Формы ведения бухгалтерского учета на предприятии

     Машинограммы получают при распечатке информации с компьютера и других ЭВМ. Информация может быть сгруппирована как в разрезе аналитических счетов, так и в целом по синтетическим счетам.

     Карточки применяются для аналитического учета, группируются по определенным признакам и ведутся в пределах каждого синтетического счета и регистрируются в специальных реестрах. В отличие от ведомостей карточки, как правило, применяются на ограниченных участках работы. Они используются для аналитического учета товарно-материальных ценностей, основных средств.

• По степени унификации учетные регистры делятся на типовые, отраслевые и специализированные.

     Типовые учетные регистры обеспечивают наиболее рациональное ведение учета типовых хозяйственных операций, свойственных для различных предприятий. Они бывают ведомственные и межведомственные. 
     Отраслевые учетные регистры разрабатываются на базе межотраслевых. Они предназначены для регистрации и обобщения информации, специфичной для предприятий той или иной отрасли: строительства, промышленности, торговли и т. д. 

     Специализированные учетные регистры разрабатываются при отсутствии типовых форм. Они служат для учета отдельных операций, процессов на конкретном предприятии.

     Формы типовых, отраслевых и специализированных учетных регистров разрабатываются на основании действующего законодательства, методологических и инструктивных документов и утверждаются централизованно: Министерством финансов, Министерством статистики и анализа, отраслевыми министерствами и ведомствами. [17]

     Учетные записи характеризуются рядом признаков: документальность, своевременность, краткость, точность, ясность. В соответствии с этими требованиями учетной практикой выработан ряд правил ведения записей в учетных регистрах:

1. Записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных и размеченных документов.
2. Каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.
3. Записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

     По документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера.

     По массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях. По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке, заключающейся в том, что по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая и служит основанием для записей в учетные регистры.

4. По окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка – проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.
5. Записи в учетные регистры должны производиться своевременно.
6. Кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные и другие нужды, начисленная заработная плата).
7. Содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:
• дата записи в учетный регистр;
• номер и дата документа, на основании которого произведена запись;
• основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);
• номера счетов и позиций аналитического учета;
• сумма.

     Завершающим этапом учетных работ за месяц является, подсчет итогов оборотов за месяц и вывод остатков по счетам, сверка сводки счетных записей и получение необходимых для составления отчетности данных.

     Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенных для этого строках и графах регистров. На основе выверенных данных составляется отчетность. [11]

 

 

2.2. Формы бухгалтерского  учета

     Совокупность учетных регистров, используемых организацией для отражения хозяйственных операций, образует форму бухгалтерского учета. Существующие формы бухгалтерского учета отличаются именно набором учетных регистров и системой их взаимодействия. Объединяет формы бухгалтерского учета то, что все хозяйственные операции подтверждаются первичными учетными документами и отражаются в учетных регистрах методом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов.

Форма бухгалтерского учета – это организация информационной системы, обеспечивающая в определенной последовательности и взаимосвязи совмещение хронологических и систематических записей, синтетического и аналитического учета в целях осуществления текущего контроля фактов хозяйственной жизни и составления отчетности. Различают мемориально-ордерную, журнально-ордерную, упрощенную и автоматизированную формы бухгалтерского учета. [18]

Форма учета определяется следующими признаками: количество, структура и внешний вид учетных регистров, последовательность связи между документами и регистрами, а также между самими регистрами и способ записи в них, т.е. использование тех или иных технических средств. Следовательно, под формой бухгалтерского учета следует понимать систему различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них. Грамотно построенная система учетных регистров позволяет:

• аккумулировать всю необходимую информацию;
• группировать информацию в необходимых синтетических и аналитических разрезах;
• обеспечивать удобство пользования учетным регистром;
• обеспечивать рациональное отражение операций в учетных регистрах (простота заполнения, отсутствие излишнего дублирования информации).

    

     Признаки отличий форм бухгалтерского учета:

- количество, назначение, содержание, структура и внешний вид применяемых учетных регистров;

• взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
• последовательность и способы записей в учетные регистры;
• степень автоматизации (компьютеризации) учетно-вычислительных работ.

     Форма бухгалтерского учета выбирается предприятием самостоятельно и в течение отчетного периода принятая форма учета не должна меняться. [13]

     Вопрос о форме бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета, так как от применения наиболее рациональной формы учета зависит возможность его упрощения и удешевления, применения вычислительной техники и особенно компьютеров.

     В настоящее время на предприятиях используются мемориально-ордерная (разновидность - Журнал-Главная), журнально-ордерная, автоматизированная формы бухгалтерского учета.                                                                                                                                           

 

2.2.1. Мемориально-ордерная форма  бухгалтерского учета

При мемориально-ордерной форме учета по данным первичных или накопительных документов составляют учетные регистры, называемые мемориальными ордерами, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой. Состав учетных регистров и последовательность записи в них при мемориально-ордерной форме учета представлены на рисунке 4.

 

Рис. 4. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета

 

     Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. [18]

     Мемориальные ордера являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются проводки по хозяйственным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций. В мемориальном ордере указывается: номер, дата содержание операции, наименование дебетуемых  и кредитуемых счетов (корреспонденция), сумма операции.

 

Мемориальный ордер №___

За ___ 201_ год

№ документа, содержание операции	Корреспондирующие счета		Сумма
	Дт	Кт

     Документы, на основе которых производится записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему. Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр синтетического учета). Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета. [17]

     Мемориальные ордера фиксируются в регистрационном журнале. Запись в нем производится в хронологическом порядке, при этом на мемориальных ордерах проставляются номера, под которыми они зарегистрированы в нем. По окончании месяца подсчитывают общий итог регистрационного журнала, который является контрольным моментом. Он должен быть равен итогам оборотов по дебету и кредиту в Главной книге и оборотной ведомости по счетам синтетического учета.

 

Регистрационный журнал.

За ____ 201_ год

Порядковый номер мемориального ордера	Дата составления	Сумма по мемориальному ордеру

    

     Данные регистрационного журнала служат основанием для заполнения Главной книги, которая является регистром синтетического учета.

     Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (контрольной ведомости), которая является синтетическим регистром систематического учета.

     В Главной книге содержатся только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой стороне листа отражаются дебетовые записи, в правой - кредитовые. Записи производятся по шахматному принципу, т.е. с указанием корреспонденции счетов. В Главной книге приводятся только обороты по синтетическим счетам, сальдо не выводится. Начинают Главную книгу с записи сальдо на 1 января, а затем ведут ежемесячную регистрацию мемориальных ордеров, выводят обороты за месяц и сальдо на конец  месяца. В ней каждому счету отводится развернутый лист. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводится одна строка. Сумма всех дебетовых и сумма всех кредитовых оборотов за месяц по всем синтетическим счетам должна равняться итогу всех сумм по регистрационному журналу.

 

Главная книга. Счёт №_____

Дебет						Кредит
Дата	№ мемориального ордера	С кредита счетов			Итого по дебету	Дата	№ мемориального ордера	В дебет счетов			Итого по кредиту

 

     На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость для проверки полноты отражения хозяйственных операций итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров.

     На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс. [12]

     Мемориально-ордерная система в настоящее время имеет ограниченное применение. При использовании этой формы бухгалтерского учета каждый сводный первичный учетный документ (например, ведомость начисления заработной платы) сопровождается выпиской отдельной справки — мемориального ордера, в котором указывается корреспонденция счетов.