Учет и аудит

В учете  на сумме резервов под снижение стоимости  материалов делается запись по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей". В начале следующего отчетного периода остаток по счету 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей", переходящий с предыдущего периода, закрывается путем обратной записи.

Таким образом, остаток на счете 14 "Резервы под снижение стоимости материальных ценностей" представляет разницу между фактической себестоимостью и текущей рыночной стоимостью, относящуюся исключительно к материалам на конец отчетного периода. При закрытии этого счета исходят из предположения, что все переходящие остатки материальных ценностей будут полностью израсходованы в течение следующего отчетного периода.

На счете 10 "Материалы" из МБП учитываются  следующие:

предметы  со сроком службы менее 12 месяцев независимо от стоимости;

орудия  лова (в зависимости от срока службы);

многолетние насаждения, выращиваемые в питомниках в качестве посадочного материала.

Если  какие-то из названных предметов  приходуются на счет 10 "Материалы", то к нему открывается субсчет  "Инструменты и приспособления хозяйственного назначения". После передачи этих предметов со склада в эксплуатацию и списания стоимости их со счета 10 "Материалы" контроль их наличия и движения должен вестись в оперативном порядке.

Основными задачами учета материалов на предприятиях и стройках являются:

правильное  и своевременное документальное отражение операций и обеспечение  достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;

контроль  за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;

контроль  за использованием материалов в производстве;

своевременность выявления ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком.

Исходя  из задач, аудитору необходимо проверить:

правильность  оценки материалов в учете;

правильность  применения первичных документов по учету материалов;

правильность  организации работы складского хозяйства;

имеется ли приказ предприятия об установлении круга лиц, которым дано право  затребовать материалы, разрешить  их отпуск со склада (образцы подписей этих лиц должны находиться на складе);

разработана ли на ОАО «ТОРА» номенклатура-ценник;

назначены ли приказом материально-ответственные  лица, заключены ли с ними договоры о полной материальной ответственности;

производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, соответствует ли она требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству;

составляются  ли коммерческие акты, предъявлялись  ли по ним претензии;

правильно ли оформлены документы по приходу  и расходу материалов, их внутреннему  перемещению;

правильно ли осуществляется бухгалтерский учет материалов в бухгалтерии предприятия;

правильно ли осуществляются получение, расходование, учет и хранение драгоценных металлов и драгоценных камней;

правильно ли осуществляется учет при заготовлении материалов;

правильно ли отражены в учете неотфактурованные  поставки и материальные ценности, находящиеся в пути;

правильно ли отражен учет операций по реализации материалов;

выделяется  ли в платежных документах и в  первичных учетных документах НДС;

правильно ли произведено списание материалов в случае их порчи или недостач (приняты ли меры к взысканию недостачи  с виновных лиц);

проводилась ли на ОАО «ТОРА» инвентаризация материальных ценностей; оформлены ли ее результаты; правильно ли отражены в учете результаты инвентаризации;

правильно ли отражались в учете операции с  тарой;

правильно ли осуществляется учет товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное  хранение;

правильно ли осуществляется учет строительных материалов открытого хранения;

правильно ли осуществляется учет материалов, принятых в переработку.

Аудит использования материальных ресурсов

Анализ  материальных ресурсов предполагает анализ состояния складских запасов, с одной стороны, и изучение показателей использования материальных ресурсов - с другой.

Излишки сырья и материалов могут образовываться также в результате:

необоснованного составления коммерческих и внутренних актов на недостачу, бой, утечку и порчу товарно-материальных ценностей при приеме, погрузке, транспортировке и разгрузке их на складах, базах, пристанях и железнодорожных станциях;

завоза  сырья и материалов от поставщиков  в больших количествах, чем указано  в сопроводительных документах, или завоза ценностей вообще без документального оформления (сторонние товары);

завоза  от поставщиков доброкачественного сырья и материалов вместо отходов, показанных в сопроводительных документах;

завышения веса тары при составлении актов  на ее завес;

внесения в сырье и материалы посторонних или более низкого качества однородных веществ с целью увеличения их количества или веса.

В ходе проверки в первую очередь выясняются состояние складского хозяйства, подбор и расстановка материально ответственных  лиц; организация пропускной системы; своевременность проведения инвентаризации и выполнение плана внезапных проверок наличия материальных ценностей и др.

Проверка  предусматривает обследование складов  и мест хранения материальных ценностей  в целях выяснения их пригодности для использования по назначению; соблюдения правил хранения ценностей и правил противопожарной безопасности; наличия сигнализации, весового хозяйства, других измерительных приборов и т.д.

В соответствии с установленными правилами материальные ценности на складах хранятся по группам, видам, артикулам и сортам на стеллажах, в ячейках или в специализированной таре. Номенклатурные номера материальных ценностей указываются на прикрепляемых ярлыках.

Одновременно  проверяются система отпуска  материалов в производство (цехи основного и вспомогательного производства), правильность определения их количества с помощью весоизмерительных приборов, а также состояние контроля со стороны руководителей цехов, своевременность и точность отражения отпуска в соответствующих первичных и сводных документах.

