По  дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и  денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

     Каждое  предприятие, которое осуществляет расчет наличными деньгами, должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

         Кассовая книга – это документ, в котором отражаются все операции с наличными деньгами, проходящими через кассу предприятия.

         Каждое предприятие ведет только  одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована  и опечатана сургучной или  мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. Использовать ее можно в течение одного календарного года, по окончании которого заводится новый документ.

     Унифицированная форма кассовой книги № КО-4 установлена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

     Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

     Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или  выдачи денег по каждому ордеру или  другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     Вести кассовую книгу можно вручную  или автоматизированным способом (на компьютере).

     Вне зависимости от того, каким образом  ведется кассовая книга, контроль за её ведением и правильностью составления возлагается на главного бухгалтера предприятия.

1.2. Прием, выдача  наличных денег  и оформление                       кассовых документов

 

     Деньги  в кассу организации могут  поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг).

     Расходоваться наличные деньги могут на выплату  заработной платы, выдаваться сотрудникам  под отчет на хозяйственно-операционные расходы, сдаваться в уполномоченный банк и т.д.

     При приеме денежных билетов и монет  в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.

     Оформление  кассовых операций производится первичными документами, составленными по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:

     - № КО - 1 «Приходный кассовый ордер»;

     - № КО - 2 «Расходный кассовый ордер»;

     - № КО - 3 «Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов»;

     - № КО - 4 «Кассовая книга»;

     - № КО - 5 «Книга учета принятых  и выданных кассиром денежных  средств».

     Остановимся поподробнее на порядке заполнения каждого документа Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

     Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

     В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:

     - по строке «Основание» указывается  содержание хозяйственной операции;

     - по строке «В том числе»  указывается сумма НДС, которая  записывается цифрами, а в случае  если продукция, работы, услуги  не облагаются налогом, делается  запись «без налога (НДС)».

     В приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые  первичные и другие документы  с указанием их номеров и дат  составления. В графе «Кредит, код  структурного подразделения» указывается  код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

     Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

     В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

     В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

     Журнал  регистрации приходных  и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

     Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

     Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются  недействительными и не должны приниматься к исполнению. При заполнении расходных и приходных кассовых ордеров внесение в них исправлений не допускается               (п. 3 ст. 7 и п. 5 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

     Отметим, что наряду с выдачей денег  из кассы непосредственно лицу, указанному в РКО (документе, его заменяющем), допускается выдача денег по доверенности, оформленной в установленном  порядке.

     Согласно  п. 4 ст. 185 ГК РФ доверенность на получение  заработной платы, пособий, стипендий, а также иных платежей, связанных  с трудовыми отношениями, на получение  вознаграждения авторов и изобретателей  может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает, жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства или администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении.

     При выдаче денег по доверенности в тексте РКО после фамилии, имени и  отчества получателя денег бухгалтер должен указать фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

     Если  деньги выдаются по расчетной (расчетно - платежной) ведомости, то после того как кассир сделал в соответствующей графе запись «По доверенности», доверенное лицо расписывается в получении денег. При этом должны соблюдаться требования, предусмотренные п. 15 Порядка ведения кассовых операций. Доверенность остается в организации. Она прилагается к РКО или к ведомости.

     При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

     На  предприятии выдача денег может  производиться по удостоверению, выданному  данным предприятием, при наличии  на нем фотографии и личной подписи владельца.

     Расписка  в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно  чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При  получении денег по платежной (расчетно - платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

     Выдача  приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

     При получении приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

     а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия  или лиц на это уполномоченных;

     б) правильность оформления документов;

     в) наличие перечисленных в документах приложений.

     В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

     Выдача  средств на оплату труда, пособий  по социальному страхованию и стипендий может осуществляться по платежной или расчетно - платежной ведомости.

     Постановлением  Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные формы платежной  и расчетно-платежной ведомостей (формы № Т-53 и № Т-49 соответственно) и Указания по применению и заполнению этих форм.

     Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

     Лицам, не состоящим в штате предприятия, возможны следующие варианты выплаты  денег:

     -  на каждое лицо в отдельности  выписывается отдельный РКО;

     - на всех лиц, выполняющих работы  по конкретному договору, составляется  отдельная ведомость.

     Важный  момент! Не допускается  выплачивать по одной  ведомости деньги штатным работникам и лицам, не состоящим в штате предприятия.

     Если  средства на оплату труда, пособия по социальному страхованию, стипендии  не были получены работниками в течение  трех рабочих дней, включая день получения денег в учреждении банка, то по истечении этого срока  кассир обязан:

     а) в платежной (расчетно - платежной) ведомости  против фамилии лиц, которым не произведены  указанные выплаты, поставить штамп  или сделать отметку от руки: «Депонировано»;