Учет и аудит

    Инвентаризация материальных ценностей  осуществляется в  соответствии  с правилами,   изложенными   в   Основных   положениях   по    инвентаризации.

Единственным  дополнением к правилам является лишь то, что наряду  с  членами инвентаризационной комиссии,  созданной  для  проведения  инвентаризации  во время ревизии, и материально ответственными лицами инвентаризационные  описи подписывает и ревизор (член ревизионной бригады  по  проведению  комплексной документальной ревизии).

    При  выборочной  инвентаризации  также   создается   инвентаризационная

комиссия,  и  проверка   наличия   материальных   ценностей   проводится   в

присутствии  материально  ответственного  лица.  Отличительной  чертой  этой инвентаризации является проверка наличия лишь тех производственных  запасов, которые выбирает  ревизор  (например,  краски,  молочные  бутылки,  фартуки, строительные материалы, спецодежда, спецобувь,  пищевые  продукты  и  т.д.). Результаты  проверки  оформляются  актом,   который   прилагается   к   акту документальной ревизии.

    В процессе ревизии  следует   установить:  полностью  ли  были  охвачены

инвентаризацией производственные запасы,  соблюдаются  ли  сроки  проведения инвентаризации,  установленные  действующим   Положением   о   бухгалтерских отчетах и балансах, правильно ли были оформлены инвентаризационные  описи  и сличительные ведомости (нет ли в них неоговоренных исправлений и  подчисток, подписаны ли они всеми членами инвентаризационной комиссии,  имеются ли  на них подписи материально ответственных лиц и их  расписки  о   принятии перечисленных в описи ценностей на  ответственное хранение,  правильно ли записаны наименования и количество производственных запасов  в  сличительные ведомости, правильно ли определена разность в остатках между  данными  учета и по результатам инвентаризации  и  т.  д.).  Одновременно  нужно  выяснить, своевременно ли подводились итоги инвентаризации (результаты  инвентаризации должны быть отражены  в  учете  в  течение  10  дней  после  ее  окончания), правильно ли были  приняты  решения  по  выявленным  инвентаризацией  фактам недостач и излишков и, в частности, не было  ли  случаев  сокрытия  недостач под видом пересортицы (путем перекрытия недостач  одних видов материальных ценностей излишками по  другим  видам ценностей),   не   допускались   ли необоснованные решения о списании  недостач  на  издержки  производства  или отнесении их на убытки прошлых лет и на другие счета вместо  взыскания  сумм недостач  с  виновных  лиц  и  т.  д.  Для  ревизии   используются   решения инвентаризационных комиссий,  зафиксированные  в  приветствующих  протоколах заседаний, и записи по счетам бухгалтерского учета  в  журналах-ордерах  или табуляграммах.

    Нередко инвентаризационные комиссии  обнаруживают материалы,  малоценные  и  быстроизнашивающиеся  предметы,  запасные  части   и   другие   ценности, непригодные к использованию.  В этих случаях  нужно   проверить,  составляются ли   на   них    отдельные    инвентаризационные    описи,    приводит    ли инвентаризационная  комиссия  эти  ценности  в  состояние,  непригодное  для дальнейшего использования (лом, отходы и др.), при списании их с  разрешения администрации, приходуются ли полученные от них отходы  по  цене  возможного использования.

    В акте инвентаризационной комиссии  должно быть указано,  что   списанные производственные запасы  уничтожены и полученные при  этом  отходы  сданы  на склад,  а в решении  инвентаризационной  комиссии  отмечается,  за  чей счет нужно списать эти материалы. Правильность отнесения материального ущерба  на виновных лиц или списания их  за  счет  производства  ревизор провернет по записям в журнале-ордере № 10/1 и другим учетным регистрам.

    Одной из задач ревизии сохранности  производственных  запасов  является

проверка  организации контроля  за  деятельностью  материально  ответственных лиц. Такой контроль проводится работниками  бухгалтерии  предприятия,  отдела снабжения и отдела сбыта, а также  членами постов и групп народного  контроля предприятия. 

3.3. Контроль за отпуском  запасов в производство

Материалы хранятся на складе под ответственностью кладовщика, с которым заключен договор  о полной материальной ответственности.

      Приобретение  материалов у поставщиков осуществляется на основе заключенных договоров.

      Выполнение  договоров поставки по срокам, количеству, ассортименту учитывается службой  МТС (материально-технического снабжения). Поставщик отпуск или отгрузку сопровождает выпиской счетов фактур и транспортных документов (товаротранспортные накладные).

      На  складе покупателя кладовщик проверяет, взвешивает и пересчитывает принимаемые  ценности. На фактическое количество поступивших материалов кладовщик  составляет приходный ордер (однострочный, многострочный).

      При недостаче материала составляется приемный акт. Для составления акта создается комиссия. В ее состав должен входить представитель поставщика, транспортные организации или третьей  незаинтересованной стороны (исполкома).

      В том случае, если обнаружена недостача по вине поставщика или транспортной организации, этот акт является основанием для предъявления претензии.

      Прием ценностей кладовщиком может  осуществляться у экспедитора (работника  данного предприятия) или у представителя  поставщика. Предварительно экспедитору выписывается доверенность, по которой он получает грузы на складе поставщика или от транспортной организации.

      Принятые  по приходным ордерам или актам  материалы, кладовщик отражает в  карточке складского учета. Карточка складского учета является регистром аналитического учета производственных запасов. Для каждого отдельного вида, марки, типоразмера материала заводится отдельная карточка.

      Карточка  выписывается бухгалтером материального  отдела и передается на склад кладовщиком. Записи в карточку делаются на основании первичных документов. По поступившим ценностям, их количество отражается в графе приход и тут же по этой строке выводится сальдо.

