Учет и аудит

Все операции, связанные с движением производственных запасов, в первую очередь, находят  отражение в складском учете. Этот учет обычно называют оперативным, и он имеет важное значение для  всего бухгалтерского учета на ОАО  «ТОРА». Поэтому работники бухгалтерии должны осуществлять систематический контроль за правильным и своевременным документированием движения материалов на складе и записями в регистрах складского учета материалов, за соответствием фактических остатков материалов данным текущего бухгалтерского учета, проводить фактические проверки наличия ценностей, а также осуществлять сверку складского учета с бухгалтерским.

На производственных предприятиях для хранения материалов могут создаваться как специализированные общезаводские склады, так и кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который в дальнейшем указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Учет  материалов на складах осуществляют заведующие складами (кладовщики), с которыми заключается типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности. На мелких предприятиях обязанности заведующего складом (кладовщика) могут быть возложены на заведующего производством.

Для эффективного ведения складского учета материальные ценности целесообразно размещать  по секциям, а внутри них – по партиям, группам, подгруппам и сортам в штабелях, контейнерах, ящиках, на стеллажах, полках, ячейках и поддонах. Кроме того, на каждый номенклатурный номер материалов материально ответственным лицам необходимо заполнять материальный ярлык и прикреплять его к месту хранения материалов. В нем необходимо указать наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов. Такая организация складского учета обеспечит оперативность и быстроту приемки и отпуска материалов, а также контроль за соответствием фактического их наличия установленным нормам запаса (лимиту).

На производственных предприятиях в связи с разными производственными условиями потребления материалов и их физическими свойствами существуют несколько вариантов складского учета материалов.

На мелких предприятиях с ограниченной номенклатурой  материальных ценностей складской  учет материалов ведут в специальных книгах, которые объединяют складской учет и отчетность кладовщика. Записи в книгу производятся в двух экземплярах, из которых первый отрывной служит в качестве отчета заведующего складом. В книге записывают остатки материалов на начало отчетного периода, данные о поступлении и выбытии ценностей по каждому документу и выводят остатки на конец отчетного периода. Затем первый лист книги со всеми приходными и расходными документами сдают в бухгалтерию. В случае обнаружения ошибок в оба экземпляра листов книги вносятся исправления.

На большинстве  предприятий пищевой промышленности, где ежедневно производится много  записей по движению материалов, рекомендуется  использовать книгу (карточки) партионного  учета материалов. Кладовщик открывает  в ней счета на каждую партию поступивших материалов. Так как по каждой партии материалов по приходу может быть только одна запись, а по расходу – несколько, записи по их приходу и расходу производятся в одной графе.

На крупных  предприятиях складской учет материалов целесообразно вести не в книгах, а на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену и т.д. Кладовщики заполняют в них колонки прихода, расхода и остатка материалов в натуральном выражении. Записи в карточках кладовщик производит на основании первичных документов по мере совершения хозяйственных операций. После каждой записи в ней обязательно выводится остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.

Ведение складского учета материалов на карточках  составляет основу сортового аналитического учета материалов.

В условиях функционирования автоматизированного  складского хозяйства вместо карточек и книг применяют машинограммы-ведомости, отражающие остатки и движение материалов. В них на основании первичных  документов отражают те же данные, что  и в карточках и книгах складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют в разрезе складов и материально ответственных лиц. Использование машинограмм усиливает контроль за движением и состоянием материалов на складе и повышает эффективность оперативного управления производством.

В установленные  сроки заведующие складами на основании  первичных приходных и расходных  документов составляют отчеты о движении материальных ценностей, которые сдаются  в бухгалтерию для последующей  проверки и обработки. Начальники цехов (мастера) могут составлять производственные отчеты. Формы и порядок составления отчетов зависят от отраслевых особенностей, производственных мощностей предприятий, степени автоматизации учетно-вычислительных работ и других факторов. Однако, несмотря на имеющиеся различия, все отчеты составляются в двух экземплярах, имеют общие черты и назначение. Во-первых, большинство отчетов составляется преимущественно в натуральном выражении, во-вторых, во всех отчетах указываются остатки материальных ценностей на начало и конец отчетного периода, а также их движение, т.е. поступление и выбытие (расход). В производственных отчетах наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Первый экземпляр представленного отчета с приложенными документами остается в бухгалтерии производственного предприятия, а второй – с распиской бухгалтера возвращается материально ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета с документами. Кроме того, отчет заменяет складской учет.

В бухгалтерии  поступившие отчеты подвергаются тщательной проверке. При проверке обращается внимание на правильность оформления документов, законность и целесообразность отражаемых операций; соответствие дат, документов тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перенесения остатков с предыдущего отчета. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков материалов на конец отчетного периода.

Если  при проверке в отчете будут обнаружены какие-то ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера.

По окончании  проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработки. Ее сущность заключается в составлении  бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры. 
 
