Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётными лицами

Недопустимо производить списания задолженности подотчетных лиц без представления ими соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. Подотчетные суммы, необоснованно списанные с лиц без удержания из заработной платы (доходов), на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный  налогооблагаемый доход этих  лиц того календарного года, в котором суммы были списаны.

Предприятия, не удержавшие с указанных сумм подоходный налог, привлекаются к ответственности в порядке, предусмотренном статьей 21  названного Закона.

Сверхнормативные и неподтвержденные расходы по командировке влекут за собой применение налоговых отношений по прибыли. Сумма сверхнормативных командировочных расходов присоединяется к налогооблагаемой прибыли и входит в состав начисления налога на прибыль по общеустановленным  ставкам.

Согласно п.10 Перечня выплат, на которые не начисляются  взносы в Пенсионный фонд РФ, утвержденного 07.05.97. № 546 [48] страховые взносы не начисляются на «суммы, выплачиваемые в возмещение расходов, и иные компенсации работникам (в том числе надбавки к компенсации взамен суточных), выплачиваемых им в пределах норм, установленных законодательством РФ, а также документально подтвержденные фактические расходы (сверх норм) по найму жилого помещения в связи со служебными командировками, переводом, приемом или направлением на работу в другую местность». Размеры страховых взносов, подлежащих уплате в Пенсионный фонд РФ, установлены Федеральным законом от 04.01.99 № 1-ФЗ «О тарифах страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, Государственный фонд занятости населения РФ и Фонды обязательного медицинского страхования на 1999 год» [47].

Согласно статье 1 указанного Закона организации-работодатели уплачивают страховые взносы в размере 28% от выплат, начисленных в пользу работника по всем основаниям независимо от источников финансирования, работающие граждане – в размере 1% от установленных выплат.

Таким образом, предприятие должно уплачивать взносы в Пенсионный фонд РФ с сумм, превышающих установленные нормы, направленные на возмещение командировочных расходов (кроме сумм проживания сверх норм) в размере 28% от данных выплат, а также удерживать страховой взнос в Пенсионный фонд РФ в размере 1% от выплат, полученных работником. [39, стр.18]

Суточные, выплаченные работнику сверх установленной нормы, подлежат обложению подоходным налогом по совокупности с оплатой труда, на них начисляются взносы в ПФР, ФОМС и ГФЗН.

 

1.2.2. Бухгалтерский учет  и аудит расчетов с подотчетными  лицами по командировкам за пределы Российской Федерации.

 

Расходы, связанные с командировками за пределы РФ, встречаются на предприятиях Архангельской области редко и поэтому рассмотрим их не столь подробно, как были рассмотрены расходы по командировкам внутри страны.

 

1.2.2.1. Правовое регулирование командировок за границу.

 

Оформление командировок за границу регулируется постановлением Госкомтруда СССР от 25 декабря 1974г. № 365 «Правила об условиях труда советских работников за границей» [27] с учетом постановления правительства РФ от 01 декабря 1993 года № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» [48], а также инструктивным письмом ЦБ РФ № 107 от 2 сентября 1994 года «Об уточнении порядка обращения наличной иностранной валюты на территории РФ»[49].

Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней.

В случае пребывания работника в командировке за границей более этого срока, выплата суточных начиная с 61 дня производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений России при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Когда работник организации направляется в командировку в страну, входящую в состав СНГ, оформление ее осуществляется по аналогии с командировкой на территории России – то есть выписывается командировочное удостоверение. Загранпаспорт в случае командировок в страны – члены СНГ не требуется.

Обязательное требование при оформлении загранкомандировки – это приказ руководителя предприятия с указанием цели и срока командирования, а также страны пребывания.

В случае командирования работника в страны дальнего зарубежья, включая Прибалтийские государства – бывшие республики СССР, оформление командировочного удостоверения не требуется, но обязательно  наличие загранпаспорта, по отметкам  контрольно-пропускных пунктов которого определяется время пребывания работника в загранкомандировке.

