Формы ведения бухгалтерского учета на предприятии

     Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Это может быть, например, дата записи в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штампа «Погашено» и т.д.

     На всех документах, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, на самих ордерах и на документах, послуживших основанием для начисления заработной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

     После обработки первичные документы передаются в архив. [18]

     Исправление ошибочных бухгалтерских записей

     Ошибочные записи, возникшие в процессе ведения бухгалтерского учета, исправляются различным образом в зависимости от вида документа, в котором была допущена ошибка. Внесение исправлений в банковские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. При этом не допускаются подчистки и неоговоренные исправления. В первичные учетные документы исправления вносятся корректурным способом. Исправление ошибок в учетных регистрах производится корректурным способом, способом дополнительной записи или способом «красного сторно».

    Корректурный способ применяется для исправления ошибок в учетных регистрах, если они выявлены в течение отчетного периода до подведения итогов учетного регистра. Неправильно записанные суммы или текст аккуратно зачеркиваются одной горизонтальной чертой так, чтобы можно было их прочитать. Правильная сумма или нужный текст записываются сверху, справа или слева и подтверждаются записью «Исправлено», подписями соответствующих лиц и датой.

     Способ дополнительной записи используется в случае заниженной суммы операции при правильной корреспонденции счетов. Для увеличения суммы делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов на разницу между правильной и уже записанной суммой. Для обоснования такой проводки выписывается справка бухгалтерии, подписанная бухгалтером и ответственным лицом, со ссылкой на первую запись.

     Способ «красного сторно»  — используется в следующих случаях:

1. при неправильной корреспонденции счетов и верной сумме операции;
2. при правильной корреспонденции счетов, но завышенной сумме операции;
3. для корректировки некоторых учетных данных.
4.      Для исправления ошибочных учетных данных выписывается справка бухгалтерии, исправления вносятся специальной строкой «справка бухгалтерии». Исправляющая запись содержит: номер строки, которая должна быть исправлена, повтор неверной записи от руки красными чернилами или очерчивание рамкой, правильную корреспонденцию счетов той же суммы, записанную обычным способом. [11]
5.      Сроки хранения документов бухгалтерского учета

     Организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (пункт 1 статьи 17 Закона о бухгалтерском учете). [9]

     Уничтожить документа  по истечении установленных сроков  можно только при условии, что  за указанный период проведена  инвентаризация. Если период, который  охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя.

     Контрольные кассовые ленты, книги кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, но не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 7 августа 1998 г. № 904). Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет. Годовые бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним — 10 лет. Также 10 лет должны храниться коллективные договоры. Эти и другие сроки хранения документов установлены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. [6]

     Налоговым кодексом установлен минимальный срок хранения документов для целей проверки правильности исчисления налогов. Этот срок составляет 4 года (ст. 23 НК РФ). Ответственным за сохранность документов в течение установленных сроков является руководитель организации. [1]

 

     Таким образом, бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Бухгалтерский учет занимает одно из главных мест в системе управления. Он отражает реальные процессы производства, обращения, распределения и потребления, характеризует финансовое состояние организации, служит основой для планирования и анализа ее деятельности.

     Главной целью бухгалтерского учета является обеспечение учетной информацией собственных и сторонних пользователей в соответствии с законом или потребностями в информации. Информация, представляемая собственным пользователям, должна быть своевременной, достоверной и достаточной для принятия решений по эффективному управлению предприятием.

     Основные задачи бухгалтерского учета заключаются в формировании полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности; обеспечении информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля над соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций; предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

     Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами: приказами, ведомостями, актами, доверенностями, ордерами, накладными, справками и пр. В составе документов различают: первичные учетные документы, учетные регистры  и отчетность. Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. Формы ведения бухгалтерского учета на предприятии

2.1. Учетные регистры. Классификация. Виды

     Информация, оформленная в первичных учетных документах, обрабатывается путем регистрации, оценки и группировки однородных учетных показателей. Результативные данные записываются вручную или с помощью технических средств в учетные регистры.

