Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётными лицами

При возмещении расходов по найму жилого помещения следует помнить о предельных нормах, которые установлены письмами Министерства финансов РФ № 52 от 26.04.93, № 102 от 01.08.94 в части, не противоречащей письму Министерства финансов РФ № 14 от 13.02.97г. [57]. Эти нормы, как и суточные, дифференцированы по странам; они установлены исходя из стоимости одноместного номера в гостиницах среднего разряда.

Предельные нормы возмещения расходов по найму  жилых помещений в тех странах, куда в краткосрочные командировки из Архангельской области наиболее часто направляются работники, приведены в таблице 1.8.

 

 

 

 

 

 

Таблица 1.5.

 

Предельные нормы возмещения расходов по найму  жилых помещений в некоторых странах мира по данным на 01.01.98

 

Государство	Основание	Дата введения норм	Наименование валюты	Оплата за наём жилого помещения
Германия	Письмо МФ РФ от 04.04.94. № 40	с 01.04..94	немецкая марка	до 260
США	Письмо МФ РФ от 26.04.93. № 52	с 01.12.93	доллар США	до 100 (в Нью-Йорке  – до 130)
Норвегия	Письмо МФ РФ от 26.04.93. № 52	с 01.12.93	норвежская крона	до 600
Финляндия	Письмо МФ РФ от 26.04.93. № 52	с 01.12.93	финская марка	до 600
Швеция	Письмо МФ РФ от 26.04.93. № 52	с 01.12.93	шведская крона	до 650 (в Стокгольме, Гётеборге, Мальмё – до 800)

 

Письмом Министерства финансов РФ 13.02.97 № 14 [58] утверждены предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран – бывших республик СССР (табл. 1.9.).

Таблица 1.6.

Размеры предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории ряда зарубежных стран

(введены  с 1 апреля 1997 года)

(в долларах США в  день)

Азербайджан	в г.Баку на остальной территории	До 50 До 40
Армения	в г.Ереване на остальной территории	До 55 До 40
Белоруссия	в г.Минске на остальной территории	До 35 До 25
Грузия	в г.Тбилиси на остальной территории	До 90 До 40
Казахстан	в г.Алма-Ата на остальной территории	До 45 До 25
Киргизия	в г.Бишкеке на остальной территории	До 70 До 40
Латвия	в г.Риге на остальной территории	До 110 До 60
Литва	в г.Вильнюсе на остальной территории	До 90 До 50
Молдавия	в г.Кишеневе на остальной территории	До 35 До 20
Таджикистан	в г.Душанбе на остальной территории	До 45 До 40
Туркмения	в г.Ашхабаде на остальной территории	До 40 До 25
Узбекистан	в г.Ташкенте на остальной территории	До 100 До 25
Украина	в г.Киеве на остальной территории	До 70 До 40
Эстония	в г.Таллинне на остальной территории	До 110 До 50

 

Возмещение расходов по найму жилого помещения производится только при наличии квитанции (счета гостиницы), по нормам. При отсутствии документа по найму жилого помещения (счета из гостиницы) возмещение таких расходов работнику не производится. Письменная резолюция руководителя предприятия на заявлении  работника о возмещении расходов по найму жилого помещения при утрате им первичного документа может быть основанием для возмещения таких расходов, но с отнесением этих затрат за счет прибыли предприятия. При  этом данные суммы включаются в совокупный доход работника для удержания подоходного налога. При этом вся выплаченная сумма должна быть учтена при начислении взносов в Пенсионный фонд РФ (с 1 января 1999 года еще и в ГФЗН).

 При принятии к  учету авансовых отчетов и  проверке гостиничных счетов  бухгалтеру следует учитывать  то обстоятельство, что за рубежом  отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем предприятия, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.

Аудитору следует обратить внимание бухгалтера на тот факт, что расходы за найм жилого помещения компенсируются за каждые сутки без зачета перерасхода за отдельные дни экономией в другие дни.

Работникам, имеющим право на получение надбавок к суточным (см. ранее), затраты на проживание возмещаются в размере фактических затрат независимо от установленных предельных норм на указанные цели.

Что касается оплаты проезда к месту командировки и обратно, то порядок, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям предприятий и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всех остальных – по тарифу второго класса; при этом на самолетах – по тарифу экономического класса, на судах – по тарифу туристического класса.

