Учет кассовых операций

     Совместно с генеральным директором Общества главный бухгалтер подписывает  документы, служащие основанием для  приема и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а  также расчетных, кредитных, финансовых обязательств и хозяйственных договоров. Указанные документы без подписи  бухгалтера считаются не действительными  и к исполнению не принимаются.

     Так же в состав бухгалтерии входит бухгалтер  материального стола, а так же бухгалтер расчетного стола, на которого возложена обязанность кассира.

     На  предприятии применяется журнально- ордерная форма учета. 

     

2. Порядок учета  кассовых операций

 

     В связи с тем, что ООО СП «Строймонтаж»  является малым предприятием, с небольшим  административным зданием конторы, помещение кассы у них отсутствует. Металлический шкаф, для хранения денежных средств и денежных документов, находится в помещении бухгалтерии.

     Так же в организации не предусмотрена  должность кассира и всеми видами операций по приему и выдаче денег занимается бухгалтера расчетного стола - лицо, с которым подписан договор о полной материальной ответственности. Это прежде всего обусловлено небольшим штатом сотрудников на малом предприятии.

     Для учета денежных средств и денежных документов в кассе организации, предусмотрен действующей на предприятии учетной политикой , активный счет 50 «Касса» . Сальдо по дебету отражает остаток денежных средств и денежных документов на начало месяца.  По дебету отражается поступление денежных средств и денежных документов, по кредиту- выплата денежных средств и выдача документов из кассы организации.

     В ООО СП « Строймонтаж» к данному  счету открыты субсчета:

• 50- 1 «Касса организации»- учитываются денежные средства в кассе организации.
• 50- 3 «Денежные документы»- учитываются находящиеся в кассе организации оплаченные проездные документы, оплаченные путевки в оздоровительные учреждения и другие денежные документы. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат  на их приобретение. Аналитический учет денежных документов в разрезе субсчетов ведется по их видам.

       В таблице 2.1 приведены основные бухгалтерские проводки, используемые на предприятии.

     Таблица 2.1

     Основные  бухгалтерские проводки по счету 50 «Касса» в ООО СП «Строймонтаж»

    

     Продолжение таблицы 2.1

    

     Все движения денежных средств и денежных документов в кассе организации  оформляются следующими документами  типовой формы:

• приходный  кассовый ордер ( КО-1) :

     Подписывается  главным бухгалтером или лицом  на это уполномоченным письменным распоряжением  руководителя предприятия.

     О приеме денег выдается квитанция  к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или  лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира  или оттиском кассового аппарата.

(см. Приложение  1);

• расходный кассовый ордер (КО-2):

       Подписывается руководителем, главным  бухгалтером предприятия или  лицами на это уполномоченными.

     В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись  руководителя предприятия, подпись  его на расходных кассовых ордерах  не обязательна.

     При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру или заменяющему его документу , отдельному лицу  требуется  предъявить кассиру, документы (паспорта или другого  документа), удостоверяющие личность получателя. Кассир записывает наименование и номер  документа, кем и когда он выдан  и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер  документ составлен на выдачу денег  нескольким лицам, то получатели также  предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

     На  предприятии выдача денег может  производиться по удостоверению, выданному  данным предприятием, при наличии  на нем фотографии и личной подписи  владельца.

     Расписка  в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно  чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении  денег по платежной  ведомости  сумма прописью не указывается.

       Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

     Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег  бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег  производится по ведомости, перед распиской  в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или  ведомости. (см. Приложение 2);

• кассовая книга ( КО-4):

     На  предприятии  ведется только одна кассовая книга - она пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью . Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

     Записи  в кассовой книге ведутся в 2-х  экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Вторые экземпляры листов- отрывные и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

     Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверены подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица.

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег  в кассе на следующее число  и передает в бухгалтерию в  качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми  документами под расписку в кассовой книге. (см. Приложение 3);

• журнал ордер №1, ведется по кредиту 50 счета и ведомость №1, ведется по дебету счета 50,  в котором для каждого отчета в журнале и в ведомости предназначена одна строка. По истечению месяца подсчитываются обороты, выводится новый остаток на конец месяца. Итоговые данные переносятся в главную книгу. (см. Приложение 4 );
• платежная ведомость (ф. № Т-53) :

     Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию  производится кассиром по платежным  ведомостям без составления  расходного кассового ордера на каждого  получателя.

     На  титульном (заглавном) листе платежной  ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями  руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это  уполномоченных.

     В аналогичном порядке могут оформляться  и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни  и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

     Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

     По  истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир :

• в платежной  ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, ставит штамп или делает отметку от руки: "Депонировано";
• составляет реестр депонированных сумм;
• в конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью. ;
• записывает в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и ставит на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер № ____".

     Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассиром в платежных  ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

     Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер. (см. Приложение 5).

     Документально не подтвержденная сумма выданных денег  считается недостачей и взыскивается с кассира, а документально не подтвержденные суммы денег находящаяся в кассе, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

     В процессе своей деятельности,  организация  так же выдает денежные средства и  документы под отчет на административно- хозяйственный и командировочные расходы , другие нужды,.

     Зачастую  в организациях установлен список лиц, утвержденный приказом руководителя, которым выдаются из кассы под  отчет денежные средства. Но на данном предприятии такой приказ отсутствует, что может неблагоприятно сказываться на работе кассы предприятия.

     При выдаче денежных средств  или документов под отчет, работник организации  обязан отчитаться об израсходованных  денежных средствах, путем предоставления авансового отчета.

     Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.

     На  оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные  расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом  в порядке их записи в отчете.