Олік готівкових і безготівкових розрахунків

    Розрахунки  готівкою підприємства всіх форм власності, а також приватні підприємці мають  проводити з оформленням прибуткових  і видаткових касових ордерів, касового й товарного чеків, квитанцій, договорів купівлі-продажу, актів закупівлі, виконання робіт (надання послуг) чи інших документів, що засвідчують факт купівлі товару, виконання робіт, надання послуг.

    Для забезпечення дотримання вимог видачі готівки з каси підприємства доцільно розробити робочі інструкції текстової форми щодо оформлення видачі готівки з каси видатковим касовим ордером.

    Гроші за касовими ордерами приймають і  видають тільки в день їх оформлення. При завершенні операцій касир зобов'язаний підписати всі прибуткові та видаткові  касові ордери, а ті документи, що до них додають, - погасити штампом або  написом: на прибуткових документах - «отримано», на видаткових - «оплачено», вказавши дату.

    Оплату  праці, виплату допомоги у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, стипендій, премій тощо проводить касир за платіжними або розрахунково-платіжними відомостями,  без складання видаткового касового ордера на кожного одержувача.

    Здачу виручки інкасатору оформляють супровідною відомістю, яку складають у трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідну відомість) вкладають до інкасаторської сумки, другий (накладну) - віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) - залишається в касі підприємства (інкасатор на ньому ставить підпис та відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотному боці першого і другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, що здають.

    Готівку в банку отримують касир або  інша уповноважена особа на підставі грошового чеку. Для цього на підставі заявки в банку одержують чекову книжку.

    Вагомим джерелом надходження коштів у касу підприємства є виручка, отримана від  реалізації товарів, продукції, робіт  або послуг. Для її приймання можна використовувати електронний контрольно-касовий апарат (ЕККА) або товарно-касову книгу (ТКК).

    Касир зобов'язаний приділяти особливу увагу  належному заповненню касових документів. При цьому заборонено приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам, встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання коштів, а також ті, які порушують договірну, фінансову дисципліну, завдають збитків державі, власникам, іншим юридичним та фізичним особам. Якщо хоча б одна з вимог щодо заповнення касових документів не виконана, касир зобов'язаний повернути документи до бухгалтерії для належного їх оформлення. Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструє бухгалтерія в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів.

    Усі факти надходження і вибуття  готівки на підприємстві відображають у касовій книзі.

    Касова  книга - обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства. В ній у хронологічній послідовності відображають витрачання і надходження готівки, що дає змогу контролювати рух коштів підприємства.

    Записи  в касовій книзі здійснює касир  одразу ж після отримання або видачі грошей за кожним ордером або за документами, що його замінюють.

    Підприємства, які використовують іноземну валюту, ведуть окремі касові книги за кожним видом валюти.

    У кінці кожного робочого дня касир  підбиває підсумки операцій за день, визначає залишок готівки у касі на наступне число і складає звіт касира.

    Звіт  касира - це документ, що є відривним аркушем касової книги з доданими прибутковими та видатковими касовими ордерами, які касир передає до бухгалтерії.

    Документування  готівкових операцій можна зобразити схематично так, як це вказано на рис.  2.8. 
 

    Рис.2.8. Загальна схема документування готівкових операцій 

    Платіжне  доручення — це письмове доручення власника рахунка перерахувати відповідну суму зі свого рахунка на рахунок отримувача коштів. Розрахунки платіжними дорученнями здійснюються також за нетоварними операціями. Це платежі до бюджету, цільових державних фондів; платежі кредитним установам, за банківськими позичками. Платіжні доручення застосовуються для здійснення попередньої оплати за отримані товари, надані послуги, а також для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості суб’єктів господарської діяльності. Платіжне доручення оформляється платником за формою, згідно з вимогами щодо заповнення реквізитів розрахункових документів, та подається до банку, що обслуговує його, не менше ніж у двох примірниках.

      Платіжні  вимоги-доручення можуть застосовуватися в розрахунках усіма учасниками безготівкових розрахунків. Це комбінований документ, який складається з двох частин: верхньої - вимоги постачальника (отримувача коштів) безпосередньо до покупця (платника) оплатити вартість відпущеній йому за договором продукції, виконаних робіт, наданих послуг; і а нижньої доручення платника своєму банку про перерахування з його рахунку визначних сум.