      Материалы, хранящиеся на складе, постоянно отпускается  на производственные и прочие нужды  предприятия. Каждая операция отпуска обязательно фиксируется в первичном документе.

      Существует  два основных вида расходных документов: требование, лимитно-заборная карта.

      Требование  используется для оформления разового отпуска материалов, чаще всего —  вспомогательных материалов, а также запасных частей. Требования могут быть однострочными и многострочными.

      Требования  выписываются цехом в двух экземплярах. Затем они проверяются в отделе снабжения, с целью уточнения  номенклатурного номера.

      При отпуске кладовщик в двух экземплярах требования отражает фактически отпущенное количество товара. Один экземпляр требования остается у кладовщика, а другой — у представителя цеха.

      Лимитно-заборную карту используют для многократного  отпуска одного и того же материала  в течение месяца. Она выписывается плановым отделом до начала месяца в двух экземплярах для цеха и склада. Исходя из производственной программы, в ней определен месячный лимит отпуска или забора материалов. Каждая операция отпуска фиксируется в двух экземплярах карты и тут же отмечается остаток лимита. Удобство лимитно-заборных карт в том, что сокращается количество выписываемых расходных документов и контролируется фактический отпуск материалов.

      Если  при отпуске материалов возникают  разного рода отклонения (замена одного материала другим, сверхлимитный отпуск для ликвидации аварий), то выписывается «сигнальное» требование с визой главного инженера.

      Отпуск  материалов на сторону в порядке  реализации отражается в накладных, которые выписываются отделом сбыта. Накладная выписывается в трех, четырех или пяти экземплярах, два из которых остаются на данном предприятии: один у кладовщика, а второй на проходной.

      Карточка  складского учета является регистром  аналитического учета материалов, она  может вестись кладовщиком только в количественном или количественно-суммовом выражении.

      Из  карточек составляется картотека, которая  находится на складе у кладовщика.

      Ежедневно или раз в пять дней кладовщик  сдает в бухгалтерию для проверки все первичные документы, которые  оправдывают его действия с материалами.

      Документы передаются в бухгалтерию при  реестре.

      В конце месяца кладовщик заполняет  сальдовую ведомость, в нее заносятся  по каждому виду, типоразмеру материалов (то есть по каждому номенклатурному  номеру) количественные остатки из карточек складского учета.

      Сальдовая ведомость заводится на год и  заполняется один раз в месяц. Если на складе ведется учет в количественно-стоимостном  выражении, то вместо сальдовой ведомости  кладовщик заполняет оборотную  ведомость.

      Сальдовая ведомость передается бухгалтеру материального отдела для контроля. 

3.4. Аудит учета производственных  запасов

Если  организация проводит переоценку материалов, то ее результат по мере выявления (то есть после окончания переоценки и утверждения руководителем  организации результатов) списывается непосредственно на счет 91 "Прочие доходы и расходы": в дебет - суммы уценки, в кредит - суммы дооценки. В аналитическом учете по этому счету открывается отдельный субсчет для накопления данных о проведенной переоценке. В дальнейшем результат от переоценки материалов попадает на счет прибылей и убытков в составе сальдо прочих доходов и расходов. Таким образом он участвует в формировании конечного финансового результата деятельности организации.

В общем  виде переоценка материалов отражается на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

Дебет 10 Кредит 91 - дооценка материальных ценностей;

Дебет 91 Кредит 10 - уценка материальных ценностей.

Снижение стоимости материалов

В новом  Плане счетов установлен порядок  отражения на счетах сумм снижения стоимости материалов. Для этого применяется синтетический счет 14, который назван "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей". Этот счет является контрарным; он предназначен для уточнения оценки материалов. Механизм использования его похож на действие счетов учета других оценочных резервов (резервов по сомнительным долгам, под обесценение вложений в ценные бумаги).

Перед составлением бухгалтерского баланса (как правило, годового) фактическую  себестоимость заготовления (приобретения) материалов сравнивают с текущей рыночной стоимостью (стоимостью возможной продажи). Такое сопоставление проводят по испорченным материалам и сырью, а также, если запасы полностью или частично морально устаревают или рыночные цены на них устойчиво снижаются. Когда фактическая себестоимость оказывается ниже текущей рыночной стоимости, в качестве балансовой оценки материалов принимается фактическая себестоимость. Если текущая рыночная стоимость ниже фактической себестоимости, то материалы показывают в балансе по текущей рыночной стоимости, а в отчете о прибылях и убытках признают убыток от снижения стоимости запасов. Тем самым в соответствии с требованием осмотрительности в отчетном периоде организация, с одной стороны, не допускает завышения стоимости материалов, а с другой страхуется к данному периоду.

Под текущей  рыночной стоимостью, или стоимостью возможной продажи материалов, понимают ту сумму денежных средств, которую  организация может получить в  случае продажи запасов. При определении  текущей рыночной стоимости следует  основываться на доступной в момент оценки, наиболее надежной информации. Во внимание принимают колебания цен, связанные с событиями, произошедшими после отчетной даты и подтверждающими условия, существовавшие на конец отчетного периода.

Сопоставление фактической себестоимости с текущей рыночной стоимостью проводят по каждому номенклатурному номеру. В отдельных случаях сравнение целесообразно вести по группам однородных материалов. Однако недопустимо априори уменьшать стоимость, например, всех основных материалов или всех запасов топлива.

Признание стоимости возможной реализации в качестве балансовой оценки материалов не меняет их стоимости в бухгалтерском  учете. На суммы снижения стоимости  материалов образуются резервы за счет прибыли отчетного года. Операции с переходящими остатками материальных ценностей в следующем периоде записывают без учета снижения их стоимости в балансе.