Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётными лицами

На основании вышеизложенного затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями командированному работнику подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

При наличии нескольких видов транспорта, связывающих место постоянной работы и место командировки, администрация может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте  командировки.

Следует помнить, что суточные и расходы по найму жилого помещения (как при предоставлении документов, подтверждающих такую оплату, так и без них) должны возмещаться работнику в пределах установленных действующим законодательством норм, которые имеют тенденцию к постоянному увеличению в связи изменением уровня цен. В настоящее время  указанные расходы возмещаются по  нормам, установленным письмом МФ РФ от 27.05.96 № 48, действующим  с 01.07.96, в следующих размерах:

• оплата суточных – 22 руб. за каждый день нахождения в командировке;
• оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 145 руб. в сутки. При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 4, 5 руб. в сутки.

 

При этом исходным документом, установившим новые нормы возмещения командировочных расходов при командировках в населенные пункты РФ и бывшие республики СССР, использующие рубль в качестве валюты, для работников министерств, ведомств и государственных предприятий является постановлением правительства РФ от 26.02.92г. № 122 [25]. Позднее нормы были распространены на все предприятия, организации независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Министерству финансов РФ предоставлено право корректировать эти нормы с учетом изменения индекса цен.

Если командировка протекала в двух периодах с разными размерами норм размещения суточных и расходов по найму жилого помещения, то начисление сумм возмещения командировочных расходов, относимых на себестоимость продукции (работ, услуг), производится раздельно для каждого периода: количество дней первого периода, умноженное на ставку первого периода, плюс количество дней второго периода, умноженное на ставку второго периода. [33, стр.8]

Руководители предприятий и организаций могут разрешать, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх норм предусмотренных законодательством:

• в бюджетных учреждениях – за счет экономии  по сметам на их содержание;
• в организациях, финансируемых из специальных фондов и других источников, - в пределах имеющихся средств;
• в других организациях и на предприятиях – за счет прибыли, остающейся в их распоряжении после уплаты установленных действующим законодательством   налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.

Так, например, Центральный банк РФ письмом «Об оплате командировочных расходов» [34] предоставил руководителям учреждений и организаций Центрального банка РФ право разрешать, в порядке исключения, производить оплату суточных в размере до 33 рублей работникам, командируемым в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, а также Хабаровский, Приморский края и Амурскую область.

Многие предприятия и организации считают недостаточными установленные государственные нормативы возмещения командировочных расходов и оплачивают их в повышенном размере, располагая для этого источниками, сформированными из прибыли, остающейся в распоряжении предприятий после налогообложения. На этих предприятиях в дополнение к государственным разрабатываются внутренние нормативы оплаты суточных и «квартирных» по командировкам. Разработка внутренних нормативов при оплате предприятием командировочных в повышенном размере является необходимой, так как такие нормы дисциплинируют персонал и позволяют бухгалтерии осуществлять жесткий контроль при принятии к рассмотрению авансовых отчетов. Решение об установлении таких нормативов принимается полномочным органом, состоящим из представителей собственников (правление, собрание учредителей и т.п.), или руководителем предприятия и оформляется соответствующим распорядительным документом (протокол, приказ, распоряжение и т.п.) имеющим законную силу для бухгалтерии. [33, стр.6]. Например:

 

 

ВЫПИСКА

из протокола № 25 собрания учредителей ОАО «Стимул» от 30.12.97.

 

1. Установить на первый  квартал 1998г. следующие нормативы  возмещения расходов по командировкам в пределах Российской Федерации:

1.1. Для генерального  и исполнительного директора:

- суточные – 66 руб.

- расходы по найму  жилого помещения – 200 руб. (при  наличии подтверждающих документов), 30 руб. – без подтверждающих документов;

1.2. Для заместителей  генерального директора и главного  бухгалтера:

- суточные – 55 руб.

- расходы по найму  жилого помещения – 180 руб. (при наличии подтверждающих документов), 20 руб. – без подтверждающих документов;

1.3. Для остальных работников  предприятия:

- суточные – 44 руб.

- расходы по найму  жилого помещения – 160 руб. (при  наличии подтверждающих документов), 10 руб. – без подтверждающих документов.

 

Аудитору следует проверить: были ли случаи, когда предприятие выплачивало сотруднику командировочные расходы ниже установленных норм  (или вообще не выплачивало). Так как в соответствии со ст.116 КЗоТ РФ [29] работники имеют право на возмещение расходов и получение иных компенсаций в связи со служебными командировками. Работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются: суточные за время нахождения в командировке, расходы по проезду к месту назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения, за командированным работником сохраняется в течение всего времени командировки место работы (должности) и средний заработок.

Поскольку данная статья КЗоТ РФ четко закрепляет за работником право на возмещение командировочных расходов и получение соответствующих компенсаций, администрация организации обязана обеспечить выполнение правовых предписаний действующего законодательства.

Таким образом, возмещение работникам командировочных расходов ниже установленных норм или не возмещение их целиком следует рассматривать как нарушение законодательства о труде.

В соответствии со статьей 249 КЗоТ РФ [29] должностные лица, виновные в нарушении законодательства о труде несут ответственность (дисциплинарную, административную, уголовную) в порядке установленном законодательством.

