Учет и аудит движения денежных средств на примере ООО «Парус»

"Расчет 1.1.4" – проверка правильности определения курсовых разниц по валютному счету;

"Расчет 1.1.5" – проверка правильности отражения в учете операций по покупке валюты;

"Расчет 1.1.6" – проверка целевого использования валюты, приобретенной на командировочные расходы;

"Расчет 1.1.7" – проверка правильности отражения в учете операций по продаже валюты;

         В ходе проверки денежных средств в ООО "Парус" ошибками, имеющими место при ведении операций по расчетному и прочим счетам в банках, являются следующие:

- В некоторых выписках банка, обнаружены подчистки и исправления;

- Оправдательные документы к выпискам банка представлены не полностью;

- На некоторых документах отсутствует штамп банка о принятии документов для обработки;

- Расходы, производимые в безналичном порядке, списываются непосредственно на счета затрат, минуя счета расчетов

 

3.3. Рекомендации по совершенствованию  учета денежных средств

 

         Для устранения ошибок, выявленных во время проведения аудита денежных средств в ООО "Парус" необходимо:

1) Исправления, вносимые в журнал кассира - операциониста, делать с помощью записи: "Исправлено" с указанием даты исправления, должности, подписи и расшифровки подписи уполномоченного должностного лица.

         В соответствии с Положением о документах и документообороте, утвержденным Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105 в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

         Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

         В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются.

2) Осуществлять выплаты наличных денег подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, с обязательным оформлением авансовых отчетов.

        В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 1.08.2001 г. №55 авансовый отчет (форма № АО-1) применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно – хозяйственные расходы.

         Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

         На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. [25, с.15]

         В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

        Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

        На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

        Согласно Указания от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства. Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

         Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

        Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

3) Не допускать подчистки и исправления в выписках банка.

         Как уже было сказано выше, в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

        Полнота банковских выписок устанавливается по их постраничной нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен совпадать с остатком средств на начало периода в следующей выписке. При обнаружении в выписке неоговоренных исправлений, подчисток, пятен, "жирных" подчеркиваний и подобных загрязнений аудитор должен произвести выверку информации в банке.

4) Подобрать все оправдательные документы к выпискам банка. Каждая сумма, указанная в выписке банка, должна быть подтверждена оправдательным документом: платежным поручением, платежным требованием-поручением, мемориальным ордером, квитанцией к объявлению на взнос наличными и другими документами. Суммы по выпискам банка должны полностью соответствовать суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах. Если какой-либо оправдательный документ отсутствует, аудитору следует в письменном виде довести это до сведения руководителя проверяемого предприятия или уполномоченного им лица.

        Очень часто отсутствие оправдательных документов свидетельствует о мошенничестве с наличными денежными средствами. Поэтому следует проверить правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными. Проверка осуществляется путем сопоставления квитанции к объявлению на взнос наличными, кассовой книги, отчета кассира и выписки банка на соответствующую дату.

5) Не допускать отсутствия штампа банка о принятии документов для обработки. На первичных оправдательных документах, приложенных к выпискам банка, должны присутствовать штамп банка и подпись операциониста банка. Вследствие выявления первичных документов без штампа банка аудитор произвел выверку информации в банке.

Выписки из лицевых счетов, предназначенные для выдачи клиентам, оформляются штампом и подписью ответственного исполнителя учреждения банка. При выдаче клиенту выписки, составленной на нескольких листах, штампом учреждения банка и подписями должен быть заверен каждый лист выписки. В выписках из лицевых счетов не должно оставаться свободного места между последней записью, штампом и подписями.

         Выписки из лицевых счетов при введении их на ЭВМ никакими подписями и штампами банка не оформляются.

По суммам, проведенным по кредиту, к выпискам из лицевых счетов должны прилагаться документы (их копии), на основании которых совершены записи по счету.

         На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп, которым оформляются выписки из лицевых счетов, а также календарный штемпель даты проводки документа по лицевому счету, если эта дата не совпадает с датой выписки документа.

Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На тех дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится.

