Олік готівкових і безготівкових розрахунків

Розділ 3

  Контроль грошових  коштів 

    3.1. Методика проведення  інвентаризації грошових  коштів та розрахунків

    Грошові кошти є найбільш ліквідними активами підприємства, а грошові операції носять масовий характер і охоплюють  практично всі сфери господарської  діяльності підприємства, а тому грошові  кошти є найбільш вразливими до порушень і зловживань.

    Чим частіше проводиться інвентаризації каси та касових операцій на підприємстві, тим менше помилок, порушень законодавства та зловживань виявляють фіскальні органи.

    Інвентаризація  касової готівки та грошових документів проводиться з метою контролю за їх фактичною наявністю та збереженням. Така інвентаризація повинна проводитись  на кожному підприємстві в терміни, встановлені керівником (але не рідше  одного разу на квартал).

    При інвентаризації каси установи слід керуватися Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 N 637.

    До початку інвентаризації у касі установи комісією записуються останні номери прибуткового та видаткового касового ордерів, чекової книжки, також інвентаризаційна комісія повинна одержати у касира звіт по касі на момент інвентаризації, перевірити його і встановити правильність виведеного залишку грошових коштів.

    Інвентаризація каси проводиться в присутності касира і головного бухгалтера, (в разі виникнення кількох кас потрібно опечатувати їх, щоб уникнути можливості покрити нестачу в одних касах за рахунок грошей інших). Під час проведення інвентаризації необхідно звернути увагу на:

    - наказ керівника підприємства про призначення касира;

    - наявність договору про повну матеріальну відповідальність касира підприємства;

    - умови зберігання готівки в касі;

    - повноту і своєчасність оприбуткування грошових коштів за чеками у банку;

    - правильність оформлення прибуткових  (ПКО) і видаткових (ВКО) касових  ордерів та наявність усіх  необхідних реквізитів;

    - погашення видаткових і прибуткових ордерів відповідними штампами;

    - правильність виведення арифметичних підсумків у платіжних відомостях;

    - визначення депонованих сум, а також розрахунків за видатковими чеками;

    - дотримання ліміту готівки в касі.

    Основними документами, які підлягають вивченню під час перевірки касових  операцій, є касова книга, звіти касира, прибуткові та видаткові касові ордери (ПКО, ВКО), журнал реєстрації ПКО, журнал реєстрації ВКО, журнал реєстрації депонованих  сум, авансові звіти з підтверджуючими  документами, виправдувальні документи  тощо, а також регістри синтетичного обліку і звіти (журнал-ордер № 1, головна книга, звіт про рух грошових коштів, баланс).

    Комісія шляхом повного перерахунку перевіряє  наявність у касі усіх грошових коштів, цінних паперів, лімітованих чекових  книжок, поштових марок тощо. [27]

    Далі  фактична наявність грошових коштів та інших цінностей в касі порівнюється з даними про їх залишки, зафіксовані  в бухгалтерських регістрах.

    В період інвентаризації в касі можуть знаходитись частково оплачені платіжні відомості на виплату зарплати, допомог  та на інші виплати, а також різного  роду тимчасові, належним чином не оформлені  розписки про отримання працівниками підприємства грошей з каси. Виплати  по платіжних відомостях, які оплачуються  частинами, можна прийняти до заліку, про що робиться відмітка в акті; суми розписок до наявного залишку сальдуватися не повинні.

    При перевірці фактичної наявності  грошових документів встановлюється сума, автентичність кожного документу  і правильність його оформлення. Перевірка  здійснюється по окремих видах документів із зазначенням в акті Назви, номера, серії купюри і загальної суми.

    Видача  грошей з каси, не підтверджена, розпискою  отримувача у видатковому касовому ордері або в іншому документі, який його замінює, вважається недостачею і  стягується з касира. Наявні грошові  кошти, не оформлені ПКО, вважаються лишками в касі і зараховуються  до доходу підприємства.

    Дотримання  встановлених лімітів каси: для визначення понадлімітних залишків готівки  в касі порівнюються записи про фактичні її залишки в касі за касовою книгою з установленим підприємством лімітом  каси за кожний день незалежно від  того, здійснювалися в цей день касові обороти (надходження і витрати  готівки) чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється, виявлено перевищення ліміту каси, то визначаються, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків.

    Метою перевірки дотримання порядку видачі готівки під звіт та її використання є здійснення контролю за дотриманням  підприємства встановленого порядку  видачі готівкових коштів під звіт (у тому числі на відрядження ) та їх використання. Під час проведення перевірок аналізується порядок  видачі сум під звіт, їх цільове  використання, виявляються факти  неправомірної видачі готівки під  звіт працівникам, які повністю не розрахувалися  за попередньо видані їм кошти, несвоєчасного  звітування, а також випадки передавання  підзвітних коштів одним працівником  іншому тощо.

    Для контролю за дотриманням підприємства установлених обмежень (10тис.грн.) при  здійсненні між ними готівкових розрахунків  перевіряються розрахункові операції підприємства - платника готівкових коштів.

    Результати  інвентаризації оформлюються актом  за формою № інв-15, в якому зазначаються виявлені недостачі або лишки  грошових коштів, їх сума, причини виникнення. Акт складається в 2-х примірниках: один передається до бухгалтерії, а  другий залишається у касира.

    В акті відображається фактична наявність  коштів, поштових марок, розрахункових  чекових книжок та інших грошових документів, встановлена при інвентаризації і за обліковими даними. При цьому  використовуються дані касових книг, відомостей аналітичного обліку грошових документів, описів з обліку цінних паперів. Якщо цінні папери зберігаються в депозитарії, то їх наявність підтверджується  випискою депозитарія. Іноземна валюта записується в акті курсом, який діє на день інвентаризації.

