Требование-накладная (ф. № М-11) используется для учета движения материально-производственных запасов в самой организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Заполняется в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей (складом, цехом и т. п.), второй — для оприходования ценностей принимающей стороной.

Сверхлимитный отпуск запасов со склада связан, как  правило, либо с перевыполнением  подразделением производственного  задания, либо с покрытием перерасхода  материалов на возмещение производственного  брака. Поэтому такой отпуск может  быть разрешен только руководителем  или главным инженером организации  и оформляется требованием-накладной. Аналогично оформляется замена одних  видов запасов другими, сходными по физико-химическим свойствам. Документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого  материала передается на склад, и  кладовщик уменьшает остаток  лимита с учетом выдачи материалов-заменителей. Этими накладными оформляются также  операции по сдаче на склад неизрасходованных  в производстве материалов, если они  были получены по требованию, а также  сдача брака и отходов. Накладную  подписывают материально ответственные  лица сдатчика и получателя.

Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) необходима для учета отпуска подразделениям предприятия, расположенным на другой территории, или сторонним организациям. Накладную выписывают в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и предъявления получателем доверенности на получение груза. Первый экземпляр передают складу в качестве основания для отпуска запасов, второй — получателю.

При отпуске  материально-производственных запасов  на месте, т. е. самовывозом, накладную, подписанную получателем, кладовщик  передает в бухгалтерию для выписки  платежных документов, если материальные ценности были отпущены с последующей  оплатой.

Карточка  учета материалов (ф. № М-17) служит для учета движения запасов на складе по каждому номенклатурному номеру, виду, сорту, размеру. Карточки являются документами строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операций в натуральном выражении.

При оформлении внутреннего перемещения запасов (между базовыми складами и цеховыми кладовыми) может быть использован  способ записи непосредственно в  карточках учета материально-производственных запасов. При этом представитель  под разделения-получателя расписывается  в карточке складского учета, в которой  предусмотрена специальная графа  для проставления кода производственных затрат. Таким образом, карточка становится одновременно оправдательным документом, исключается возможность несвоевременности  записей операций по приходу и  расходу, усиливается контроль со стороны  работников склада за соблюдением норм и выявлением сверхнормативных запасов  и неликвидов.

Акт об оприходовании  материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. №  М-35), требуется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств. На стоимость таких ценностей увеличивается финансовый результат. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий — у подрядчика. 

1.3 Нормативное регулирование  учета производственных  запасов

В целях  создания национальной системы нормативного регулирования бухгалтерского учета  и приведения ее в соответствие с  требованиями рыночной экономики и  международными стандартами финансовой отчетности Постановлением Правительства  РФ от 6 марта 1998 г. №283 была принята  Программа реформирования системы  бухгалтерского учета.

Основные  направления Программы предусматривают:

совершенствование нормативного правового регулирования;

формирование  нормативной базы;

методическое  обеспечение (разработка методических указаний, рекомендаций и т. п.)

Ключевым  элементом реформирования системы  бухгалтерского учета являются разработка новых и уточнение ранее утвержденных стандартов учета и внедрение  их в практику.

В настоящее  время система нормативного регулирования  бухгалтерского учета включает в  себя документы четырех уровней:

Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129 - ФЗ «О бухгалтерском  учете» (ред. от 28.09.2010), иные федеральные  законы, указы Президента РФ, Постановления  Правительства РФ по вопросам бухгалтерского учета;

Положение по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации (приказ Министерства финансов РФ от 29.07.1998 г. № 34н) и Положения  по бухгалтерскому учету (ПБУ), устанавливающие  основные нормы и принципы бухгалтерского учета, методы оценки активов и обязательств, требования к составу и содержанию показателей бухгалтерской отчетности и т. д.;

Методические  указания по ведению учета, подробно раскрывающие конкретные способы и  правила ведения бухгалтерского учета применительно к соответствующим  ПБУ, другие аналогичные документы, например, План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной  деятельности организации;

Рабочие документы конкретной организации (учетная политика, рабочий план счетов и т. п.)

При дальнейшем исполнении Программы реформирования бухгалтерского учета в 2001 - 2002 годах  введены в действие новые Положения  по бухгалтерскому учету, в частности  ПБУ 5/01 «Учет материально - производственных запасов» (приказ Министерства финансов РФ от 09.06.2001 г.№ 44н).

Это Положение  устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах (МПЗ) организации.

Для целей  этого Положения к бухгалтерскому учету в качестве МПЗ принимаются  активы, используемые в качестве сырья, материалов и т. п. При производстве продукции, выполнения работ, оказания услуг, предназначенных для продажи; предназначенные для продажи; используемые для управленческих нужд организации.

