Учет и анализ движения основных средств (на примере сельскохозяйственного предприятия)

2. Методическими рекомендациями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. №49).

3. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

На основании этих указаний и положений в СПК «Нива» разрабатывается план инвентаризации. Работу по проведению инвентаризации можно разделить на три этапа:

- подготовка к проведению инвентаризации,

- проведение инвентаризации,

- принятие решений по результатам инвентаризации и отражение их в бухгалтерском учете.

Для проведения инвентаризации в хозяйстве создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия при обязательном участии главного бухгалтера. Возглавляет комиссию руководитель организации или его заместитель.

Проведению инвентаризации основных средств предшествует определенная подготовительная работа. До начала инвентаризации следует проверить наличие и состояние инвентарных карточек, технической документации. Материально ответственные лица приводят в порядок имеющиеся в наличии ценности, сдают в бухгалтерию все документы об их поступлении или выбытии.

Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по местам хранения и по каждому материально ответственному лицу в отдельности. Результаты проверки объектов основных средств записывают в инвентаризационные описи (приложение Ю), где подробно указывают полное наименование ценностей, порядковые номера, по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственным лицом.

При инвентаризации недвижимого имущества проверяется наличие документов, подтверждающих право собственности на них.

В бухгалтерии данные инвентаризационных описей сверяют с остатками, показанными в учете, и составляют сличительные ведомости, по которым отражают выявленные отклонения (излишек или недостачу). Сличительные ведомости подписываются комиссией и материально ответственным лицом .

Если при инвентаризации выявлены недостачи и неучтенные основные средства, комиссия требует от соответствующих лиц письменного объяснения, которое позволит установить порядок регулирования расхождения данных инвентаризации и бухгалтерского учета. Выявленные неучтенные объекты основных средств приходуются по остаточной стоимости с отражением их износа.

Выявленные при инвентаризации неучтенные основные средства нельзя зачислять ни в добавочный капитал, ни в резервный капитал, ни в другие аналогичные фонды, так как в соответствии с Положением по бухгалтерскомуучету и бухгалтерской отчетности в РФ выявленное неучтенное имущество подлежит принятию к учету как внереализационные доходы. Зачисление такого имущества в другие фонды будет расценено налоговыми органами как сокрытие прибыли.

Основные средства, оказавшиеся в излишке, принимаются к учету следующей записью: 

Дт 01 «Основные средства» Кт 91 «Доходы и расходы».

Если в ходе проведения инвентаризации обнаружена недостача и порча объектов основных средств, то это отражается в учете следующим образом:

1) списание основного средства по первоначальной стоимости: Дт 01.11 Кт 01;

2) списание износа: Дт 02 Кт 01.11;

3)списана недостача объекта основных средств по остаточной стоимости:

Дт94Кт 01.11;

4) отнесение недостачи на прочие расходы в случае, если не обнаружено виновное лицо: Дт 91 Кт 94;

5) отнесение суммы недостачи на виновное лицо:

Дт 73 Кт 94 - в пределах балансовой стоимости,

Дт 73 Кт 98 - разница между взыскиваемой суммой и балансовой стоимостью;

6) возмещение виновным лицом материального ущерба: Дт 50, 70 Кт 73.

В Методических указаниях по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств довольно подробно определен порядок ее применения, но все же на практике довольно часто встречаются нарушения, которые в СПК «Нива» носят следующий характер:

- при заполнении инвентаризационных описей итоги не выверены на каждой странице,

- не записано число порядковых номеров материальных ценностей,

- не указан общий итог количества в натуральных показателях,

- отсутствует общая сумма материальных ценностей.

Довольно частыми нарушениями тоже являются отсутствие на последней странице инвентаризационной описи отметки о проверке цен, подсчета итогов и подписей лиц, проводящих инвентаризацию. Кроме того, в инвентаризационных описях имеются незаполненные строки после утверждения результатов, а также отсутствуют прочерки, что крайне недопустимо.

Для более жесткого контроля за учетом основных средств с материально ответственными лицами следует заключать договор о полной индивидуальной ответственности за сохранность закрепленных за ними основных средств.

2.6 Совершенствование учета и контроля основных средств

Все выявленные в хозяйстве недостатки учета могут быть устранены с помощью обеспечения точности и своевременности учета основных средств. То есть, отсутствие в первичной документации важных данных об объекте, составление неправильных бухгалтерских проводок, не соответствие типа инвентарных карточек записям в них - все это можно устранить путем строгого контроля за точностью учета.  Точность учета основных средств может быть обеспечена на основании правильных и полных записей о движении основных средств в первичных документах и учетных регистрах; своевременном выявлении неиспользуемых ценностей, подлежащих; реализации в установленном порядке; получении точных сведений о приходе, расходе основных средств по материально-ответственным лицам.

В первичных документах по учету основных средств должны отражаться не только изменения в составе и размещении материальных ресурсов хозяйства, но и операции, связанные с изменениями источников образования и целевого назначения средств. Немаловажное значение для обеспечения точности учета имеет и обеспеченность соответствующими типовыми бланками.

Одним из недостатков в СПК «Нива» является отсутствие новых форм первичных документов для учета основных средств. Это такие документы как «Акт (накладная) приемки-передачи основных средств» (ф. № ОС-1), «Акт на выбраковку животных из основного стада» (ф. № 406-АПК), «Акт на списание основных средств» (ф.№ ОС-4) и др. Для расчета амортизации, для списания основных средств новые формы также отсутствуют.