      Платіжна  вимога-доручення заповнюється постачальником і передається покупцеві разом  і відвантаженою продукцією або  після капання послуг. При отриманні  покупцем даного документу і при  наявності коштів на його поточному  рахунку він вказує прописом суму, що належить до сплат, і код поточного  рахунку. Після цього даний документ передається до банку на оплату. Якщо ж в момент отримання платіжної  вимоги-доручення грошові кошти  відсутні в потрібному обсязі, то в  міру їх накопичення виписуються  платіжні доручення з посиланням на номер платіжної вимоги-доручення [41].

    У розрахунках між підприємствами застосовуються розрахункові чеки. Для отримання готівки з рахунків у банківських установах використовуються грошові чеки.

    Розрахунковий чек — це документ стандартної форми з дорученням чекодавця своєму банкові переказати кошти на рахунок пред’явника чека (отримувача коштів).

    Грошові чеки застосовуються тільки для отримання підприємствами з рахунків у банківських установах готівки для виплати заробітної плати, премій і винагород, дивідендів, коштів на відрядження, на господарські витрати.

    Чек обов'язково має містити всі реквізити, що передбачені його формою, і заповнюється від руки (кульковою ручкою, чорнилом темного кольору) або з використанням  технічних засобів (місяць видачі та сума чека мають зазначатися словами).

    Акредитив — це розрахунковий документ із дорученням однієї кредитної установи іншій здійснити за рахунок спеціально задепонованих коштів оплату товарно-транспортних документів за відвантажений товар.

    Не  приймаються до оплати за акредитивом  документи без зазначення в них  дати відвантаження, номерів товарно-транспортних документів, номерів поштових квитанцій  при відправленні товарів через  підприємства зв’язку, номерів або дат приймально-здавальних документів та виду транспорту, яким відправлений вантаж після прийому товару представником покупця на місці у постачальника, якщо це передбачалось умовами акредитива.

    Вексель – це цінний папір, складений з дотриманням суворо встановлених правил і містить нічим не зумовлену обіцянку сплатити визначену суму (звичайний вексель) або нічим не зумовлену пропозицію сплатити визначену суму (переказний вексель). Вексель виписують на спеціальних бланках, які мають необхідний ступінь захисту.

    Відповідно  до вимог щодо оформлення первинних  документів, наявність на них підписів осіб, відповідальних за здійснення тієї чи іншої операції, як правило є  обов'язковою. Розрахунково-платіжні документи, в тому числі такі, що використовуються при безготівкових розрахунках, не є винятком. Визначення кола осіб, що мають право підпису таких  документів, здійснюється власником  підприємства або керівником підприємства, якщо власник наділив його правом. Підписів на документі, як правило, два: перший - підпис працівника, відповідального  за господарську діяльність підприємства, другий -це підпис працівника, відповідального  за фінансову діяльність підприємства. Право першого підпису, так само як і другого, можуть мати декілька працівників підприємства. Наприклад, право першого підпису може мати керівник підприємства, його заступник, головний інженер тощо, а право  другого підпису - головний бухгалтер, бухгалтер, бухгалтер-касир тощо. 

2.3. Синтетичний та  аналітичній облік  готівкових і безготівкових  розрахунків, відображення  в облікових регістрах  та звітності 

     Одержані  касові звіти й документи обробляються. Кожний запис перевіряється по суті, звіряється з первинним документом, відтак у кожному документі та у звіті проставляється шифр синтетичного рахунка і субрахунків, що кореспондують з рахунком 30 «Каса». Залишок грошей на початок дня за звітом касира бухгалтер звіряє із залишком грошей на кінець дня, виведеним у попередньому звіті, й перевіряє правильність виведених оборотів і залишків.

     Синтетичний облік наявності руху грошових коштів у касі ведеться на рахунку 30 «Каса», записи на якому здійснюють на підставі перевірених звітів касира загальними підсумками за день в журналі-ордері № 1 (по кредиту) і відомість № 1 (по дебету).

     Рахунок 30 «Каса» ведеться за субрахунками:

     301 «Каса в національній валюті»

     302 «Каса в іноземній валюті».

     За  дебетом субрахунку 301 «Каса в національній валюті» відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом - виплата (витрачання) готівки. Розрахунки з покупцями відбуваються в готівковій формі. І саме надходження грошових коштів від них є для фірми основним каналом надходження. Основні господарські операції, які можуть здійснюватись через касу підприємства описані в таблиці 2.4. 

     Таблиця 2.4 Типові проводки по рахунку 30 «Каса»