Содержание

 

Учёт  расчётов с подотчётными лицами.

        Учёт расчётов  с подотчётными  лицами по суммам,

              выданным  на административно-хозяйственные расходы.

       Выдача наличных денежных средств для приобретения

              материальных ценностей (работ, услуг)

        Нормативные ограничения  налично-денежного  обращения

             при покупках за наличный расчёт

        Документальное оформление  покупок за наличный  расчёт

            у юридических лиц в розничной торговле

        Документальное оформление  покупок за наличный расчёт

            у юридических лиц  (кроме розничной торговли)

        Документальное оформление  покупок за наличный расчёт у физических лиц

       Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам,

              выданным на командировочные расходы

        Порядок направления работника в командировку,

             документальное оформление командировки.

       Возмещение расходов по командировке.

       Порядок списания командировочных  расходов,

            документальное оформление командировочных расходов.

       Учет НДС с командировочных расходов.

       Литература.

    

     

Учёт  расчётов с подотчётными лицами

 

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает

необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ,

услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких

случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его

ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению

организации, в частности, на административно-хозяйственные, командировочные

расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Для обобщения

информации  о расчётах с работниками предприятия  по суммам, выданным им под

отчёт, в бухгалтерском учёте используется счёт 71 «Расчёты с подотчётными

лицами». Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами»

должен  быть организован по каждой авансовой  выдаче конкретного подотчётного

лица.

Согласно  Инструкции по применению Плана счётов бухгалтерского учёта

финансово-хозяйственной  деятельности предприятий счёт 71 предназначен для

обобщения информации о расчётах с работниками  предприятия по суммам, выданным

под отчёт  на административно-хозяйственные  и операционные расходы, а также  на

служебные командировки. Круг подотчётных лиц  на предприятии должен быть

ограничен разумными пределами и утверждён  распорядительным документом по

предприятию.

При применении на предприятии журнально-ордерной формы учёта могут быть

использованы  следующие источники информации:

·        бухгалтерский баланс;

·        журнал-ордер №7 (или журнал-ордер №14 – при шестнадцати ордерной

системе);

·        аналитическая ведомость по счёту 71;

·        материалы инвентаризации расчётов;

·        первичные документы.

Счёт 71 -  активно-пассивный, дебетовое сальдо отражает сумму задолженности

подотчётных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму невозмещённого

перерасхода. По дебету счёта записываются суммы  возмещённого перерасхода и

вновь выданные под отчёт на основании  расходных кассовых ордеров, по кредиту

– суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным

кассовым  ордерам (неиспользованные). [2, стр.58]

Как уже  упоминалось, денежные средства выдаются под отчёт на административно-

хозяйственные и командировочные расходы.

Перейдём  к освещению бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами по

суммам, выданным на административно-хозяйственные  расходы.

    

     

Учёт  расчётов с подотчётными лицами по суммам,

выданным  на административно-хозяйственные  расходы

 

Административно-хозяйственные  расходы – это непроизводственные накладные

расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением

предприятием  в целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-

телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной

торговле, закупки сельхозпродукции и расходы  на прочие операционные нужды.

    

Выдача  наличных денежных средств  для приобретения

материальных  ценностей (работ, услуг)

 

Выдача  наличных денежных средств работникам предприятия под отчёт

регулируется  Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (далее

– РФ).

Так, например, в пункте 10 Порядка говорится, что  выдача наличных денег под

отчёт производится из касс предприятий.

При временном  отсутствии у предприятий кассы  разрешается выдавать по

согласованию  с банком кассирам предприятия или  лицам, их заменяющим, чеки на

получение наличных денег непосредственно  из кассы банка.

Выдача  наличных денежных средств сотрудникам  из кассы организации в данном

случае  может производиться:

·        либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

·        либо в порядке возмещения произведённых  сотрудником из личных

средств расходов на нужды организации (по решению  руководителя организации).

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из

кассы организации производится по расходным  кассовым ордерам типовой

межведомственной  формы КО-2 или надлежаще оформленным  другим документам

(платёжным  ведомостям, заявлениям на выдачу  денег и т.п.) с проставлением  на

этих  документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы

на выдачу денег должны быть подписаны руководителем  и главным бухгалтером

(или  лицами на это уполномоченными).

В тех  случаях, когда на прилагаемых к  расходным кассовым ордерам документах,

заявлениях  и т.п. имеется разрешительная надпись  руководителя организации,

его подпись  на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В учёте  выдача наличных денежных средств под  отчёт, а также возмещения

перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

     Дебет 71 Кредит 50(51) – на выданную сумму

соответственно  при получении работником наличных денег из кассы предприятия

или из кассы банка.

Руководитель  предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных

сумм  и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны  не позднее трёх (десяти в

отдельных случаях) дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить

в бухгалтерию  отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним

окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств

этот  остаток должен быть внесён сотрудником  в кассу организации.

Нарушение сроков, равно как и отсутствие у предприятия документации,

подтверждающей  те или иные сроки отчета (приказы, распоряжения и др.),

приводят  к ситуации, которая в настоящий  момент законодательно не

урегулирована.

Так, письмом  Госналогслужбы РФ от 24.11.98 № ШС-6-07/ 851 снова предложено

начислять страховые взносы на выданные работникам денежные авансы на

командировочные, представительские и другие аналогичные расходы, целевое

использование которых не подтверждено в установленные  сроки оправдательными

документами. Этот подход свидетельствует о готовности ГНС РФ считать такие

суммы доходом, вознаграждением работника.

С другой стороны – письмом ГНИ по г. Москве от 13.11.97 № 11-13/ 29227 со

ссылкой на письмо ГНС РФ от 04.11.97 № 08-1-07-/ 1072 предусматривается в

общеустановленном порядке производить налогообложение  суммы материальной

выгоды  за пользование денежными средствами, полученными физическими лицами от

работодателей, при уклонении от возврата этих средств, иной просрочки в их

уплате  либо необоснованном получении (т.е. речь идет об отсутствии факта

списания  этих средств с физического лица без оправдательных документов).

Определение суммы материальной выгоды по таким денежным средствам

производится  за все время их нахождения у физического  лица начиная с

установленной даты представления отчета об израсходованных  суммах, а в случае

отсутствия  такой даты – со дня получения  денежных средств физическим лицом

либо  со дня возникновения задолженности  по своевременно не возвращенным в

кассу организации средствам при частичном  их возврате.

Последняя ситуация обоснованна, поскольку в  такой ситуации отсутствуют

правовые  основания делать вывод о получении работником предприятия дохода.

Данные  денежные средства могут быть изъяты у работника в судебном порядке,

чего  нельзя было бы сделать с полученным работником доходом.