    Для відображення результатів інвентаризації фактичної наявності бланків  документів суворої звітності та виявлення кількісних розходжень їх з обліковими даними застосовується Інвентаризаційний опис бланків  документів суворої звітності.

    За  наявності бланків документів суворої звітності, що нумеруються одним номером, складається комплект із вказівкою кількості документів у ньому. [27] 
       Інвентаризація реєстраційних, бюджетних, валютних та поточних рахунків, розрахунків з бюджетом, підзвітними особами, робітниками і службовцями, депонентами та іншими дебіторами і кредиторами полягає у звіренні документів і записів у реєстрах обліку і перевірці обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках. Комісія встановлює терміни виникнення заборгованості за цими рахунками, реальність заборгованості і винних осіб, у випадках пропуску термінів позовної давності.

    Інвентаризація  грошових коштів на рахунках в банках здійснюється методом звірки залишків, які обліковуються на рахунках бухгалтерії  із залишками по банківських виписках.

    Виписки банків про залишки коштів на поточних, спеціальних, валютних, акредитних рахунках в банках повинні бути підтверджені взаємним актом.

    Усім  дебіторам установи - кредитори повинні  передати дані про їхню заборгованість, які пред'являються інвентаризаційній  комісії для підтвердження реальної заборгованості. Дебітори зобов'язані протягом десяти днів з дня отримання документального підтвердження підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення.

    На  рахунках розрахунків з дебіторами і кредиторами повинні залишатися тільки узгоджені суми. Якщо до кінця звітного періоду не вдалось усунути виниклі розбіжності або невстановлені розбіжності, то розрахунки з дебіторами і кредиторами показуються кожною зі сторін у своєму балансі в сумах, які виходять з їх бухгалтерських записів і визнані нею вірними.

      Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки повинна також установити:

• правильність розрахунків із банками, з фінансовими, податковими органами, позабюджетними фондами, з вищестоящою установою, іншими установами, а також зі структурними підрозділами установи, виділеними на окремі баланси;
• заборгованість підзвітних осіб, а також правильність і обгрунтованість сум заборгованості з недостач і крадіжок та вжиті заходи про стягнення цієї заборгованості;
• правильність і обгрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованості, включаючи суми кредиторської і депонентської заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув. Суми кредиторської і депонентської заборгованості, строк позовної давності яких минув, підлягають списанню з бухгалтерського обліку за порядком, визначеним Державним казначейством України; 
  реальність заборгованості робітникам і службовцям із заробітної плати, з розрахунків із робітниками і службовцями про безготівкові перерахунки;
• чи вжито заходів для стягнення дебіторської заборгованості у встановленому порядку.

    В банківських установах отримують  останні виписки із виправдовуючи  ми документами, на яких голова інвентаризаційної  комісії робить відмітку: „Записи  про виписку належать інвентаризації". Необхідно прослідкувати, щоб в  бухгалтерії ці банківські виписки  і документи до них були перевірені, опрацьовані і їх дані відображені  у відповідних регістрах обліку. Суть інвентаризації, в такому випадку, полягає у встановленні реальності залишків шляхом перевірки відповідності  сальдо по всіх банківських виписках і облікових регістрах на кінець інвентаризаційного періоду, встановлення можливих розбіжностей і претензій  до обслуговуючого банку, якщо останні  мали місце. При наявності таких  розбіжностей результати інвентаризації оформлюються актом, із зазначенням  в ньому причин, спорів в розрахунках, які виникли і які підтверджуються  засвідченими довідками банку. У  випадку необхідності достовірності  виписок встановлюють зустрічною перевіркою в банківських установах.

    При інвентаризації не повинні залишатися поза увагою банківські операції, не підтверджені відповідними документами. Незалежно  від наявності відповідного запису в банківській виписці необхідно  з'ясувати причину відсутності  документів і у випадку необхідності звернутись до банку за роз'ясненнями  по даній операції. Повідомлення про  отримання виписок банківськими установами в триденний строк, а  по помилково записаних сумах  в кредит або дебет рахунку - не пізніше ніж через 10 днів (якщо власник  рахунку знаходиться в іншому населеному пункту — не пізніше  ніж через 20 днів після отримання  виписки).

    Інвентаризація  грошових коштів в дорозі здійснюється методом порівняння сум на субрахунках  бухгалтерського обліку з даними квитанцій банківським установ, поштових відділень, копій супровідних  відомостей на здачу виручки інкасаторам  банка тощо.

    Для відображення результатів інвентаризації розрахунків за дебіторською та кредиторською  заборгованістю, що знаходиться на обліку установи на момент звітного періоду (інвентаризації), призначений Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.

    В акті вказуються найменування проінвентаризованих  субрахунків і суми виявленої  неузгодженої дебіторської і кредиторської  заборгованості, безнадійних боргів та кредиторської і дебіторської заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув.

    Акт складається інвентаризаційною  комісією на підставі виявлених залишків сум за документами, які відображаються на відповідних субрахунках, підписується і передається до бухгалтерії.

    До  акта слід додати довідку, в якій наводяться найменування та адреси дебіторів і кредиторів, сума заборгованості, за що обліковується заборгованість, з якого часу і на підставі яких документів. Довідка складається у розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку [27] 

    3.2. Аудит готівкових і безготівкових розрахунків підприємства

    Важливою складовою аудиторської перевірки фінансово-господарського стану підприємства є аудит грошових коштів, який проводиться за такими напрямками: аудит касових операцій; аудит операцій на поточному рахунку, аудит операцій на валютному та інших рахунках у банках. Досліджуючи ці напрямки, можна зробити висновок про доцільність та ефективність використання грошових коштів.