Олік готівкових і безготівкових розрахунків

Розділ 2

Бухгалтерський  облік грошових коштів 

2.1. Організаційно-методичні основи обліку грошових коштів

      Для забезпечення достовірної і точної інформації про рух коштів необхідно  забезпечити їх чіткий, своєчасний та повний облік, тому основними завданнями бухгалтерського обліку грошових коштів є:

• правильна  організація, своєчасне й законне проведення безготівкових і готівкових розрахункових операцій;
• своєчасне та правильне документування операцій з руху грошових коштів і розрахунків;
• забезпечення збереження грошових коштів і цінних паперів у касі підприємства;
• контроль за витрачанням грошових коштів;
• своєчасне та точне ведення розрахунків з дебіторами та стягнення заборгованості;
• періодичне проведення інвентаризацій грошових коштів і дебіторської заборгованості;
• забезпечення схоронності коштів у місцях їх зберігання і контроль за їх цільовим використанням;
• своєчасне і повне відображення у документах і реєстрах бухгалтерського обліку руху коштів у касі підприємства і на рахунках у банку;
• суворе дотримання встановлених правил ведення касових операції і здійснення розрахунків між суб’єктами господарської діяльності;
• забезпечення своєчасності взаєморозрахунків з метою запобігання штрафних санкцій.

Організація обліку готівкових розрахунків

     Підприємства, які відкрили поточні рахунки  в установах банків, зберігають на цих рахунках свої кошти на договірних умовах і  здійснюють розрахунки за своїми зобов'язаннями в безготівковій  та готівковій формі в порядку, установленому  нормативно правовими актами Національного  банку України.

     Розрахунки  готівкою підприємств між собою  та з підприємцями і фізичними  особами проводяться як за рахунок  коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки  і здійснюються через касу підприємств  з веденням касової книги встановленої форми.

     Розрахунки  готівкою підприємств (підприємців) та фізичних осіб здійснюються також через  установи банків згідно з вимогами Інструкції з організації емісійно-касової  роботи в установах банків України. Сума платежу готівкою одного підприємства (індивідуального підприємця) з іншим  підприємством (індивідуальним підприємцем) не повинна перевищувати десяти тисяч  гривень протягом одного дня за одним  або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими  проводяться розрахунки, протягом дня  не обмежується. Платежі підприємства іншому підприємству понад установлену  граничну суму проводяться виключно в безготівковому порядку.

У разі здійснення підприємствами готівкових розрахунків з іншими підприємствами понад установлену граничну суму кошти у розмірі перевищення  встановленої суми додаються до фактичних  залишків готівки у касі на кінець дня, з подальшим порівнянням  одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси. [18]

     Для здійснення розрахунків готівкою кожне  підприємство повинно мати касу. Каса підприємства - це приміщення або місце  здійснення готівкових розрахунків, а  також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.

    У касі підприємства може зберігатися  готівка, цінні папери, придбані у  інших підприємств (акції, облігації  тощо), грошові документи, які є  бланками суворого обліку (трудові  книжки та вкладні листки до них, квитанції  подорожніх листів автотранспорту, бланки довіреностей тощо). [85]

     Грошовими документами вважаються документи, які знаходяться в касі підприємства: оплачені путівки в санаторії, пансіонати та будинки відпочинку; поштові марки; проїзні квитки тощо. Керівник підприємства зобов'язаний забезпечити обладнання каси і належне зберігання цінностей у касі та при їх транспортуванні.

     Посадова  матеріально відповідальна особа, яка завідує касою, видачею та прийманням грошей і цінних паперів  на підприємстві, називається касиром. На цю посаду працівник призначається  наказом керівника підприємства, який зобов'язаний під розписку ознайомити новопризначеного касира з Порядком ведення касових операцій і укласти  з ним договір про повну  матеріальну відповідальність за збереженість всіх прийнятих ним цінностей.

    Існує певний порядок прийняття касира на роботу. Спершу керівник приймає  наказ про прийняття касира на роботу. Касир ознайомлюється зі своєю  посадовою інструкцією та Порядком ведення кавих операцій. Після  цього укладається договір про  повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих касиром  цінностей.[44]

     На  підприємствах, де штатним розкладом  не передбачена посада касира, обов'язки останнього може виконувати бухгалтер  або інший працівник за письмовим  розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ним угоди  про повну матеріальну відповідальність. Про це в письмовій формі обов'язково повідомляється установа банку, яка  здійснює розрахунково-касове обслуговування підприємства.

     Касир несе відповідальність за збереженість грошових коштів, цінних паперів та інших цінностей, які знаходяться  на зберіганні в касі. Йому забороняється  передовіряти доручені йому обов'язки іншим особам. У випадку раптової відсутності касира на роботі (з  причини хвороби тощо) цінності, які знаходяться у нього під  звітом, негайно перераховуються  іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного  бухгалтера підприємства або в присутності  комісії, призначеної керівником підприємства, про що складається відповідний  акт.