     Учетные регистры представляют собой таблицы определенной формы, выбранные организацией самостоятельно или исходя из учетной практики и приспособленные для регистрации бухгалтерских записей и разноски по счетам. В таких специальных таблицах в установленной последовательности обобщаются хозяйственные операции, регистрируемые в бухгалтерском учете, после проверки и таксировки первичных учетных документов, переноса в сводные документы (если это необходимо). Содержание документов группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. [13]    

Учетные регистры служат важным средством систематизации и накапливания информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и отражения на счетах синтетического и аналитического учета. Данные о хозяйственных операциях в первичных учетных документах, сгруппированные по определенным признакам, позволяют получить необходимые показатели и сведения для составления бухгалтерской отчетности. Запись операций в регистрах называется учетной регистрацией.

     Возможны два варианта формирования учетных регистров: 
1. Данные сгруппированных по однородным признакам первичных учетных документов по мере их поступления в бухгалтерию записываются в учетные регистры;

2. Данные сгруппированных по однородным признакам первичных учетных документов в течение текущего месяца накапливаются, а по его окончании используются для заполнения регистров аналитического и синтетического учета. 
    Первый вариант характерен для регистров учета движения денежных средств в кассе и на расчетных и валютных счетах в банках. Так, для учета кассовых операций ежедневно на основании отчета кассира с приложенными к нему расходными документами заполняется учетный регистр - журнал-ордер №1, составляемый по кредиту счета 50 «Касса». Учетным регистром по дебету счета 50 «Касса» является ведомость №1, где также ведутся ежедневные записи по данным отчета кассира.

     Второй вариант формирования учетных регистров используется для заполнения регистров синтетического и аналитического учетов: 
издержек производства - журнала-ордера №10 по кредиту счетов 02 «Амортизация основных средств», 05 «Амортизация нематериальных активов», 10 «Материалы», 21 «Полуфабрикаты собственного производства», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и других, а также ведомостей № 12 «Ведомость учет а затрат цехов», № 14 «Ведомость учета потерь в производстве», № 15 «Ведомость учета общехозяйственных расходов, расходов будущих периодов и коммерческих расходов» по дебету этих же счетов. [21]

     Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского  учета.

     Хозяйственные операции  отражаются в регистрах бухгалтерского  учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим  счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры  бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

     Регистрация хозяйственных факторов в учетных регистрах является наиболее ответственным этапом учетной работы. В них группируются и систематизируются на счетах синтетического и аналитического учета данные о состоянии и движении хозяйственных средств и источников, используемые для составления финансовой отчетности. [18]

     Для правильного применения учетных регистров возникает необходимость в их классификации. Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему информации, внешнему виду, степени унификации.

• По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

     В хронологических учетных регистрах бухгалтерские записи ведутся последовательно в порядке чередования дат в отчетном периоде (например, поступления денежных средств в кассу).

     В систематических бухгалтерских регистрах оформляется группировка хозяйственных фактов по однородному содержанию в соответствии с определенными признаками. Записи составляются на бухгалтерских счетах синтетического и аналитического учета (регистр дебетовых оборотов).

     Комбинированная запись объединяет в одном учетном регистре систематическую и хронологическую запись в одном учетном регистре, где они дополняют друг друга (журнал-ордер №1,2; ведомость №16).

• По объему содержания учетные регистры делятся на регистры синтетического, аналитического и комбинированного бухгалтерского учета.

     В синтетических регистрах учета ведется общими итоговыми суммами на основании заранее сгруппированной учетной информации в стоимостных измерителях с указанием корреспондирующих счетов без пояснительного текста. Примером могут быть журналы-ордера.

     В аналитических регистрах записи выполняются подробно с пояснениями по каждому документу в отдельности или по группам однородных документов. Например, аналитический учет материально-производственных запасов записи ведется в количественных и стоимостных измерителях (ведомость учета движения материалов).

     Комбинированные учетные регистры совмещают синтетический и аналитический учет. Их структура позволяет вести учет соответствующих объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные синтетические показатели, поэтому отпадает необходимость в сверке итогов по аналитическому и синтетическому учету (например, журнал-ордер № 6).

• По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, ведомости, машинограммы и карточки.

     Книги ведут для учета движения и остатков денежных средств в кассе, покупок, продаж, обобщения учетной информации в Главной книге. Примерами таких книг являются кассовая книга и книга учета ценных бумаг.

     Ведомости представляют собой отдельные листы или листы, скрепленные между собой. Итоговые данные из ведомостей, как правило, переносятся в журналы-ордера. Использование ведомостей обеспечивает разделение учетной работы, так как их ведение можно распределить между счетными работниками, что способствует ускорению учетного процесса за счет рационального распределения счетной работы.