Предприятия могут использовать еще два документа, определяющих  цель командировки – это командировочное задание, оформляемое на момент поездки, и командировочный отчет, оформляемый после приезда работником. Эти документы специально не регламентированы, но многие аудиторы советуют их использовать для обоснования производственного характера поездки и иных моментов, связанных с включением в затраты, или применением льготы по налогообложению. Так, например, если предприятие доказывает льготу по экспортным работам и услугам в связи с тем, они были произведены в стране импортера, отчет о командировке может быть подтверждением этого, поэтому не следует пренебрегать оформлением таких документов.

 

1.2.2.2. Компенсации по заграничной  командировке.

 

Едва ли не главной целью аудитора при проверке расходов по заграничным командировкам является проверка правильности возмещения затрат.

Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ (они были рассмотрены в разделе 1.2.1.3.), оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые расходы:

• по получению виз и загранпаспорта;
• по прописке загранпаспорта при необходимости;
• по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;
• оплата за провоз багажа.

Аудитору следует проверить, чтобы все расходы, кроме суточных, были подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.

Также необходимо при проверке затребовать копию загранпаспорта, так как при загранкомандировках функции документа, удостоверяющего фактическое время пребывания работника в месте командирования, выполняет его заграничный паспорт. Поэтому при возвращении из загранкомандировки он должен приложить к авансовому отчёту его копию с отметками контрольно-пропускных пунктов, в которых указаны даты пересечения границы. Авиабилеты, приложенные к авансовому отчёту, не являются основанием для оплаты суточных и подтверждением факта пребывания за границей.

Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

До 06.08.92 при краткосрочных командировках в государства – бывшие республики СССР действовали те же нормы возмещения, что и при командировках в пределах РФ. С 06.08.92 задним числом с опозданием почти на полгода Постановлением Правительства РФ от 22.02.93 № 148 [50] были введены новые нормы выплаты суточных при командировках в данные государства. Первоначально одинаковые для всех бывших республик СССР, кроме Прибалтики, а затем установленные с учётом реальной стоимости жизни в этих государствах нормы выплаты суточных приведены в таблице 1.6.

 

Таблица 1.3.

 

Изменение размера суточных в странах, входящих в состав Содружества Независимых Государств в 1990-х годах

Государство командировки	Размер суточных
	с 06.08.92,   руб.	с 01.07.93,   руб.	с 01.01.94,   руб.	с 01.06.94,      долл. США
Азербайджан	250*)	1500	10**)	12
Армения	250*)	1500	10**)	12
Беларусь	250	750	4000	10
Грузия	250*)	1500	10**)	12
Казахстан	250	850	5500	10
Кыргызстан	250	1000	4000	10
Молдова	250	850	5500	10
Таджикистан	250*)	1000	10**)	12
Туркменистан	250	750	2500	10
Узбекистан	250	750	2500	10
Украина	250	850	5500	10

Примечания:

*) До 30.06.93г. включительно  суточные выплачивались с надбавкой 20%.

**) Долларов США.

 

При этом с 1997 года письмом Министерства финансов РФ от 27.12.96 № 110 [51] опять установлены единые нормы суточных, выплачиваемые работникам, направляемым в краткосрочные командировки в бывшие республики СССР (кроме Латвии, Литвы и Эстонии) в размере 20 долларов США в день, для работников учреждений России – 14 долларов США.

Суточные выплачиваются в рублях или в валюте этих государств (если они не используют рубль в качестве платёжного средства) по соотношению рубля с национальной валютой, установленному в данном государстве.

При краткосрочных командировках в Латвию, Литву и Эстонию согласно письму Министерства финансов РФ от 27.12.96 № 110 [51] суточные, начиная с 1997 года, выплачиваются из расчёта 25 долларов США в день, работникам учреждений России – 18 долларов США. До введения данного письма в действие расходы на выплату суточных составляли:

• 10 долларов США с 06.08.92;
• 17 долларов США с 01.12.93.