В хозяйстве также отмечены изъяны, связанные с недостаточным исполнением своевременности учета, например, не вовремя заполняется акт приема-передачи основных средств. Поэтому для того, чтобы обеспечить своевременность учета необходимо, в первую очередь, обеспечить строгий контроль за заполнением первичных документов и регистров аналитического и синтетического учета в соответствии со сроками, установленными законодательством по бухгалтерскому учету.

По объему документооборота и количеству записей учет основных средств занимает второе место после учета труда и заработной платы. Трудоемкость этих участков учета объясняется целым рядом причин: большой численностью материально-ответственных лиц, построением документооборота, постоянством начисления амортизации, большим объемом работ по ведению аналитического и синтетического учета. Все это требует изыскания способов, позволяющих значительно снизить трудоемкость учетных работ и улучшить качество учета.

Одним из основных путей снижения трудоемкости учета и улучшения его качества является автоматизированная обработка информации по учету основных средств на основе использования компьютерной техники. Массовость, однотипность и частая повторяемость учетных операций создают предпосылки для автоматизированной обработки информации по этим участкам учета.

При автоматизации учета основных средств с применением ЭВМ используются первичные документы, которые рассмотрены в первой главе (акты приемки-передач основных средств, акт на приемку многолетних насаждений и передачу их в эксплуатацию, акт на перевод животных и другие). Данные из этих документов заносятся в компьютер. При автоматизированном учете в хозяйстве создается справочник постоянной информации по основным средствам, который составляется по данным, имеющимся в инвентарных карточках основных средств, то есть в компьютер заносится название каждого объекта основных средств, инвентарный номер, год выпуска объекта, дата поступления в хозяйство, балансовая стоимость и материально-ответственное лицо, за которым закреплен объект.

При обработке данных по учету основных средств на компьютере используются шифры следующих видов: шифры форм первичных документов, сельскохозяйственного предприятия, производственных подразделений, групп основных средств, инвентарных номеров объектов, поставщиков и покупателей, видов ремонта, способов ремонта.

При условии полного автоматизированного учета основных средств создается возможность получать в автоматизированном виде информацию: о наличии основных средств по структурным подразделениям в разрезе  инвентарных номеров объектов, о движении основных средств, об их износе (начислении амортизации) и выбытии, т.е. весь комплекс операций, связанных с данным участком учетных работ.

Глава 3 Анализ наличия, движения и эффективности

использования основных средств в СПК «Нива»

3.1 Краткая характеристика условий и результатов производственно-финансовой деятельности СПК «Нива»

СПК «Нива» расположен в юго-западной части Радищевского района Ульяновской области. Административно-хозяйственный центр находится в р.п. Радищево, ул. Интернациональная, 3.

Землепользование СПК «Нива» до 2005 г. представляло собой массив общей площадью 6220 га, из них 5817 га сельскохозяйственных угодий, в том числе 3529 га пашни, 68 га сенокосов, 2057 га пастбищ.

Пункты сдачи сельскохозяйственной продукции находятся на станции Рябина, р.п. Новоспасское, с. Верхняя Маза, с которыми хозяйство соединено шоссейными дорогами, асфальтового покрытия.

Климатические условия характеризуются жарким летом (максимальная температура +39 С) и морозной зимой (минимальная температура -47 С) при относительно малой сумме среднегодовых осадков (около 380 мм). Снег держится в среднем 136 дней, безморозный период составляет 138 дней. Полное оттаивание почвы наступает в среднем 18 апреля. Из неблагоприятных климатических условий наблюдаются сильные ветры и почвенная засуха.

Рельеф территории хозяйства представляет собой спокойную, пологоволнистую равнину, рассеченную рекой Терешка на две части - северную и южную.

Большое количество оврагов и балок делят эти части на местные, различные по величине водоразделы, имеющие уклон к рекам Терешка и Старая Маза.

Гидрографическая сеть хозяйства представлена рекой Терешка и Старая Маза. Источниками водоснабжения являются артезианские скважины Репьевского группового водовода.

По данным почвенного обследования хозяйств преобладающим  почвенным разновидностями являются черноземы, составляющие 52% от всей площади пашни. В северной и юго-западной частях землепользования крупными массивами расположены дерново-карбонатные почвы общей площадью до 2000 га.

Оценка сельскохозяйственных угодий в хозяйстве равна 46 баллам. Растительность бедная и представлена в основном, разнотравьем: типчаком, ковылем, подорожником, тысячелистником.

Природно-климатические условия оцениваются как благоприятные для проживания населения и ведения сельскохозяйственного производства.

На территории Ульяновской области много предприятий имеют средний размер, то есть площадь сельскохозяйственных угодий от 4000 до 8000 га. О размерах хозяйства говорят также такие данные как размер основных фондов, площадь сельскохозяйственных угодий, поголовье скота, численность работников.

Размеры предприятия характеризуются также размерами производства, которые отражают стоимостные показатели, такие как стоимость товарной продукции, величина прибыли (убытка). Рассмотрим их в таблице 5.

Таблица 5 - Размер СПК «Нива» на конец года