Учет кассовых операций

     Деньги  по кассовым ордерам принимаются  и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности  они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

При поступлении  приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить  следующее:

а) наличие  и подлинность на документах подписей главного бухгалтера, а на расходном или заменяющем его документе — разрешительной надписи (подписи) руководителя организации или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие  перечисленных в документах приложений.

     В случае несоблюдения одного из перечисленных условий документ передается в бухгалтерию на доработку. По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «ОПЛАЧЕНО» или «ПОЛУЧЕНО» («ЧИСЛО, МЕСЯЦ, ГОД»).

     До  передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с указанием кодов (цифровых обозначений) причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств.

     Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных денежных средств организаций, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, составляется отчетность (см. таблицу 1).                                                                                                  

       Таблица 1

     Журнал  регистрации приходных  и расходных кассовых документов

     за ___________ г.

     Коды  целевого назначения поступления и  выдачи из кассы денежных средств  разрабатываются организацией самостоятельно.

     Примерный перечень условных обозначений совершаемых  кассовых операций (см. таблица 2).

     Таблица 2

 
 

     1.4 Кассовая книга, ее строение и порядок ведения

     Кассовая  книга — это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу

     Листы в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются круглой печатью организации. На последней странице книги делается надпись:

     «В  настоящей книге всего пронумеровано____ листов» и проставляются подписи  руководителя и главного бухгалтера организации.

     Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера

     По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий и стипендий кассир обязан:

     а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости  против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»

     б) составить реестр депонированных сумм;

     в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих депонированных сумм, сверить их с  общим итогом платежной ведомости  и скрепить надпись своей подписью.

     Если  деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

     г) записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №….»

     Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на их общую сумму составляется один расходный кассовый ордер.

     Приходные кассовые ордера и квитанции к  ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены счетными работниками четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

     С целью создания условий  для внезапного проведения ревизий кассы кассир обязан независимо от календарного периода сдачи в бухгалтерию отчета (за один, три, пять дней и т.д.) ежедневно подсчитывать обороты за день и остаток на конец дня в кассовой книге (см. пример 1).

     Пример 1

Фирма «Дон»  Кассовая книга

 
 
 

     1.5 Бухгалтерский учет кассовых операций

     После проверки правильности записи кассовых документов  в кассовой книге бухгалтер  приступает к обработке приходных и расходных кассовых ордеров, т.е. заполнению информации бухгалтерского характера.

     Затем корреспонденция счетов, указанная  в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы и пр.).

     Для учета наличия и движения денежных средств организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало и конец месяца; оборот по дебету – суммы, поступившие наличными  в кассу, а по кредиту - суммы выданные наличными. Кассовые операции, записанные по крёдиту счета 50, отражаются в журнале - ордере № 1. Обороты по дебету этого счета  записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

     В кассе организации могут храниться  не только наличные денежные  средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности. К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет средств фонда специального назначения, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

     Бланки  строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта к т. п.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

     При осуществлении внешнеэкономической  деятельности ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 следует открыть отдельный субсчет, например субсчет 50-2 «Касса в иностранной валюте». Для проведения операций в иностранной валюте обычно в имеющейся кассовой книге  выделяют несколько страниц в зависимости от предполагаемого объема операций. Учет операций организуется по видам валют.

Получение иностранной валюты в банке оформляют  бухгалтерской проводкой:

     Д-т  сч. 50-2 «Касса в иностранной валюте»

     К-т  сч. 52-4 «Специальный транзитный валютный счет».

При выдаче валюты под отчет делают проводку:

     Д-т  сч. 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам»

     К-т  сч. 50-2 «Касса в иностранной валюте»

Учет  движения наличной валюты ведут в  двух оценках: в валюте и в рублях.

     Остатки кассовой наличности в валюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению имеющейся  у организации иностранной валюте. Результат переоценки отражается в корреспонденции субсчета 50-2 со счетом 90\1 «Доходы и расходы». Рассмотрим корреспонденции счетов по счету 50 «Касса» (см. таблицу 3). 
 
 
 

     Таблица 3 

     Счет 50 «Касса»