        Не заверяются оттиском указанного штампа вторые экземпляры оплаченных расчетных документов, прилагаемые к выпискам из счетов клиентов, уже снабженных штампом либо гербовой печатью банка на ранней стадии их обработки, а также документы по приходным кассовым операциям.

Ответственный исполнитель (контролирующий работник), подписывая лицевой счет и выписку к нему, обязан убедиться в их полной идентичности, наличия необходимых приложений к выписке, а также правильности их оформления.

          Выписки выдаются под расписку в лицевом счете лицам, имеющим право первой или второй подписи по данному счету, или их представителям по доверенности, оформляется в установленном порядке, а по заявлению клиента – через абонентские ящики. [30, с.21]

         Владелец счета обязан после вручения ему выписки письменно сообщить учреждению банка о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета. При непоступлении от клиента возражений совершенные операции и остаток средств на счете считаются подтвержденными. Расходы, производимые в безналичном порядке, нужно списывать не непосредственно на счета учета затрат, а используя счета по учету расчетов.

6) Усилить внутренний контроль за оформлением первичных учетных документов по кассовым операциям, операциям по расчетным и другим счетам в банках в соответствии с установленными требованиями нормативных документов.

7) Повышать квалификацию бухгалтеров, в том числе в части использования для ведения учета автоматизированной программы 1С.

         В ходе аудита денежных средств также было выявлено, что при формировании кассовой книги за день программа выдает сообщение "Обороты по документам и проводкам (дата) не совпадают". Проверка по оборотной ведомости показала, что все суммы совпадают.

         Данное сообщение выводится в том случае, если по счету 50 "Касса" были введены операции вручную, т.е. не через документ. Необходимо найти все эти операции и заменить их документами.

При оформлении платежного поручения новому контрагенту в документе не проставляется автоматически его расчетный счет.

Бухгалтеру предприятия следует сравнить валюты расчетного счета ООО "Парус" и расчетного счета контрагента. Возможно задвоение валют в справочнике.

         Таким образом, бухгалтеру ООО "Парус" необходимо проверять полученные выписки из банка на наличие всех оправдательных документов, приложенных к ним, так же необходимо проверять наличие штампов на документах, нужно отслеживать правильное списание расходов, которые проводятся в безналичном порядке, проверять соответствие записей, указанных в выписках банка, записям по счетам 51, 52, 55.

        При составлении бухгалтерской отчетности за 2014 год бухгалтер предприятия руководствовался Приказом Минфина РФ от 2.07.2010 года №66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций" и ПБУ 23/2014 "Отчет о движении денежных средств".

         Структура отчета о движении денежных средств, претерпела незначительные изменения, а именно, выведены в конец формы следующие показатели:

- остаток денежных средств на начало периода,

- остаток денежных средств на конец периода,

- результат движения денежных средств.

Строки "Чистые денежные средства от _____ деятельности" переименован в "Результат движения денежных средств от ______ деятельности".

         Также следует учесть, что ЦБ утвердил Указания ЦБ РФ № 3210-У с 1 июня 2014 г. вводится новый учет кассовых операций для соблюдения кассовой дисциплины и правильного учета денежных средств в кассе, устанавливаются новые правила ведения кассовых операций 2014.

         Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к настоящему Указанию, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег. Платежный агент, осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 3 июня 2009 года N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами" (далее - платежный агент), банковский платежный агент (субагент), осуществляющий деятельность в соответствии с Федеральным законом от 27 июня 2011 года N 161-ФЗ «О национальной платежной системе» (далее - банковский платежный агент (субагент), при определении лимита остатка наличных денег не учитывают наличные деньги, принятые при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента). Подразделению юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места) (далее - обособленное подразделение), сдающему наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке, лимит остатка наличных денег устанавливается в порядке, предусмотренном настоящим Указанием для юридического лица. Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, сдающие наличные деньги в кассу юридического лица, определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим обособленным подразделениям.          Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется юридическим лицом обособленному подразделению в порядке, установленном юридическим лицом. Примечание: Существует образец лимита кассы 2014, где приведен подробный расчет остатка кассовой наличности. Данный лимит устанавливается приказом руководителя или распоряжением ИП.