Неотъемлемой  частью контроля сохранности материальных ценностей на складах предприятия  является проверка складского учета. Практика работы показывает, что основные нарушения  в ведении складского учета состоят  в наличии отрицательных переходящих остатков ("красное сальдо") по видам материальных ценностей, отсутствии записей о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными картотек складского учета и бухгалтерского учета.

"Красное" сальдо свидетельствует о неполном или несвоевременном оприходовании поступивших материальных ценностей, списании завышенного количества материалов в производстве против фактически отпущенного, оформлении бестоварных документов на расход материалов, неправильном подсчете переходящих остатков и т.д.

Отрицательные переходящие остатки того или  иного материала после очередного поступления этого вида материала  временно закрываются, а количество материальных ценностей на эту величину уменьшается. Отрицательные остатки показывают размер неучтенных материалов и являются резервом для хищения.

Отдельные приходные документы, особенно по неотфактурованным  поставкам, могут не отражаться в  карточках складского учета. Для  их выявления необходимо внезапно проверить  все первичные документы кладовщика.

Расхождения между данными складского и бухгалтерского учета выявляются путем сопоставления  остатков по сальдовой книге с  остатками, подсчитанными бухгалтерией в оборотных ведомостях по группам  материалов.

Обеспечение сохранности материальных ценностей во многом зависит от подбора и расстановки материально ответственных лиц. На такие должности не должны приниматься лица, имевшие судимость за растраты, хищения и не оправдавшие доверия на прежних работах.

Встречаются и такие нарушения, как: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанным лицом, не имеющим на это права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам и т.д.

Хищение сырья и материалов в условиях обработки учетных данных на ЭВМ

Основные  способы искажения учетных данных в целях хищения сырья и  материалов в условиях обработки  учетных данных на ЭВМ:

искажение данных учета путем занижения  прихода или завышения расхода  материальных ценностей в машинограммах;

умышленные  ошибки и подлоги в процессе кодирования  первичных документов (проставление кода в документах по приходу материалов более дешевых видов ценностей, а в документах по расходу - более  дорогих);

искажение учета сырья и материалов путем введения в ЭВМ данных документов, ранее прошедших обработку, или подложных документов;

искажение шифров номенклатурных номеров в  первичных документах;

искажение данных учета в момент перфорирования первичных документов (пропуск отдельных  первичных документов, непробивка какой-либо цифры) и т.д.

Для выявления  ошибок, допущенных при перенесении  данных на машинные носители информации, рекомендуется использовать первичные  документы, а также выпускаемые  ЭВМ контрольные машинограммы, являющиеся учетным регистром хронологической записи. К признакам, свидетельствующим о возможных хищениях при учете материалов на ЭВМ, относятся:

отсутствие  требуемых реквизитов и наличие  исправлений в первичных документах, направленных на обработку в ЭВМ;

противоречия  данных первичных документов и машинограмм;

исправления в машинограммах (оговоренные и  неоговоренные);

несоответствие  итогов дебетовых и кредитовых оборотов контрольных машинограмм;

наличие противоречий внутри документа и  машинограммы. 

3.5. Задачи, источники  информации и методика анализа производственных запасов

Обобщающими показателями использования производственных запасов в производстве являются материалоемкость продукции (МП) и материалоотдача (МО).

Материалоемкость  определяется по формуле: 
МП = РМ / П, ( 1 )

где РМ - расход материалов за анализируемый период;

П - объем  продукции за анализируемый период.

Этот  показатель характеризует расход материалов на 1 рубль изготовленной продукции. Если показатель МП отчетного года оказался выше аналогичного за прошлый  год, то такое положение нельзя считать нормальным. 
Материалоотдача определяется по формуле: 
МО = П / РМ, ( 2 )

Этот  показатель характеризует объем  выпущенной продукции на 1 рубль  затраченных материалов.

Сравнивая этот показатель с аналогичным других предприятий, можно судить об эффективном использовании производственных запасов. 
Экономический анализ углубляет поиски резервов повышения эффективности производства в направлении тех возможностей, которые обусловливают снижение материалоемкости.

Методические  разработки анализа материальных затрат и материалоемкости продукции не заняли еще должного места в планировании, нормировании и комплексном экономическом анализе. Определение эффективности использования производственных запасов ограничено и подчинено анализу других показателей деятельности предприятий. Вопросы измерения эффективности использования производственных запасов рассредоточиваются, как правило, по разделам анализа обеспеченности предметами труда и их использования на объем себестоимости продукции. Отсутствует единый комплексный подход к анализу материалоемкости продукции, что не позволяет использовать аналитические возможности изыскания направлений снижения материальных затрат и за счет повышения эффективности производства. Подчиненность анализа использования производственных запасов задачам оценки обобщающих показателей деятельности предприятий, методически слабая разработка способов и приемов выявления резервов снижения материалоемкости, ограниченная информационная база не позволяют решить на практике ряд проблем повышения эффективности использования предметов труда. 
Задачами анализа материалоемкости выпущенной продукции предприятия, объединения являются: