамках каждой подгруппы материалы, в свою очередь, группируются по профилю, марке, сорту, а затем по размеру и пр.

За каждым наименованием, сортом, разделом материалов закрепляется постоянный шифр (номенклатурный номер), однозначно его идентифицирующий.

Шифр (номенклатурный номер) материала может иметь  следующую структуру:

Х Х  ХХ ХХХ

где Х  характеристика (размер, сорт);

Х вид  материала, марка;

ХХ подгруппа  материала;

ХХХ группа материала.

Наличие на предприятии систематизированного перечня материалов создает основу для применения единой классификации  материалов в конструкторской, технологической, плановой и учетной документации, для механизации учетно-вычислительных работ, применения оперативно-бухгалтерского метода учета движения материалов на складах.

5. Для получения более объективной информации о реальной стоимости материалов, организации предлагается формировать резервы под снижение стоимости материальных ценностей. В действующем плане счетов бухгалтерского учета введен счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». Появление такого счета связано с правом организаций в конце отчетного года отражать в бухгалтерской отчетности материально-производственные запасы по текущей рыночной стоимости, если она ниже стоимости материалов соответствующих строк, характеризующих состояние материальных ценностей, уменьшая их стоимость, по которой они числятся в бухгалтерии. Введение в рабочий план счетов счета 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей» и внесение в учетную политику предприятия положений о создании таких резервов позволит предприятию формировать более достоверную бухгалтерскую отчетность.