б) составить реестр депонированных сумм;

     в) в конце платежной (расчетно - платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

     г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить  на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер                                     № ____________».

     Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных  кассирами в платежных (расчетно - платежных) ведомостях, и подсчет  выданных и депонированных по ним  сумм.

     Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

     Следует отметить, что нормы  п. 18 Порядка ведения  кассовых операций не требуют обязательного  составления РКО  на сумму фактически выплаченной по ведомости  суммы заработной платы                          (на ведомости достаточно поставить штамп «Расходный кассовый ордер № ____»), в то время как Указания по применению и заполнению форм № Т-49 и № Т-53, утвержденные Госкомстатом России, предписывают составить на выданную сумму заработной платы РКО, указав его дату и номер в ведомости.

     Кассиры в конце рабочего дня обязаны  отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в  деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег  и кассовые документы по произведенным  операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

     По  авансам, полученным для оплаты труда  и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в  платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры  обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

     Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете операций по выдаче заработной платы на следующем примере:

     Сумма оплаты труда в торговой организации  «Сир» за март 2009 г. составила 180 000 руб., НДФЛ с начисленной за март заработной платы –             21 580 руб., первая половина заработной платы была выдана 16.03.2009 в сумме 74 500 руб. Выплата заработной платы за вторую половину месяца (окончательный расчет) производится до 10-го числа следующего месяца. Наличные на выплату зарплаты получены кассиром организации 16.03.2009 и 06.04.2009. Заработная плата за вторую половину месяца (окончательный расчет) выплачивалась с 06 по 08 апреля. До 09 апреля фактически было выплачено 74 420 руб. Сумма не выданной зарплаты 09 апреля должна быть сдана в банк для зачисления на расчетный счет.

     Бухгалтер организации «Сир»  отразит следующие  операции в учете:

     16.03.2009

     Дебет 50 Кредит 51  74 500 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за первую половину марта

     Дебет 70 Кредит 50  74 500 руб. – выдана заработная плата за первую половину марта

     31.03.2009

     Дебет 44 Кредит 70   180 000 руб. – начислена заработная плата за март

     Дебет 70 Кредит 68   21 580 руб. – удержан НДФЛ с заработной платы за март

     06.04.2009

     Дебет 68 Кредит 51  21 580 руб. – перечислен в бюджет НДФЛ с заработной платы за март

     Дебет 50 Кредит 51  83 920 руб. – получены деньги в банке для выплаты заработной платы за вторую половину марта                                                 (180 000 - 21 580 - 74 500) руб.

     С 06.04.2009 по 08.04.2009

     Дебет 70 Кредит 50   74 420 руб. – выдана заработная плата за вторую половину марта 

     09.04.2009

     Дебет 70 Кредит 76/4   9 500 руб. – депонированы денежные суммы                (83 920 - 74 420) руб.

     Дебет 51 Кредит 50   9 500 руб. – депонированные денежные суммы сданы в банк.

     В последующем депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. Дату и номер  ордера следует указать в книге  депонентов. Если получателей несколько, то возможно оформить отдельную платежную  ведомость.

     При выдаче депонированной заработной платы производятся следующие записи:

     - Дебет 50 Кредит 51 – получены денежные  средства в банке на выдачу  депонированной заработной платы;

     Дебет 76/4 Кредит 50 – депонированная заработная плата выплачена сотрудникам. 

1.3. Расчеты с подотчетными лицами

 

     Подотчетными  суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику  из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

     Расчеты с подотчетными лицами возникают  практически в каждой организации  и весьма разнообразны:

     - приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских  товаров, оплата почтово - телеграфных  расходов;

     - оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

     - расходы на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

     - представительские расходы.

     Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации.

     Денежные  средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а только тем, которые поименованы в приказе руководителя. В нем прописывается, на какой срок и на какие цели выдаются денежные средства. Например, одни работники в соответствии с приказом руководителя вправе получать денежные средства только на приобретение ГСМ, тогда как другие – на оплату всех хозяйственных расходов.

     Следует отметить, что в силу п. 11 Порядка  ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

     Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них не позднее 3 рабочих дней по истечении  срока, установленного приказом руководителя или со дня возврата из командировки.

     Работник  должен представить в бухгалтерию  авансовый отчет об израсходованных  суммах. Он оформляется по унифицированной  форме                   № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденный Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

     На  оборотной стороне формы подотчетное  лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним                  (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

     В бухгалтерии проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

     Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы  и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

     Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

     На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

     Наличные  денежные средства выдаются под отчет  по расходному кассовому ордеру. В расходном кассовом ордере в строке «Основание» пишется «под отчет» и указывается цель расходования средств, например на хозяйственные нужды.

     Остаток неиспользованного аванса подотчетное  лицо должно сдать в кассу организации  по приходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо израсходовало свои денежные средства, то перерасход по авансовому отчету выдается ему по расходному кассовому ордеру.

     В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета  финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен                   счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

     На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу.

     Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетным лицом на следующем примере:

     ООО «Альянс» по согласованию с обслуживающим  банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в  кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО «Альянс» 12.01.2009 выдало работнику в подотчет 50 000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он:

     - приобрел канцтовары (конкретные  наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1 000 руб. для нужд организации;

     - погасил задолженность перед  поставщиком товаров в размере  45 000 руб.

     Оставшаяся  сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 26.01.2009. Руководитель ООО «Альянс» утвердил авансовый отчет 26.01.2009.

     В бухгалтерском учете  ООО «Альянс» подлежат отражению следующие  проводки:

     12.01.2009

     Дебет 71 Кредит 50    50 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги 

     26.01.2009

     Дебет 50 Кредит 71    4 000 руб. – отражен возврат подотчетным лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет                                                 (50 000 - 1000 - 45 000) руб.

     Дебет 10 Кредит 71    1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров

     Дебет 60 Кредит 71    45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо.

     В случае, если в подотчет работник получил  меньше, чем потратил, организация (предприниматель) возмещает перерасход. Рассмотрим следующий пример.