    Під час здійснення касових операцій двері до приміщення каси повинні  бути замкнені зсередини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється. Вся готівка на підприємствах повинна зберігатися у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касира. Дублікати ключів у опечатаних касиром пакетах або скриньках зберігаються у керівника підприємства.[18]

  Підприємства  можуть зберігати в касі готівку  тільки в межах готівки ліміту залишку готівки, тобто граничної  суми розміру готівки, яка може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня і встановлюється установою  банку або самостійно визначається підприємством. Для кожного підприємства ліміт залишку готівки встановлюється банками з урахуванням режиму та специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової  виручки на період дії договору на розрахунково-касове обслуговування до їх перегляду з ініціативи підприємства або банку. Підприємства з невеликим  оборотом (не більше 10-ти неоподатковуваних мінімумів за п'ять днів) здають виручку не частіше одного разу на п'ять днів.

  Для того, щоб встановити ліміт залишку  готівки в касі, всі підприємства незалежно від форм власності та виду діяльності до початку прогнозованого періоду (кварталу), в терміни, які встановлюють   установи   банків,   подають   до   установи   банку   заявку-розрахунок.

  Відповідальність  за невстановлення лімітів залишку  готівки в касах підприємств  незалежно від форм власності  покладають на установи банків.

      У випадку, якщо для підприємства  ліміт залишку готівки в касі  не встановлено, вся наявна  в його касі на кінець дня  готівка (крім розміру одного  неоподатковуваного мінімуму доходів  громадян) вважається понадлімітною,  і повинна здаватися до банку.

       В міру здійснення операцій  розрахунки готівкою обмежуються.  Підприємства сфери торгівлі, громадського  харчування та послуг при здійсненні  касових операцій із готівкою  мають забезпечувати постійну  наявність в своїх касах розмінної монети різних номіналів для видачі здачі громадянам. Невидача громадянам здачі через відсутність або недостатню наявність розмінної монети на цих підприємствах протягом робочого дня є порушенням касової дисципліни, за що щодо винних осіб вищезазначених підприємств можуть застосовуватися штрафні санкції, визначені статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

    Для якісного відображення в обліку господарських  операцій затверджено План рахунків бухгалтерського обліку. [24]

     Рахунок 30 "Каса" призначений для узагальнення інформації про наявність і рух  грошових коштів у касі підприємства.

Рахунок 30 "Каса" має такі субрахунки:   

301 "Каса в національній валюті";

302 "Каса в іноземній валюті".

     За  дебетом рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, за кредитом - виплата (витрачання) готівки. 

Таблиця 2.1. Типова кореспонденція рахунків з обліку грошових коштів в касі

Організація обліку безготівкових  розрахунків

     Організація безготівкових розрахунків базується  на таких принципах:

     Перший  принцип безготівкових розрахунків стосується обов’язкового зберігання підприємствами та установами грошових коштів на рахунках в установах банку (за винятком перехідних залишків у касі). Правовою базою для реалізації цього принципу є угода між підприємством і банком щодо розрахунково-касового обслуговування.

      Другий  принцип полягає в тому, що підприємствам надається право вибору установи банку для відкриття рахунків усіх видів (основного й додаткового) за згодою банку.

      Третій  принцип — принцип самостійного (без участі банків) вибору підприємствами форми розрахунків та закріплення їх у своїх договорах та угодах. Установи банків можуть тільки пропонувати своїм клієнтам застосовувати ту чи іншу форму розрахунків, ураховуючи специфіку діяльності та конкретні умови, які можуть скластися в процесі розрахунків.

      Четвертий принцип — кошти з рахунка підприємства списуються за розпорядженням його власника. Ураховуючи можливість відкриття кількох рахунків, суб’єкт підприємницької діяльності визначає один з рахунків як основний. На ньому здійснюється облік заборгованості, яка списується безспірно.

      П’ятий  принцип стосується відкриття рахунків. Поточні рахунки підприємствам — суб’єктам підприємницької діяльності відкривають установи банків тільки за умови повідомлення про це податкового органу.

      Шостий  принцип полягає в терміновому здійсненні платежів. Момент здійснення платежу має бути максимально наближеним до часу відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг.

      Сьомий  принцип: платежі здійснюються в межах залишків коштів на рахунках платника або в межах наданого банківського кредиту.

      Восьмий принцип: розрахунки між суб’єктами підприємницької діяльності можуть здійснюватись готівкою. При цьому постачальник — отримувач коштів повинен суму отриманої готівки провести через касову книгу і повернути її в повному обсязі на свій рахунок у банк. Використання готівки, пов’язане з виплатою заробітної плати, премій, винагород, матеріальної допомоги, дивідендів, провадиться тільки через її отримання з кас банків. Такий порядок дає змогу контролювати своєчасну сплату податків, внесків та інших обов’язкових платежів, розмір яких залежить від фонду оплати праці.