Учет МПЗ на предприятии

Сохранность материалов зависит от условий хранения, поэтому следующим этапом контроля является проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной  безопасности и условий сохранности  от порчи.

К организации  работы складского хозяйства предъявляются  следующие требования:

· Склады предприятия должны быть специализированны, так как материалы различных  физико-химических свойств требуют  разных режимов хранения;

· Помещение  склада должно быть оборудовано спецстеллажами, полками, шкафами и ящиками для  хранения материалов;

· На материалы  каждого вида должен быть выписан  ярлык, где указывается наименование материала, его номенклатурный номер, марка, размер, единица измерения. Ярлык  прикрепляется к месту хранения данного материала.

Все склады должны быть обеспечены необходимыми приборами, мерной тарой и другими  аналогичными приспособлениями. Весоизмерительные  приборы должны периодически проходить  проверку в специализированных лабораториях.

В целях  осуществления контроля по движению материалов и предупреждения хищений  на ООО”Терминал” имеется:

Приказ  об установлении круга лиц, которым  дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы  подписей этих лиц должны находится  на складе;

· Разработан на предприятии номенклатура-ценник. В первичных документах по движению производственных запасов указывают  номенклатурные номера, что облегчает  их группировку;

· Назначены  приказом материально-ответственные  лица (кладовщики, зав. складами), заключены  с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности;

· Производится приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, которая соответствует требованиям  Инструкции о порядке приемки  продукции по количеству и качеству.

Проверка  состояния складского хозяйства  и обеспечения сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей  документальной проверкой дает возможность  сделать обоснованные выводы о целостности  ресурсов.

Если  говорить о «движении» материалов, то в это понятие входит поступление, внутренние перемещения и потребление  или реализация материалов на сторону.

Основная  задача проверки операций по поступлению  материалов - проверка полноты и  своевременности оприходования  поступающих материальных ценностей.

Основные  каналы поступления:

- От  поставщиков на основе договора  поставки

- Приобретение  за наличный расчет через подотчетных  лиц

- Из  собственного производства

- Безвозмездная  передача

- Приобретение  от физических лиц за наличный  расчет

Проверка  операций по поступление ТМЦ включает:

1) Соблюдение  порядка и отчетов по доверенностям

2) Проверка  закупки материалов через подотчетных  лиц. Своевременность оприходования,  достоверность оправдательных документов.

3) Оприходование  от собственного производства. Правильность  их оценки.

4) Материалы  в пути:

- реальность  их стоимости;

- проверка  утрат грузов, по которым не  были предъявлены претензии;

- поступившие,  но не оприходованные.

Важен своевременный контроль поступивших  материалов по вышеизложенным параметрам. Для этого на предприятии ООО”Терминал”  регулярно проводится инструктаж материально-ответственных  лиц, занимающихся приемкой материалов от поставщиков с целью недопущения  подписания и приема материальных ценностей  не соответствующих по своим параметрам тем значениям, которые указаны  в договоре на их поставку. Любые  отклонения в качественных параметрах принимаемых материалов должны немедленно фиксироваться и передаваться в  юридическую службу предприятия.

Для наглядности  вышесказанного и систематизации составим схему 

Cхема:

Нарушение порядка оприходования и списания материалов приводит к хищению продукции, а также излишков сырья, из которых  затем изготавливают неучтенную продукцию или же реализуют их без отражения операций в учете  с целью присвоения полученных средств.

В этих целях на предприятии ООО “Терминал” проверяется:

1) Правильность классификации запасов по всероссийскому классификатору в зависимости от отрасли-производителя для установления номенклатурного номера; правильность классификации по экономическому содержанию, назначению и структуре.

2) Анализ  расчетно-платежных документов, подтверждающих  поступление материалов от поставщиков:  платежные требования-поручения,  счета-фактуры, товарно-транспортные  накладные с разного рода приложениями (спецификациями, удостоверениями качества  и т.д.).

3) Сопоставление  данных первичных документов  по оплате поставщиков и данных  документов на оприходование  материалов, а также проверка  в наличии правильно оформленных  договоров по этим сделкам.

4) Сопоставление  данных первичных документов  по поступлению ценностей с  данными складского учета (отчеты  о движении материалов, журналы-ордера, .).

5) Проверка  правильности оценки (согласно учетной  политике) материалов при поступлении,  приобретении.

6) Письменные  запросы, устные опросы работников, специалистов, «третьих» лиц.

7) Проверка  правильности учета (выделение  на сч.19) и принятие к зачету (возмещению) НДС.

8) Проверка  правильности корреспонденции счетов - нет ли случаев, когда поступающие  материалы не оприходованы, а  отмечены на другие счета (по  учету затрат, расчетов, фондов).

Особое  внимание следует обращать на постановку контроля за неотфактурованными поставками. Поступление в отчетном месяце неотфактурованных  материалов, по которым поставщики не предъявили к оплате счетов-фактур, отражаются в журнале-ордере 6 по условной оценке раздельно по каждой поставке, причем вместо номера счета ставится буква «Н». В следующем месяце, по поступлении счетов, эти записи сторнируются с одновременным оприходованием материалов по фактической их себестоимости  на основании расчетных документов поставщиков.