Готовая продукция является частью МПЗ, предназначенных  для продажи. Товары также являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических и физических лиц и предназначенных для  продажи.

Единицу бухгалтерского учета МПЗ предприятие  выбирает самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах и надлежащий контроль за их наличием и движением. Единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и  т. п.

Но это  Положение не применяется в отношении  активов, используемых при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг или для производственных нужд организации в течение периода, превышающего 12 месяцев или обычный  операционный цикл, если он превышает 12 месяцев; активов. Характеризуемых  как незавершенное производство.  

2. Отражение поступления МПЗ в бухгалтерском учете. 

     Материальные  ценности поступают в организации  от поставщиков на основании заключенных  договоров поставки. Поставщики материальных ценностей одновременно с отгрузкой  продукции направляют покупателю сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные  и др.). Полученные ценности сдаются  на склад уполномоченным лицом или  представителем отдела снабжения  под  расписку заведующего складом на сопроводительных документах. С заведующим складом (кладовщиком) обязательно  должен быть заключен типовой договор  о полной материальной ответственности. При отсутствии должности заведующего  складом его обязанности могут  быть возложены на любого работника  организации с его согласия и  с обязательным заключением договора о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик  может быть освобожден только после  проведения сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту.

Поступившие в организацию МПЗ проверяются  с точки зрения их соответствия количеству и качеству, указанным в сопроводительных документах. При необходимости проведения технической экспертизы или лабораторного  испытания материалы принимаются  специальной комиссией, назначаемой  руководителем.

Расчетные документы направляются в отдел  снабжения для регистрации, акцепта, а затем передаются в бухгалтерию.

Сортовой  количественный учет поступивших на склад материальных ценностей в  номенклатурном разрезе ведется  материально ответственными лицами в карточках складского учета (ф. № М-17), в которых содержатся следующие  основные реквизиты: номер склада, наименование материала, марка, сорт, профиль, размер, номенклатурный номер, единица измерения, цена, норма запаса.

Складской учет материально-производственных запасов  отличается значительной трудоемкостью. Особенно велики затраты ручного  труда на ведение карточек складского учета. Важнейшей задачей является автоматизация складского учета  на основе современных компьютерных технологий. В настоящее время  имеется ряд программных средств, предназначенных для автоматизации  складского учета, которые имеют  средства интеграции с программами  бухгалтерского учета При организации  бухгалтерского учета на основе сетевых  технологий информация о наличии  МПЗ, движении материальных ценностей  может быть получена в любой момент времени в требуемом аналитическом  разрезе.

В системе  децентрализованной обработки данных материального отдела бухгалтерии  сводная информация по учету запасов  формируется ежемесячно по организации  в целом в виде распечатанных  итоговых ведомостей: поступления материальных ценностей от поставщиков, отпуска  в производство, внутренних перемещений, отпуска на сторону, возврата неиспользуемых ценностей и отходов, оборотного баланса по счетам (субсчетам) материально-производственных запасов.

     При поступлении материалов от поставщиков  заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений  нет, то заведующий складом выписывает приходные ордера (ф. № М-4) на все  количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров  выдаются заведующему складом в  заранее пронумерованном виде. Можно  приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указанным  в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в  описке которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.

     Если  при приемке материалов от поставщиков  установлено расхождение с данными  сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица) или имеет  место неотфактурованная поставка (поступление материалов без сопроводительных документов поставщика), заведующий складом  вместе с представителем поставщика или независимой организации  составляет акт о приемке материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах. В  этих случаях приходные ордера не составляются и акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. Второй экземпляр акта передастся поставщику.

     Если  в течение дня несколько раз  осуществляются поставки однородного  груза, то можно выписывать один приходный  ордер в целом за день. На оборотной  стороне приходного ордера делается отметка о каждой отдельной приемке  с подведением общего итога за день.

     Учет  движения и остатков материалов заведующий складом ведет в карточках  складского учета типовой формы (ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер запасов открывают отдельную  карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему складом  под расписку па основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера.

     Запись  в карточках делается заведующим складом на основании первичных  документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток  по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих  запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует  руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным  номенклатурным позициям, а также  об остатках запасов, длительно находящихся  без движения.

     Складской учет материалов можно вести в  книгах сортового учета, которые  содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

     Контроль  за правильностью складского учета  осуществляется в бухгалтерии путем  проверки правильности составления  и оформления первичных документов, записей движения материалов в карточках  складского учета и их остатков в  сальдовой книге.

     Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется  в денежном выражении по материально  ответственным лицам (складам) в  разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.