Возмещаются расходы по проезду на вокзал, аэродром, пристань и от них в местах отправления, назначения, пересадок. Кроме того, подлежат оплате аэродромные, страховые и комиссионные сборы, а также провоз багажа (30 кг – независимо от количества багажа, полагающегося провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник).

Следует отметить, что оплата страховых сборов входит в проездные расходы и подлежит включению в себестоимость.

Что касается оплаты найма такси при нахождении в загранкомандировке, то прямого запрета на возмещение расходов на такси при проезде от пункта прибытия (к пункту отправления) к пункту (от пункта) назначения в нормативных документах не содержится. При этом говорится о возмещении сотрудникам, направляемым за границу, помимо расходов по проезду воздушным, железнодорожным и водным транспортом затрат на проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам. Но, принимая к учету оправдательные документы по использованию, например, такси, следует помнить, что налоговые органы не признают в составе затрат расходы по найму такси, так как это вступает в противоречие с порядком отражения соответствующих расходов внутри страны.

Расходы за пользование внутригородским транспортом компенсируются работнику в составе суточных, а при возмещении их дополнительно относятся на чистую прибыль предприятия, так же, как и затраты по найму автомобиля во время загранкомандировки.

При возмещении расходов по проезду при загранкомандировке необходимо учитывать, что действующим законодательством не установлены выплаты при отсутствии подтверждающих документов, и произведённые соответствующие расходы при отражении их в составе затрат в бухгалтерском учёте не должны учитываться в себестоимости в целях налогообложения со всеми вытекающими последствиями (начислением подоходного налога, взносов в фонды).

Кроме перечисленных выше расходов, командированному подотчётному лицу могут быть возмещены затраты, связанные с получением виз, загранпаспорта, его пропиской, с обменом чека в банке на иностранную валюту, а также произведённые в производственных целях дополнительные расходы, например, на телефонные переговоры. Данные расходы могут быть компенсированы при наличии оправдательного документа об их необходимости для выполнения командировочного задания. Так, возможно включить в командировочное задание обязанность сотрудника информировать руководство о ходе проведения переговоров и др. (О телефонных переговорах подробнее было рассмотрено в разделе 1.2.1.4.)

 

 

 

1.2.2.3. Оформление заграничных  командировок. Выдача аванса.

 

При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный1 или банковский чек в валюте. В случае отсутствия на счёте предприятия необходимой валютной суммы банк по поручению предприятия может приобрести инвалюту на валютной бирже. При этом снятие, покупка валюты или приобретение чека производится только на основании представляемых предприятиями в уполномоченный банк заявок.

Заявка оформляется предприятием на основании следующих документов:

• приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу, устанавливаемой предприятием;
• приказа о командировании данного лица в служебную командировку за пределы РФ, в котором указываются: фамилия, имя, отчество командируемого, предполагаемая дата выезда, дата возвращения или планируемый срок командирования, страна командирования.

За десять рабочих дней до даты убытия работника в загранкомандировку уполномоченный банк выдаёт запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты предприятию (либо дорожные чеки командируемому лицу) с одновременной выдачей справки по форме № 0406007 на имя командируемого, которая является основанием для вывоза иностранной валюты и дорожных чеков за пределы РФ.

Справки по форме № 0406007 хранятся в кассе предприятия.

Для учёта таких справок кассиром предприятия ведётся Журнал учёта справок по форме № 0406007. Форма его ведения установлена Положением № 62 [57].

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован,  заверен подписями руководителя и главного бухгалтера и скреплен круглой печатью предприятия.

Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ [3] валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

Многие предприятия практикуют закупку в обменных пунктах наличной иностранной валюты для оплаты командировок.

Аудитору следует обратить внимание работников предприятия на тот факт, что Центральный банк РФ издал 25 июня 1997 года Положение № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов» [57], которое вступило в силу с момента его публикации в «Вестнике Банка России» № 50 от 5 августа 1997 года.

В пункте 2.1. Положения содержится запрет на покупку юридическими лицами наличной валюты для оплаты командировочных расходов. Иными словами, речь в данном пункте идет о ситуациях, когда организация выдает подотчетному лицу (например – кассиру) наличные средства в рублях, а приобретенную наличную иностранную валюту приходует в кассу.

Однако распространяется ли это ограничение на приобретение дорожных чеков за наличные рубли? Хотя в Положении № 62 на этот счет ничего не сказано, тем не менее, по мнению автора статьи «Учет и использование дорожных чеков при командировках за границу» [60] на данный вопрос следует дать отрицательный ответ.