Действующие с 01.12.93 до 01.05.96 нормы суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках в прочие зарубежные государства утверждены Постановлением Правительства РФ от 01.12.93 № 1261 [48]. Нормы, действовавшие до указанного срока, по состоянию на 1 апреля 1993 года приведены в приложении к письму Министерства финансов РФ от 26.04.93 № 52 [52].

С 01.05.96 при краткосрочных командировках в зарубежные государства действуют нормы, утверждённые письмом Минфина РФ от 16.12.93 № 11-02-49 в редакции письма Минфина РФ от 29.03.96 № 34 [53].

Размеры суточных тех стран, куда в краткосрочные командировки из Архангельской области наиболее часто направляются работники, приведён в таблице 1.7.

 

Таблица 1.4.

 

Размеры суточных в некоторых странах мира по данным на 01.01.98 и нормативные акты, регулирующие эти размеры

 

Государство	Основание	Дата введения норм		Наименование валюты		Краткосрочные командировки		Работникам загранучреж-дений1
Германия	Постановление Правительства РФ от 01.12.93 № 1261		с 01.12.93		немецкая марка		112		78
США	Постановление Правительства РФ от 01.12.93 № 1261	с 01.12.93		доллар США		58,00		41,00
Норвегия	Письмо МФ РФ от 29.03.96 № 34	с 01.05.96		норвежская крона		296,00		207,00
Финляндия	Письмо МФ РФ от 29.03.96 № 34	с 01.05.96		финская марка		250,00		175,00
Швеция	Письмо МФ РФ от 29.03.96 № 34	с 01.05.96		шведская крона		396,00		277,00

 

 

Примечание:

1Работникам загранучреждений РФ и другим категориям работников при краткосрочных командировках в пределах государства, где находятся загранучреждения.

 

При оформлении загранкомандировок следует соблюдать следующие правила. Командировка должна быть оформлена приказом руководителя предприятия с указанием её цели, сроков и страны пребывания.

Суточные за время командировки выплачиваются:

• в рублях по нормам, действующим на территории РФ, при проезде по территории РФ;
• в иностранной валюте при проезде и во время пребывания на иностранной территории.

При этом день пересечения границы при следовании в командировку относится к оплачиваемым в иностранной валюте, при возвращении – в рублях.

Аудитор должен обратить внимание на следующие нюансы при выплате суточных:

• при обеспечении во время командировки бесплатным питанием суточные выплачиваются в размере 30% от установленных;
• в случае выезда в командировку и возвращения из неё в один и тот же день суточные выплачиваются в размере 50 % установленной суммы;
• когда принимающая сторона помимо питания обеспечивает работника средствами на личные нужды, то направляющая сторона суточные не выплачивает;
• при направлении за границу учащихся, обеспеченных за счёт принимающей стороны питанием, но не получающих средства на личные нужды, направляющая сторона суточные выплачивает в размере 15 %;
• при направлении работника в командировку в две и более страны суточные со дня выбытия из одной страны в другую выплачиваются в размере 100 % по нормам страны, в которую направляется работник.

Командировочные могут выдаваться в валюте одной из стран пребывания, например, если сотрудник направлен в командировку по маршруту Москва – США – Бразилия – Москва, то командировочные расходы могут возмещаться только в долларах США. [54, стр. 9]

Что касается размеров суточных, то отдельным категориям работников выплачиваются надбавки к ним (30% – 50%) согласно приложению № 2 к Постановлению Правительства РФ от 01.12.93 №1261 [50]. При этом, когда таким категориям суточные выплачиваются не полностью (например, в размере 30% - см. ранее), то эти проценты (30%) исчисляются от нормы с включением установленных надбавок.

Возмещение расходов по найму жилья при загранкомандировках возможно только при подтверждении их соответствующими документами. Исключение составляют работники автотранспортных предприятий – водители, осуществляющие международные перевозки (для них распоряжением Совета Министров СССР от 19.09.83 № 1764p [55] предусмотрены нормы выплат).