Статьей 41 Кодекса РСФСР об административных правонарушениях [35] установлено, что нарушение должностным лицом предприятия, учреждения, организации независимо от форм собственности законодательства РФ о труде влечет наложение штрафа в размере до 100 минимальных размеров оплаты труда.

Государственный надзор и контроль за соблюдением законодательства о труде на предприятиях, в организациях независимо от форм собственности и подчиненности осуществляет государственная инспекция труда субъектов РФ. Привлечение к административной ответственности по ст.41 Кодекса об административных правонарушениях [35] осуществляется за нарушение конкретных норм законодательства о труде, выявляемые в процессе контроля и надзора за соблюдением трудового законодательства. Субъектом правонарушения является должностное лицо.

Аудитору необходимо проверить: были ли случаи оплаты суточных по однодневным командировкам. Согласно пункту 15 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР [26] при командировке в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в размерах, установленных законодательством.

При этом вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, решается в каждом конкретном случае руководителем предприятия, в котором работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

В связи с этим возникает вопрос о том, за счет каких источников (себестоимости или чистой прибыли) возмещаются суточные, если руководителем организации издан приказ о невозможности возращения ежедневно из командировки в связи с условиями транспортного сообщения и характера выполняемого задания. 

Если у работника ненормируемый рабочий день и в связи с характером выполняемой работы работник не имеет  возможности возвращаться домой каждые сутки, то на основании приказа руководителя можно выплачивать данному  работнику суточные, сумма которых относится на себестоимость.  Этот вывод можно сделать, исходя из следующей ситуации.

Суточные не выплачиваются в том случае, если работник может вернуться, но не желает. Однако возможность возврата устанавливается приказом руководителя на основании производственной необходимости. В инструкции нет уточнений о том, куда относить суточные (на себестоимость или прибыль) в случае, если руководитель устанавливает необходимость их выплаты (по производственной необходимости), следовательно, и в этом случае суточные относятся на себестоимость в общем порядке. (Подробнее о списании командировочных расходов будет рассмотрено в подразделе 1.2.1.4).

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены в установленном порядке. За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной  нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности не включаются в срок командировки.

Оплата проезда осуществляется по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

Что касается возмещения работникам затрат по проезду в мягких вагонах, в каютах I - IV групп тарифных ставок морского и I, II речного флота, а также на воздушном транспорте I класса, то они возмещаются в каждом отдельном случае с разрешения  руководителя организации. Таким образом, оплату расходов по проезду высоким классом следует подтвердить приказом руководителя либо разрешительной визой на проездных документах или заявлении подотчетного лица, при отсутствии которых данные суммы могут быть не приняты в целях налогообложения. Расходы за пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. В случае возмещения данных затрат дополнительно они производятся за счет использования прибыли с соответствующим налогообложением доходов работника.

Следует отметить, что руководитель предприятия, организации имеет право возместить работнику расходы на оплату проезда без предоставления проездных документов по минимальной стоимости проезда.

Если работником утеряны проездные документы, подтверждающие оплату им  проезда к месту назначения или обратно, то работнику необходимо получить от предприятия пассажирского транспорта, услугами которого он пользовался (Управления пассажирского отделения железной дороги, Агентства Аэрофлота и пр.), справку в письменном виде о стоимости проезда от места постоянной работы  к месту командировки на дату совершения им поездки. Личное заявление работника на имя руководителя предприятия с просьбой о возмещении расходов на оплату проезда без подтверждающих документов с приложенной справкой транспортного предприятия представляется на рассмотрение руководителю предприятия. Руководитель выносит резолюцию, в соответствии с которой бухгалтер действует при возмещении работнику командировочных расходов. Если резолюция руководителя положительная, то бухгалтер вправе при возмещении работнику расходов по командировке на основании справки транспортного предприятия включить стоимость проезда в себестоимость продукции (работ, услуг) без проездных документов. В этом случае подтверждающим документом будет служить справка транспортного предприятия.

В нормативно-правовых актах о порядке компенсаций командировочных расходов установлено, что на себестоимость продукции (работ, услуг) предприятия могут относить те расходы, которые предусмотрены законодательством. В перечне этих расходов нет сумм, уплаченных за страхование по отдельной квитанции при покупке билетов на проезд в командировку. В практической работе возникают вопросы: следует ли включать данные выплаты в совокупный доход работника и являются ли такие расходы базой для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды? За счет каких источников финансируются такие расходы?

Согласно Указу Президента РФ от 07.07.92 № 750 «Об обязательном личном страховании пассажиров», в стоимость проезда включается стоимость страховки от несчастных случаев пассажиров воздушного, морского, внутреннего водного и автомобильного транспорта на время поездки (полета). По отдельной квитанции пассажир приобретает добровольную страховку. Согласно пункту 8 «д» Инструкции ГНС РФ № 35, при оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы.

Согласно Положению о составе затрат в издержки производства включаются платежи (страховые взносы) по добровольному страхованию средств транспорта (водного, воздушного, наземного), имущества, гражданской ответственности организаций – источников повышенной опасности, гражданской ответственности перевозчиков, профессиональной ответственности, по добровольному страхованию от несчастных случаев и болезней, а также медицинскому страхованию. При этом установлено, что суммарный размер отчислений на указанные цели, включаемый в себестоимость продукции (работ, услуг), не может превышать 1% объема реализуемой продукции (работ, услуг).