 

2.2. Синтетический и  аналитический учет  производственных  запасов

Синтетический учет производственных запасов ведется  на счете 10 «Материалы». Этот счет имеет  следующие субсчета:

• «Сырье и материалы»;
• «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали»;
• «Топливо»;
• «Тара и тарные материалы»;
• «Запасные части»;
• «Прочие материалы».
• «Материалы, переданные в переработку на сторону»;
• «Строительные материалы»;
• «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета  синтетический учет производственных запасов на счете 10 «Материалы» разрешается  вести двумя способами:

• по фактической себестоимости;
• по учетным ценам.

При первом способе на счете 10 «Материалы» отражаются все расходы по их приобретению и заготовлению.

При втором способе дополнительно используют счета: 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонение в  стоимости материалов».

Применение  того или другого способа определяется предприятием самостоятельно и указывается в его учетной политике.

Традиционным  и более упрощенным является первый способ учета материалов. В этом случае на поступившие материалы  в бухгалтерском учете дебетуют счет 10 «Материалы» и кредитуют счета:

76 «Расчеты  с разными дебиторами и кредиторами»  – на стоимость услуг, оплачиваемых  чеками транспортным (железнодорожным,  водным) организациям, а также информационные  и консультационные услуги, таможенные  пошлины и др.;

71 «Расчеты  с подотчетными лицами» – на стоимость сырья и материалов, приобретенных и оплаченных из подотчетных сумм;

23 «Вспомогательные  производства» – на расходы  по доставке материалов собственным  транспортом и на фактическую  себестоимость материалов собственного  производства;

20 «Основное производство» – на стоимость полученных из производства возвратных отходов и др.

Если  при приемке обнаруживается их недостача  или порча, то эти операции на материальных счетах не отражаются. В случае, когда  недостача сырья и материалов не превышает норму естественной убыли в пути, она списывается на общехозяйственные расходы производственного предприятия. При обнаружении же недостачи и порчи сырья и материалов по вине поставщика последнему предъявляется претензия. Эта операция в учете отражается по дебету счета 76-2 «Расчеты по претензиям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

При ведении  синтетического учета материалов по фактической себестоимости в  рамках счета 10 «Материалы» целесообразно  открыть два аналитических счета:

• материалы по учетным ценам;
• транспортно-заготовительные расходы или отклонение в стоимости материалов.

Отпуск  сырья и материалов из центральных  складов в кладовые производственных цехов рассматривается как внутренние перемещения и в бухгалтерском  учете отражается записью: дебет счета 10 «Материалы», аналитический счет «Центральный склад»; кредит счета 10 «Материалы», аналитический счет «Производственный цех».

Производственный  расход сырья и материалов в бухгалтерском  учете отражается путем списания с кредита счета 10 «Материалы» в дебет счетов:

• 20 «Основное производство» – на стоимость сырья и материалов, израсходованных в основном производстве;
• 23 «Вспомогательные производства» – на стоимость материалов, израсходованных во вспомогательных производствах;
• 25 «Общепроизводственные расходы» – на стоимость материалов, израсходованных на общепроизводственные нужды;
• 26 «Общехозяйственные расходы» – на стоимость материалов, израсходованных на общехозяйственные нужды;
• 28 «Брак в производстве» – на стоимость материалов, израсходованных на исправление бракованной продукции и др.

В течение  месяца списание сырья и материалов производится по твердым учетным  ценам. В конце месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материалов и стоимостью их по твердым учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по твердым учетным ценам. При этом если фактическая себестоимость выше твердой учетной цены, то разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, обратную же разницу – способом «сторно», т.е. отрицательными числами.

При втором способе учета материалов на их фактическую  себестоимость на основе поступивших  расчетных документов поставщиков  и других организаций дебетуется счет 15 «Заготовление и приобретение материалов» и кредитуются счета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. Записи на счетах производятся независимо от того, когда сырье и материалы поступили на склад производственного предприятия – до или после получения расчетных документов поставщиков и других организаций.

На учетную  стоимость оприходованных материалов в бухгалтерском учете дебетуется счет 10 «Материалы» и кредитуются  счета:

15 «Заготовление и приобретение материалов» – на фактическую стоимость сырья и материалов, если она ниже учетной стоимости;

16 «Отклонение в стоимости материалов» – на сумму разницы между стоимостью материалов по учетным ценам и их фактической себестоимостью.

В случае же превышения фактической себестоимости  оприходованных материалов от стоимости  их по учетным ценам, на имеющуюся  разницу в бухгалтерском учете  дебетуют счет 16 «Отклонение в стоимости  материалов» и кредитуют счет 15 «Заготовление и приобретение материалов».

Остаток счета 15 «Заготовление и приобретение материалов» показывает стоимость  оплаченных, но не поступивших на склад  производственного предприятия  от поставщиков материалов за отчетный месяц.

Учтенные  в течение месяца на счете 16 «Отклонение  в стоимости материалов» разницы между фактической себестоимостью приобретенных материалов и стоимостью их по учетным ценам в конце месяца списываются на счета затрат пропорционально стоимости израсходованных материалов по учетным ценам. В случае превышения фактической себестоимости материалов от стоимости их по учетным ценам в бухгалтерском учете дебетуют счета затрат и кредитуют счет 16 «Отклонение в стоимости материалов». В противном случае в бухгалтерском учете делается сторнировочная запись.