Формы ведения бухгалтерского учета на предприятии

4.  По способу отражения операций:

• Разовые документы, единовременно фиксирующие одну или несколько однородных хозяйственных операций и служащие основанием для составления бухгалтерских записей (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, требования на отпуск материалов и тому подобные);
• Накопительные, фиксирующие однородные хозяйственные операции, которые совершаются в течение определенного периода. В конце периода подсчитываются итоги по показателям (авансовые отчеты).

5.  По месту составления:

• Внутренние документы, составляемые и используемые внутри предприятия (накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей, расчетно-платежные и платежные ведомости на выплату заработной платы);
• Внешние документы, поступившие от других организаций или направляемые в другие организации (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности).

6.  По порядку заполнения:

• Заполненные вручную;
• Составленные с применением средств компьютерной техники;
• Смешанная форма заполнения. [13]

     В составе документов различают:

• первичные учетные документы (накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, заборные листы и т. д.);
• учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные отчеты и т. д.);
• отчетность (баланс и приложения к нему).

     Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия. [16]

     Все хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами. Первичный учетный документ — письменное свидетельство о совершенной операции, имеющее правовое значение. Первичный документ составляется в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. [22]

     Реквизиты первичных документов

     Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Законом «О бухгалтерском учете»:

• наименование документа (формы);
• код формы;
• дату составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления,
• личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). [9]
•      Наличие данных реквизитов придает первичным документам юридическую силу. Следует также отметить, что унифицированные формы бланков носят рекомендательный характер. В зависимости от характера операций и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, например: номер документа, адрес организации, основание для совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом (договор, приказ) и др.

     Также допускается изменение внешнего вида формы (расширение и сужение строк, граф, включение дополнительных строк, вкладных листов и т.п.). Вносимые изменения должны быть оформлены приказом или распоряжением руководителя организации. При этом не следует забывать, что удаление отдельных реквизитов и показателей из унифицированных форм не допускается.

     Создание первичных документов

     Заполненные  первичные  учетные  документы  должны  отвечать  следующим требованиям:

– содержать полные и достоверные данные;

– содержать обязательные реквизиты;

– легко проверяться по форме, арифметически и по существу. Проверенные и обработанные документы должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования;

– составляться средствами,  обеспечивающими сохранность записей в течение длительного времени.

     В целях контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях могут составляться сводные учетные документы на основании первичных учетных документов. Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т. п.). Сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой. К сводным документам также относятся все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

     Порядок создания первичных учетных документов, сроки передачи их в бухгалтерскую службу определяются утвержденным графиком документооборота.

     Документооборотом называется движение первичных документов в бухгалтерском учете, которое начинается с создания или получения первичных документов от других организаций, после чего производится принятие их к учету, обработка и последующая передача в архив. Документооборот регламентируется графиком. График документооборота представляет собой схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке первичных документов. В графике документооборота определяются подразделения организации и круг лиц, ответственные за оформление документов, указывается взаимосвязь всех работ и сроки их выполнения. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. [12]

 

      Таблица 1. Пример графика документооборота в организации.

 

Утверждено приказом №___  от ___

 

Наименование документа	Создание документа
	Количество экземпляров	Ответствен- ный за выписку	Ответствен- ный за оформление	Ответствен- ный за исполнение	Срок исполнения
1	2	3	4	5	6
Требование	2	Цех	ОМТС Бухгалтерия	Склад	Ежедневно (до .. часов)

 

Проверка документа				Обработка документа		Передача в архив
Ответств. за проверку	Кто представ.	Порядок представ.	Срок представ.	Кто исполн.	Срок исполн.	Кто исполн.	Срок передачи
7	8	9	10	11	12	13	14
Бухгалте рия	1 экз. – цех, 2 экз. – склад	При отчете При реестре	Ежеднев. (до часов)	Бухгалтерия	Ежедневн.	Бухгалтерия	По истеч. квартала

     Формы первичной учетной документации

     В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

     Типовыми (унифицированными) называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

     К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.

     Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В настоящее время действуют следующие постановления об утверждении форм первичных документов:

1. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют. [3]
2. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».
3. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
4. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 29 сентября 1997 года №68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья».
5. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
6. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
7. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Данным постановлением разработаны унифицированные формы первичной учетной документации:

- по учету операций в общественном питании;

- по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле;

- по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

- по учету торговых операций (общие).

8. Постановление Росстата от 9 августа 1999 года №66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».

     Разработанные и утвержденные указанными постановлениями унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

     Типовые формы предусматривают возможность обработки информации, как традиционными методами, так и с применением средств вычислительной техники. Типовые формы имеют рекомендуемый формат с минимально необходимым количеством реквизитов. Допускается включать в типовые формы недостающие реквизиты, исходя из особенностей производства. [22]

     Подпись первичных документов

     Каждая организация должна определить круг лиц, которые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за своевременное и качественное оформление этих документов, а также за достоверность содержащихся в них данных. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

     Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа власти). [12]

     Проверка первичных документов в бухгалтерской службе

     Первичные документы, оформленные по каждой совершенной хозяйственной операции, поступают в бухгалтерскую службу организации. Сведения первичных документов позволяют собрать в бухгалтерской службе информацию обо всех операциях организации.

     Первичные документы, поступающие в бухгалтерскую службу, подлежат обязательной проверке. Документы проверяются:

• по форме: на полноту и правильность оформления, на наличие всех обязательных реквизитов;
• по содержанию: контролируется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей, правильность арифметических подсчетов.