Существенную  роль играет контроль за достоверным  отражением в бухгалтерском учете  и балансе стоимости материалов, находящихся в пути, то есть оплаченных, но еще не прибывших к концу  отчетного года грузов. Этому вопросу  уделяется достаточно внимания, так  как иногда допускаются случаи неправомерного отражения некоторыми организациями  по статье «материалы в пути» выявленных при приемке материалов недостач, различных претензионных сумм по расчетам с поставщиками, дебиторской  задолженности за оплаченные и длительное время не оприходованные (а под  час и похищенные) ценности. Поэтому  объектами контроля являются учетные  записи в журнале-ордере № 6 в части  расчетов за оплаченные материальные ценности, находящиеся в пути.

9) Проверка правильности списания материалов по разным направлениям (реализация, безвозмездная передача, списание из-за недостач, порчи, хищений). Для этих целей необходимо проанализировать правильность оформления документов по расходу и внутрихозяйственному перемещению материалов; правильность их учета в бухгалтерии.

10) Сопоставление  (сверка) данных документов на  списание ценностей и соответствующих  реестров бухгалтерского учета.  Особое уделяется списанию материалов  на реализацию.

11) Проверка  правильности оценки ТМЦ, списанных  на издержки производства и  реализованных. 

12) Проверка  правильности корреспонденций счетов  по списанию ТМЦ со склада, расходу в производственной и  непроизводственной деятельности, реализации.

Стоит особое внимание обратить на случаи злоупотреблений  и хищений, связанных с товарно-материальными  ценностями, так как они могут  существенно повлиять на финансовый результат деятельности предприятия.

Эти нарушения  могут быть выявлены в результате сверки документов на не поступившие  грузы с ж/д .

Следует также отметить, что:

1) при  перемещении со склада на склад  в производство:

· Недостача может перекрываться суммовыми ризницами, возникающими в результате сознательных ошибок таксировке документов. При этом в обоих экземплярах операций совпадают, но количество неодинаково (со склада списывается больше, чем поступило в производство).

· Ошибка в таксировке в одном экземпляре исправляется учетным работником без  сверки с первым экземпляром, что  ведет к не выявлению хищения.

2) при  отгрузке и реализации:

· Возможно сознательное создание недостачи с последующим отнесением взыскиваемых сумм на дебиторский счета. В дальнейшем эти суммы списываются на основание отказа арбитража в иске.

3)Злоупотребления  выявляются:

· В  процессе проверки посредством анализа  документов, предоставляемых одновременно покупателю и арбитражу. Привлекаются эксперты для проверки подлинности  подписей и печатей.

Особое  внимание следует обратить на обследование складских помещений и мест хранения материальных ценностей.

На проверяемом  предприятии материалы распределены по кладовым, каждой из которых присвоен свой порядковый номер, который затем  указывается во всех расходных и  приходных документах. По данному  порядку в каждой кладовой сосредоточены  материалы определенных групп. На предприятии  существуют склады кругового леса, спецодежды, металла, стройматериалов  и другие. В самих складах материалы  размещены по секциям, а внутри секций по группам, типам в штабелях, мешках, контейнерах, ящиках, поддонах и т.д., что обеспечивает быструю их приемку  и отпуск, а также дает возможность  контролировать фактическое наличие  материальных ценностей и наличие  по документам. Также склады предприятия  обеспечиваются исправными весами, измерительными приборами и тарой.

Следует отметить, что соблюдаются правила  охраны складов, в частности по окончании  рабочего дня на наружные запоры складов  накладываются пломбы, а перед  открытием помещения проверяется  состояние замков и пломб.

При осуществлении  контроля за вывозом материально-производственных запасов со склада на предприятии  выдаются пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей, которые сдаются работнику  охраны и регистрируются в книге  регистрации пропусков, что позволяет  проверить полноту их возврата.

На проверяемом  предприятии установлен список должностных  лиц, ответственных за приемку и  отпуск материальных ценностей, а также  за сохранность вверенных им материальных ценностей (инженеры, экономисты, кладовщики).

Учет  материалов на складе осуществляет приемосдатчик (кладовщик), который является материально-ответственным  лицом. С кладовщиком заключается  типовой договор по установленной  форме о полной материальной ответственности. В штатном расписании предприятия  предусмотрены должности инженера (товароведа). На них возложены обязанности  по оприходованию поступивших товарно-материальных запасов, осуществлению общего руководства  кладовой.

Управление  производственными запасами требует  рациональной организации их аналитического учета на основе предварительно разработанной  номенклатуры. Номенклатура составляется на основе технических характеристик  материалов, топлива и других материальных ресурсов. Она позволяет легко  и быстро находить нужные наименования материалов, способствует ведению учета  с наименьшими затратами труда, повышению его оперативности  и достоверности. Номенклатурный номер  материала проставляется на всех документах на поступление и расходование материалов, а также в регистрах  бухгалтерского учета. На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет  материальный ярлык (форма ФМУ №45) и прикрепляет его к месту  хранения материалов.